• projektijohtaminen
• projektinhallinta
• tapahtuma-ala
• tapahtumatuotanto

Tapahtuma-ala on nopeatempoinen ja monimuotoinen – ja juuri siksi projektijohtaminen on sen ytimessä. Huolella johdetut projektit voivat ratkaisevasti vaikuttaa tapahtuman onnistumiseen ja koko toiminnan kannattavuuteen. Millaiset käytännöt erottavat onnistuneet tapahtumat muista? Tämä artikkeli kokoaa yhteen parhaat projektijohtamisen opit tapahtuma-alalta.

Mitä yhteistä on festivaalilla, seminaarilla ja yritysjuhlalla? Jokainen niistä on projekti, joka tarvitsee johtajan. Tapahtumat syntyvät usein nopealla aikataululla, sidosryhmiä on paljon ja asiakkaiden odotukset ovat korkealla. Tämä tekee projektijohtamisesta paitsi vaativaa, myös keskeistä tapahtuman onnistumisen kannalta. (Saksala 2015.)

Opinnäytetyön tavoitteena oli löytää ne projektinhallinnan käytännöt, jotka tukevat onnistunutta tuotantoa ja ovat sovellettavissa laajemmin koko toimialan hyödyksi. Tuloksena tunnistettiin, että tapahtumien onnistuminen ei ole sattumaa, vaan suunnitelmallisen ja ammattimaisen johtamisen tuotos.

Projektipäällikkö pitää langat käsissään

Tapahtumaprojektien erityispiirteitä ovat tiukat aikarajat, monialaiset tiimit, tilapäinen työvoima ja muuttuvat olosuhteet (Kuusisto ym. 2023). Projektipäälliköllä on keskeinen rooli: hän toimii linkkinä asiakkaan, tiimin ja sidosryhmien välillä, vastaa kokonaisuuden hallinnasta ja varmistaa, että tapahtuma toteutuu suunnitellusti (Saksala 2015; Artto ym. 2006).

Kysely- ja haastatteluaineistossa nousi esiin, että onnistuneet projektit erottuvat ennen kaikkea selkeän johtamisen ansiosta. Projektipäälliköllä on kokonaiskuva hallussa, ja hän osaa luoda tiimille suuntaviivat. Erityisen tärkeiksi tekijöiksi mainittiin vuorovaikutustaidot, kyky rakentaa luottamusta ja motivoida sekä tilannetaju paineen alla.

Projektipäällikkö vastaa aikatauluista, budjetista, tiimin johtamisesta ja viestinnästä. Usein hän toimii asiakkaan pääkontaktina. Nimike voi vaihdella (projektipäällikkö, tuottaja, vastaava tuottaja), mutta vastuu on sama. Työssä korostuu erityisesti kyky johtaa ihmisiä ja prosesseja samanaikaisesti (Artto ym. 2006).

Projektin vaiheet muodostavat hallitun kokonaisuuden

Tapahtumaprojekti rakentuu vaiheittain eteneväksi kokonaisuudeksi. Tutkimuksessa tunnistettiin viiden vaiheen malli, joka jäsentää tapahtumaprojektin kulun (Bowdin ym. 2006, 268):

1. Aloitus, ideointi ja myynti
   Onnistuminen alkaa selkeästä visiosta, asiakastarpeiden ymmärtämisestä ja realistisesta resursoinnista. Paras lopputulos syntyy, kun kaupallinen ja tuotannollinen ajattelu yhdistyvät jo alussa.
2. Suunnittelu
   Onnistuneet projektit alkavat huolellisella suunnittelulla. Keskeistä on budjetointi, riskienhallinta, aikataulutus ja roolitus. Suunnittelu onnistuu, kun tieto on ajantasaista ja päätökset realistisia.
3. Toteutus
   Käytännön valmisteluiden tehokas läpivienti, selkeät sopimukset ja yhteistyökumppaneiden aktivointi ovat keskiössä. Tiimin koordinointi ja dokumentointi korostuvat.
4. Tapahtumapäivä
   Edellyttää tarkkaa aikataulun hallintaa, ennakointia, vahvaa reaaliaikaista johtamista ja kykyä reagoida nopeasti. Projektipäällikön läsnäolo ja ongelmanratkaisukyky ovat ratkaisevia.
5. Päätös ja jälkityöt
   Palautteen keruu, dokumentointi ja opit talteen. Arviointivaihe antaa eväät seuraavan projektin kehittämiselle.

