• Design for Manufacturing
• DFM
• lean
• plm
• projektiliiketoiminta
• tuotetiedon hallinta
• tuotteen elinkaaren hallinta
• tuotteistaminen

”Projektin tavoitteena oli luoda selkeästi määritelty ja toistettavissa oleva toimitusprosessi, joka parantaa projektinhallinnan laatua, vähentää riskejä ja mahdollistaa kustannustehokkaan toteutuksen.”

Server Retrofit -projektin tavoitteena oli tuottaa toistettavissa oleva ja laajennettava malli palvelin päivityksille teollisuusympäristössä. Cimcorp Oy:ssä toteutettu projekti keskittyi erityisesti projektinhallinnan, teknisen toteutuksen ja dokumentoinnin vakioimiseen. Projektin taustalla oli havainto, että palvelin päivitykset ovat usein yksittäisiä, räätälöityjä projekteja, joissa prosessien toistettavuus ja läpinäkyvyys jäävät vähäisiksi. Kehityksen tavoitteena oli rakentaa ratkaisu, joka mahdollista luomalla standardoidun, dokumentoidun ja toistettavissa olevan toimitusprosessin.

Selkeästi määritellyt projektin vaiheet

”Projektin toteutus jaettiin kolmeen selkeään vaiheeseen. Jokainen vaihe sisälsi tarkasti määritellyt vastuut, dokumentointivaatimukset ja tekniset toimenpiteet.”

Hinnoittelun selkeä rakenne

”Selkeästi jäsennelty rakenne mahdollisti kustannusten tarkemman ennustettavuuden ja projektinhallinnan läpinäkyvyyden”.

1. Työ – Suunnittelu, asennus, testaus ja käyttöönotto

Työn osuus kattaa projektin suunnittelun, asennuksen, testauksen, käyttöönoton ja dokumentoinnin. Tämä sisältää projektipäällikön ja asiantuntijoiden työpanoksen koko toimituksen ajan, matkakulut, mahdolliset paikalliset tukipalvelut ja kaikki työmaalla tehtävät asennus- ja migraatio toimet. Työn hinnoittelu perustuu arvioituun työtuntimäärään ja kiinteisiin päivä- tai viikkohintoihin, jotka määritellään projektin laajuuden ja aikataulun perusteella.

Sales Manager vastasi asiakkuuden hallinnasta ja myynnin koordinoinnista varmistaen, että asiakkaan tarpeet ja vaatimukset välittyvät selkeästi projektin suunnitteluun ja toteutukseen. Project Manager huolehti projektin kokonaisuuden hallinnasta, aikataulutuksesta ja kommunikoinnista eri sidosryhmien välillä, varmistaen samalla projektin etenemisen suunnitelmien mukaisesti. ICT Manager ja Export Coordinator vastasivat kansainvälisten toimitusten sujuvuudesta ja IT-yhteensopivuuksista. He varmistivat, että tarvittavat dokumentaatiot ja luvat olivat kunnossa ja että järjestelmät olivat yhteensopivia sekä teknisten että säädöksellisten vaatimusten osalta. Teknisen suunnittelun ja integraatioiden johtaminen oli Team Leads -rooleissa toimivien WCS ja IT Engineering -asiantuntijoiden vastuulla. He varmistivat, että tekninen suunnittelu vastasi projektin määrittelyjä ja että integraatiot toteutettiin saumattomasti asiakkaan olemassa oleviin järjestelmiin. Tekninen toteutus ja ohjelmistoasennukset olivat ICT Engineering, IT Engineering, WCS Engineering ja Java Engineering vastuulla. He vastasivat käytännön toteutuksesta, kuten palvelimien asennuksesta, ohjelmistojen konfiguroinnista ja järjestelmien toimivuuden varmistamisesta. Näiden roolien välinen yhteistyö varmistettiin selkeillä vastuunjaossa ja tehokkaalla kommunikoinnilla projektin eri vaiheissa.

2. Laitteisto – Palvelimet, tallennusratkaisut, verkkokomponentit ja UPS-laitteet

Laitteistojen hinnoittelu sisälsi kaikki fyysiset komponentit, kuten palvelimet, tallennusratkaisut, verkkokomponentit ja UPS-laitteet. Näiden hankinta perustui tarkkaan Bill of Materials (BOM) -listaukseen, joka dokumentoi jokaisen komponentin määrän ja hinnan.

