Henkilöstön näkökulma osaksi sisäisen viestinnän ja viestintäkanavien kehitystyötä
Työyhteisön sisäisen viestinnän keskiössä on ajatus siitä, että hyvin toimiva sekä avoin, henkilöstön oikea-aikaisesti ja sopivan kanavan kautta tavoittava tieto luo työnteolle parhaat edellytykset. Mutta miten yritys voi varmistaa, että viestintä on toimivaa ja tärkeät viestit tavoittavat työntekijät? Entä miten yritys voi tietää, onko käytössä sopivat kanavat?
Tämä opinnäytetyö tarkastelee henkilöstön näkökulmia case-yrityksen työyhteisön sisäisen viestinnän sekä työyhteisön käyttämien viestintäkanavien osalta ja tutkii näihin liittyviä mahdollisia kehityskohteita. Toimeksiantajayritys haluaa pysyä tunnistamattomana, joten työssä toimeksiantajana on Yritys X.
Mikä ihmeen työyhteisön sisäinen viestintä?
Viestintää on koko ajan kaikkialla ympärillämme, ja tiedonkulun tärkeys korostuu erityisesti työpaikoilla. Työyhteisöissä kommunikoidessamme vaihdamme viestejä ja jaamme tietoa, ihmiseltä toiselle. Tunnemme työpaikan sisäisen viestinnän yleensä tuttavallisemmin termillä työyhteisöviestintä tai yhteisöviestintä, ja työyhteisössä jokainen meistä on viestijä.
Eri työyhteisöt toteuttavat sisäistä viestintää eri tavoin. Perinteisemmät yritykset tiedottavat kaiken kasvotusten ja seinällä olevan ilmoitustaulun välityksellä. Toiset yritykset viestivät sisäisesti enimmäkseen sähköpostin tai pikaviestintäpalvelujen avulla. Jotkin yrityksistä käyttävät taas erityisesti työyhteisöviestintään tarkoitettuja alustoja. Toiset yritykset arvostavat tiimin jokapäiväistä aamupalaveria ja viikkopalavereja. Jotkin organisaatioista jakavat henkilöstölle kaiken tiedon intranetin kautta. Toiset yritykset käyttävät monia näistä rinnakkain, kun taas jotkin luottavat yhteen tai muutamaan tapaan. Työyhteisöjen käyttämien monenlaisten viestintäkanavien ja viestintätapojen yhdistelmien lisäksi viestimisen tiheys vaihtelee eri yrityksissä suuresti.
Toimivalla sisäisellä viestinnällä yritys voi helpottaa työntekijöiden arkea.
Työyhteisöviestintään ei ole olemassa yhtä oikeaa ratkaisua. Jokin, mikä toimii yhdessä yrityksessä, ei välttämättä toimi toisessa. Niin monia kuin on erilaisia yrityksiä, on myös sisäisen viestinnän käytäntöjä ja lähestymistapoja.
Sisäistä viestintää tehdään yrityksissä ensisijaisesti kuitenkin henkilöstöä varten ja toimivalla sisäisellä viestinnällä yritys voi helpottaa työntekijöiden arkea ja työntekoa sekä edistää työssä onnistumista. Henkilöstön näkemykset ja toiveet yritys voi parhaiten selvittää kysymällä asiasta suoraan työntekijöiltä.
Kyselytutkimuksen perustana tutkimuskysymykset
Yritys X toimii valtakunnallisesti, joten yrityksen työntekijät ovat levittäytyneet maantieteellisesti laajalle alueelle. Yhdelle tietylle toimialueelle sijoittuu yli puolet yrityksen henkilöstöstä ja vastaavasti kyseisellä alueella on eniten sisäistä viestintää, joten työ tutkii tämän tietyn alueen työntekijöiden näkökulmia sekä toiveita. Valitun alueen kaikki työntekijät pääsivät osallistumaan kyselytutkimukseen verkon välityksellä syksyllä 2024. Kyselytutkimus haki vastausta kolmeen tutkimuskysymykseen:
- Miten työntekijöiden näkökulmasta työyhteisön päivittäinen sisäinen viestintä toimii?
- Mitä viestintäkanavia työyhteisö päivittäisessä sisäisessä viestinnässä käyttää ja miten työntekijät näkevät niiden toimivuuden?
- Miten työyhteisön päivittäistä sisäistä viestintää sekä siihen käytettäviä viestintäkanavia voisi tulevaisuudessa työntekijöiden näkökulmasta kehittää?
Tutkimuskysymykset muodostivat kyselytutkimuksen 12 kysymystä. Kysymykset liittyivät viestintäkanaviin, sisäisen viestinnän tärkeimpiin tehtäviin ja olennaisimpiin periaatteisiin. Kyselytutkimus sisälsi myös taustakysymyksiä, jotka liittyivät työsuhteen kestoon toimeksiantajayrityksessä, vastaajan omaan aktiivisuuteen työyhteisön päivittäisessä viestinnässä ja aiempaan työkokemukseen.
Kyselytutkimuksen tulokset auttoivat luomaan ehdotukset kehitystyön tueksi
Kyselytutkimukseen sai kutsun 63 % koko yrityksen henkilökunnasta ja kyselyn saaneista 45 % vastasi siihen määräajan puitteissa.
Kyselytutkimukseen annetuista vastauksista tutkija sai selville, että työntekijöistä valtaosan mielestä työyhteisön sisäinen viestintä toimii hyvin ja henkilöstö saa tarvitsemansa tiedon, työntekijät ovat lisäksi innokkaita osallistumaan päivittäiseen keskusteluun. Valtaosan mielestä myös käytössä olevat kanavat ovat toimivia, vaikkakin vastauksista ilmeni tutkijalle, että käytössä on jokunen turha kanava. Tutkija sai lisäksi selville, mitä kanavia työntekijät suosivat ja millaisia kehitystoiveita työntekijöillä on. Lisäksi vastauksista ilmeni, mitä tärkeimpiä tehtäviä ja periaatteita työntekijöiden mielestä voisi jatkossa sisäisessä viestinnässä painottaa.
Kyselytutkimuksen tulokset antoivat kattavan kuvan henkilöstön näkemyksistä ja auttoivat luomaan Yritys X:lle viisi konkreettista ehdotusta tukemaan sisäisen viestinnän kehitystä sekä viestintään liittyvien resurssien, ajan ja rahan säästöä tulevaisuudessa. Ehdotuksissa pääpaino oli viestinnän painopisteissä, turhista kanavista luopumisessa, viestinnän keskittämisessä pariin valittuun kanavaan ja sähköpostien määrän vähentämisessä sekä uusissa kanavissa, joita yritys voisi harkita.
Lähde
Volt, G. 2025. Sisäisen viestinnän ja viestintäkanavien tutkimus : case: Yritys X – Theseus. Opinnäytetyö (AMK). Liiketalous. Turku: Turun ammattikorkeakoulu.