Taulukon perusteella kustannukset jakautuivat seuraavasti:

• Yksittäisten laitteiden hinnat vaihtelivat 1875,50 € – 4195,15 € välillä.
• Kustannusrakenteen selkeys mahdollisti tarkemman ennustettavuuden projektin alkuvaiheessa.
• Laitehankinnat optimoitiin käyttämällä vakioituja komponentteja, mikä vähensi hankintakustannuksia ja nopeutti asennusta.

3. Ohjelmisto – WCS-järjestelmä, Progress OpenEdge, Linux Red Hat, Java Open JDK ja VMware ESXi

Ohjelmistojen osalta hinnoittelumalli oli selkeästi eritelty. Kustannusrakenne sisälsi:

• WCS-järjestelmän lisensointi ja asennus.
• Progress OpenEdge -ohjelmiston tietokanta moduulit.
• Linux Red Hat ympäristöjen lisenssit ja asennukset.
• VMware ESXi -virtualisointialustan määrittely ja integrointi palvelinympäristöön.

Yksittäiset ohjelmistokustannukset olivat:

• Progress OpenEdge – 1954,05 €
• Linux Red Hat – 168,70 €

4. Lisenssit ja ylläpito – Ympäristöt ja käyttöoikeudet

Lisensointi Kustannukset käsittivät ympäristöjen käyttöoikeudet ja ylläpitosopimukset, jotka varmistivat ohjelmistojen jatkuvan toimivuuden ja tietoturvan.

Lisenssien hankinnat olivat seuraavanlaisia:

• VMware ESXi, missä 1078,80 € per lisenssi.
• Progress OpenEdge -lisenssi, missä 186,00 € per kappale.
• Ylläpitosopimukset kattoivat ohjelmistojen päivitykset ja tukipalvelut koko projektin elinkaaren ajan.

Ylläpitokustannukset oli laskettu selkeästi, ja ne jaoteltiin ohjelmisto kohtaisesti.

Dokumentaation ja standardien merkitys

Opinnäytetyössä painotettiin erityisesti dokumentaation merkitystä projektin eri vaiheissa. Jokainen tuote rakentuu vaatimuksista ja dokumentaatio rakennettiin vastaamaan EU:n standardeja, mikä takasi, että projektin jokainen osa-alue täytti eurooppalaiset laatu- ja turvallisuusvaatimukset. CE-merkinnät, EMC- ja LVD-direktiivit varmistivat, että kaikki laitteistot täyttivät sähkömagneettisen yhteensopivuuden ja turvallisuusvaatimukset. Näiden lisäksi projektissa huomioitiin Ecodesign-direktiivi, joka ohjaa energiatehokkuutta ja ympäristövaikutuksia.

EU:n standardit ja direktiivit laadun takeena

”Server Retrofit -projektissa käytetyt laitteistot ja ohjelmistot täyttävät tiukat EU:n säädökset. Jokainen komponentti on dokumentoitu vastaamaan EU-standardien ja -direktiivien vaatimuksia.”

Standardien osalta projektissa huomioitiin ISO/IEC 27001 -standardi, joka määrittelee tietoturva hallintajärjestelmien vaatimukset ja takaa korkean tietoturvan ja tietojen eheyden koko projektin elinkaaren ajan. Turvallisuusnäkökulmaa täydensi EN ISO/TR 14121-2 -standardi, joka keskittyy koneturvallisuuden riskinarviointiin ja vähentämiseen. Projektin laadunhallinta perustui SFS-EN ISO 9001:2015 -standardiin, joka määrittelee laadunhallintajärjestelmien vaatimukset ja tukee projektin systemaattista ja laadukasta läpivientiä. Lisäksi FIPS 140-2 -standardi määritteli vaatimukset kryptografisille moduuleille, varmistaen tiedon salauksen ja suojatun siirron.

Projektin toteutus on vastattava myös useiden EU-direktiivien vaatimuksia, jotka ohjasivat laitteiston ja ohjelmistojen suunnittelua sekä niiden ympäristö- ja turvallisuusvaatimuksia. RoHS-direktiivi (Directive 2011/65/EU) rajoitti vaarallisten aineiden käyttöä sähkö- ja elektroniikkalaitteissa, mikä edisti turvallisuutta ja vähentää ympäristövaikutuksia. WEEE-direktiivi (Directive 2012/19/EU) puolestaan edisti sähkö- ja elektroniikkalaiteromun keräystä ja kierrätystä, parantaen kestävää kehitystä. Tietosuojan osalta projektissa noudatettiin GDPR-asetusta (Regulation 2016/679), joka säätelee henkilötietojen suojaa ja varmistaa tietoturvallisuuden tiedonsiirrossa ja tallennuksessa. Verkko- ja tietojärjestelmien turvallisuutta hallittiin NIS-direktiivin (Directive (EU) 2016/1148) mukaisesti, mikä paransi järjestelmien häiriönsietokykyä ja kykyä palautua nopeasti häiriötilanteista. Laitteiden sähkömagneettinen yhteensopivuus varmistettiin EMC-direktiivillä (Directive 2014/30/EU), joka ehkäisee häiriöitä muiden laitteiden kanssa. Sähköturvallisuutta ohjasi LVD-direktiivi (Directive 2014/35/EU), joka säätelee pienjännitteisten laitteiden turvallisuutta. Energiatehokkuus ja ympäristöystävällisyys puolestaan huomioitiin Ecodesign-direktiivin (Directive 2009/125/EC) avulla, joka ohjaa tuotteiden suunnittelua kestävällä tavalla. Materiaaliturvallisuuteen kiinnitettiin erityistä huomiota REACH-asetuksen (Regulation EC No 1907/2006) kautta, joka säätelee kemikaalien rekisteröintiä, arviointia ja lupakäytäntöjä.

Lisäksi projektin toteutuksessa tulee varmistaa CE-merkinnällä, joka osoittaa tuotteen täyttävän EU:n turvallisuus-, terveys- ja ympäristövaatimukset. Kansainvälisten toimitusten sujuvuus ja juridinen pätevyys taattiin Incoterms 2020 -kauppaehtojen mukaisesti, mikä varmisti selkeät vastuut tavarankulun osalta sekä toimivan logistiikan.

Dokumentaation merkitys projektinhallinnassa

Jokainen toimitettava palvelinympäristö rakentuu tarkasti määriteltyjen dokumenttien varaan, jotka varmistavat teknisen suorituskyvyn, turvallisuuden ja jäljitettävyyden kaikissa projektin vaiheissa. Projektin läpivienti dokumentoitiin vaiheittain, sisältäen selkeästi määritellyt vastuut, aikataulut ja tekniset määrittelyt.

Projektisuunnitelma toimii toimituksen perustana, määrittäen selkeästi projektin tavoitteet, aikataulut ja tarvittavat resurssit. Toimitussopimus ja tarjoukset kuvaavat puolestaan sitovat ehdot toimituksen laajuudesta ja toteutuksesta, varmistaen yhteisen ymmärryksen projektin sisällöstä. Näitä täydentää asiakastarpeen kartoitus, jossa yksilöidään tarkasti palvelun ympäristölle asetetut vaatimukset ja odotukset. Riskienhallinta on integroitu osaksi projektinhallintaa, ja se dokumentoidaan projektin riskianalyysissä. Tässä vaiheessa tunnistetaan keskeiset riskit, arvioidaan niiden vaikutus ja määritellään hallintastrategiat, jotka vähentävät riskejä koko projektin elinkaaren ajan. Ohjausjärjestelmän tekninen määrittely kuvataan Control System Description (CSD) -dokumentissa, joka tarjoaa kattavan kuvan järjestelmän toiminnallisuuksista ja yhteyksistä. Server Configuration Documentation sisältää palvelimen tekniset speksit ja konfiguroinnit, kun taas Virtual Machine Configuration varmistaa virtuaalikoneiden määrittelyjen ja integraatioiden selkeyden. Verkkoyhteydet ja niiden arkkitehtuuri kuvataan tarkasti Network Topology Diagrams -dokumentissa, joka tarjoaa selkeän kuvan verkon rakenteesta ja liitäntä kaavioista. Näitä täydentää kaapelointi kartta, joka osoittaa fyysiset kaapeloinnit ja niiden tarkat sijainnit. Laitteiden fyysinen sijoittelu palvelinkaapissa on esitetty Rack Layout -dokumentissa, mikä helpottaa asennusta ja huoltoa. Asennusvaiheessa tukeudutaan tarkkaan asennussuunnitelmaan, jossa esitetään vaiheittain palvelimen asennuksen toimenpiteet. Jokainen askel on ennalta määritelty ja aikataulutettu, mikä minimoi virheiden mahdollisuuden ja optimoi resurssien käytön. Asennuksen jälkeen suoritetaan kattavat testaukset Testausprotokollan mukaisesti. Testaus kattaa kaikki keskeiset toiminnot ja validointikriteerit, jotka varmistavat, että palvelinympäristö täyttää määritellyt tekniset ja toiminnalliset vaatimukset. Käyttöönoton ja valmiusraportoinnin yhteydessä dokumentoidaan kaikki testausvaiheet ja todetaan asennuksen onnistuminen sekä palvelimen tuotantovalmius. Tämä vaihe on kriittinen varmistettaessa, että kaikki komponentit ja järjestelmät toimivat saumattomasti yhteen ennen luovutusta asiakkaalle. Tietoturvadokumentaatio varmistaa, että kaikki tietoturvakäytännöt ja suojatoimenpiteet on toteutettu standardien mukaisesti, suojaten sekä laitteiston että datan mahdollisilta uhilta. Käyttö- ja huolto-ohjeet tarjoavat asiakkaalle selkeät toimintaohjeet laitteen päivittäiseen käyttöön ja ylläpitoon, mahdollistaen sujuvan operoinnin myös projektin päätyttyä. Projektin päätteeksi laaditaan Lessons Learned -raportti, joka kokoaa yhteen projektin aikana kertyneet opit ja parannusehdotukset. Tämä raportti tukee jatkuvaa kehitystä ja mahdollistaa tulevien projektien tehokkaamman ja virheettömään toteutuksen. Lopuksi projekti päätetään Loppu Raportilla ja talous analyysillä, joissa käydään läpi projektin keskeiset vaiheet, onnistumiset ja taloudellinen tarkastelu. Virallinen luovutus asiakkaalle varmistetaan Projektin luovutusdokumentilla, joka sisältää kaikki toimitetut dokumentit ja projektin hyväksynnän asiakkaalta. Tämä dokumentti viimeistelee projektin ja siirtää vastuun ylläpidosta ja operoinnista virallisesti asiakkaalle. Näin varmistetaan, että projektin jokainen vaihe on dokumentoitu ja tarkistettu, mikä luo perustan sekä asiakkaan tyytyväisyydelle että projektin jäljitettävyydelle tulevaisuudessa.

Riskienhallinta ja Lessons Learned

”Riskienhallinnan haasteena on usein se, että vain tunnetut riskit voidaan ennakoida ja hallita. Yllättävät järjestelmävirheet, toimitusketjun häiriöt tai henkilöstövaihdokset saattavat yllättää”

Projektin riskienhallinta toteutettiin pisteytetään riskimatriisin avulla, jossa tunnistettiin keskeiset riskit, arvioitiin niiden vaikutus ja todennäköisyys, sekä määriteltiin toimenpiteet riskien minimoimiseksi. Riskimatriisi perustui EN ISO/TR 14121-2 -standardiin, joka mahdollisti riskien visuaalisen hallinnan ja seurantajärjestelmän selkeyden.

Riskienhallinnan toteutus ja vaikutukset

Riskienhallintaprosessi rakentui neljästä päävaiheesta, jotka muodostivat järjestelmällisen tavan tunnistaa, arvioida, hallita ja dokumentoida projektin aikana esiintyviä riskejä. Tämä selkeästi määritelty prosessi mahdollisti riskienhallinnan saumattoman integroinnin osaksi projektin toteutusta ja varmisti, että kriittiset kohdat huomioitiin riittävällä tarkkuudella.

Riskien tunnistamisessa kartoitettiin kaikki mahdolliset projektin riskit yhdessä projektitiimin ja sidosryhmien kanssa. Prosessi kattoi tekniset haasteet, toimitusketjun mahdolliset viiveet, tietoturvauhat sekä asiakkaan operatiiviset riskit. Laaja-alainen tunnistaminen loi pohjan tehokkaalle hallinnalle, sillä kaikki oleelliset riskit saatiin esille jo suunnitteluvaiheessa. Riskien arvioinnissa, jokainen tunnistettu riski pisteytettiin vaikutuksen ja todennäköisyyden mukaan. Arviointi perustui pisteytettyyn riskimatriisiin, jonka avulla riskit voidaan luokitella pienistä merkittäviin. Tämä systemaattinen lähestymistapa mahdollisti kriittisimpien riskien selkeän tunnistamisen ja resurssien tehokkaan kohdentamisen. Konkreettiset toimenpiteet korkean riskin kohteille. Riskien minimoimiseksi tai poistamiseksi laadittiin selkeät suunnitelmat, jotka kattoivat esimerkiksi varmuuskopiointi strategiat, redundanssi suunnittelun ja häiriönhallinta protokollat. Näin varmistettiin, että projektin keskeytymättömyys ja tietoturva olivat hallittuja myös poikkeustilanteissa. Riskienhallinnan seurantaan ja dokumentointiin. Projektin edetessä seurattiin riskienhallinnan toimenpiteiden vaikutusta, ja kaikki poikkeamat dokumentoitiin jatkotoimenpiteitä varten. Tämä seuranta mahdollisti nopean reagoinnin muuttuviin olosuhteisiin ja tuki päätöksentekoa.

Riskimatriisi osoittautui erittäin tehokkaaksi työkaluksi niin projektitiimille kuin sidosryhmillekin. Sen visuaalinen esitystapa teki riskit näkyviksi ja helpotti kriittisten kohtien tunnistamista. Tämä selkeytti päätöksentekoa ja paransi resurssien kohdentamista erityisesti projektin kriittisissä vaiheissa.

Lessons Learned -analyysi: Tie parempaan projektinhallintaan

Projektin lopussa toteutettiin kattava Lessons Learned -analyysi, jossa dokumentoitiin projektin onnistumiset ja kehittämiskohteet. Tämä analyysi muodosti perustan tulevien projektien kehittämiselle, tarjoten selkeitä suosituksia tehokkuuden parantamiseen ja riskien minimoimiseen.

Onnistumiset analysoitiin perusteellisesti. Huomiota kiinnitettiin erityisesti siihen, miten projektin eri vaiheet etenivät suunnitelmien mukaisesti. Esimerkiksi prosessien sujuvuus, riskienhallinnan onnistuminen ja aikataulussa pysyminen nousivat esiin merkittävinä vahvuuksina. Tämä mahdollisti sujuvan etenemisen ilman merkittäviä viiveitä tai ongelmia. Haasteet tunnistettiin ja niistä opittiin systemaattisesti. Projektin aikana ilmenneet ongelmat, kuten teknisten ratkaisujen haasteet, tietoturvakysymykset sekä komponenttien toimitusajat, dokumentoitiin tarkasti. Näistä saatiin arvokasta tietoa tulevien projektien suunnitteluun, erityisesti resurssien ennakointiin ja aikataulutukseen. Resurssien käyttö arvioitiin tarkasti. Analyysissä tarkasteltiin, miten henkilöstöresurssit, aika ja budjetti kohdistuivat projektin eri vaiheisiin. Analyysi osoitti, missä kohdissa resurssien optimointi olisi ollut mahdollista ja miten nämä opit voidaan hyödyntää tulevaisuudessa. Resurssien tehokas hallinta on avainasemassa projektin taloudellisen kannattavuuden ja aikataulussa pysymisen kannalta. Sidosryhmien yhteistyö oli merkittävässä roolissa projektin onnistumisessa. Kommunikaation toimivuus asiakkaan, alihankkijoiden ja projektiryhmän välillä arvioitiin kriittisesti. Esille nousi erityisesti projektipalavereiden dokumentointi ja tiedon jakaminen eri osapuolille reaaliajassa. Tämä mahdollisti saumattoman tiedonkulun ja nopean reagoinnin muutoksiin. Dokumentaatio ja tietohallinta olivat onnistuneen projektin kulmakiviä. Tekninen dokumentaatio oli ajan tasalla ja helposti saatavilla kaikille osapuolille. Windchillin ja Confluencen käyttö osoittautui toimivaksi ratkaisuksi tiedon hallinnassa ja jakamisessa, mikä paransi sekä läpinäkyvyyttä että tiedon saatavuutta projektin aikana.

”Vaikka Lessons Learned -raportointi toimi hyvin nykyisessä projektissa, on sen hyödyntäminen tulevissa projekteissa usein haastavaa. Kuinka tehokkaasti opitut asiat todella siirtyvät käytäntöön?”

Tulevaisuuden kehityssuunnat

Server Retrofit -projektin perusteella voidaan todeta, että standardointi parantaa huomattavasti projektin hallittavuutta ja kustannusten ennustettavuutta. Dokumentointi selkeys, tarkasti määritellyt projektin vaiheet ja ennakoiva riskien hallinta luovat vahvan perustan teollisuuden palvelin päivityksille.

Kehityksen seuraavat askeleet voivat keskittyä entistä modulaari useampaan projekti rakenteeseen, joka mahdollistaisi paremman joustavuuden ja reagointikyvyn. Laajentamalla projektin rakennetta modulaarisesti mahdollistetaan osa toimitusten tarkemman hallinnan ja nopeamman reagoinnin muutoksiin. Modulaarinen malli tukee myös parempaa resurssienhallintaa, sillä eri osa-alueet voidaan eriyttää selkeästi ja niiden edistymistä voidaan seurata itsenäisesti.

Lähde

Lukkarinen R. 2025. Server Retrofit Standardointi: Palvelin päivitysprojektien tuotteistaminen. -Theseus, Turun ammattikorkeakoulun opinnäytetyö.