Selkeä vaiheistus helpottaa vastuunjakoa ja auttaa tiimiä jäsentämään työtä. Myös arvioinnin tärkeys korostuu, sillä kehitys ei tapahdu ilman pysähtymistä.

Hyvät käytännöt toistuvat onnistuneissa projekteissa

Kysely- ja haastatteluaineistossa toistuivat samat menestystekijät:

• Huolellinen suunnittelu ja selkeä roolitus
  Tavoitteet, aikataulut, resurssit ja vastuut määritellään heti alussa ja kirjataan ylös projektisuunnitelmaan. Roolit ja vastuut viestitään myös asiakkaalle.
• Toimiva ja ennakoiva viestintä
  Sisäinen ja ulkoinen viestintä on suunnitelmallista ja säännöllistä. Viikkopalaverit, kirjalliset tilannekatsaukset ja selkeät pelisäännöt pitävät kaikki ajan tasalla sekä ehkäisevät väärinkäsityksiä ja yllätyksiä.
• Realistinen resursointi ja yhtenäiset työkalut
  Kun työmäärä ja resurssit ovat tasapainossa ja tiimi käyttää yhteisiä työkaluja, arki helpottuu.
• Tiedon jakaminen ja jatkuva oppiminen
  Perehdytys, palautteen hyödyntäminen ja kokemusten jakaminen rakentavat osaamista projektista toiseen.

Nämä käytännöt auttavat pitämään projektin hallinnassa, edistävät tiedonkulkua ja jatkuvaa oppimista organisaatiossa.

Työkalut tukevat, mutta eivät yksin riitä

Tutkimuksen perusteella projektinhallintatyökalut, kuten Microsoft Planner, Visma Severa ja Hailer, ovat yleisesti käytössä. Ne helpottavat aikataulutusta, tehtävien jakoa ja dokumentointia, mutta niiden tehokkuus riippuu käyttötavoista. Selkeät käytännöt ja koulutus varmistavat, että työkaluista on hyötyä, eivätkä ne jää irrallisiksi.

Nopeatempoinen ala vaatii ketterää johtamista

Tapahtuma-ala eroaa monesta muusta toimialasta, sillä siinä yhdistyvät kiireiset aikataulut, monien toimijoiden yhteistyö ja tarkasti aikataulutettu lopputuote. Vaikka alalla on totuttu toimimaan paineen alla, haastateltavat ja kyselyvastaajat tunnistivat toistuvia haasteita:

• asiakkaan päätöksenteon hitaus
• roolien epäselvyys
• viime hetken muutokset
• tilapäisen työvoiman sitouttaminen
• tiedonkulun hajanaisuus

Haastatellut ehdottivat ratkaisuiksi mm.

• vakioituja prosesseja ja dokumentointikäytänteitä,
• selkeitä muutospyyntö- ja lisätyökäytäntöjä,
• roolikarttojen käyttöönottoa,
• asiakkaan päätöksenteon tukemista selkeiden vaihtoehtojen ja määräaikojen avulla,
• riittävää resursointia erityisesti tapahtuman lähestyessä sekä
• tilapäistyövoiman parempaa perehdyttämistä ja motivointia.

Alan erityispiirteet edellyttävät projektinhallinnalta sekä jämäkkää suunnitelmallisuutta että valmiutta joustaa. Tulosten perusteella parhaat projektipäälliköt ovatkin niitä, jotka osaavat rakentaa selkeän rungon projektille, mutta kykenevät samalla tekemään nopeita päätöksiä ja mukautumaan muutoksiin lennossa. Tällainen dynaaminen johtamistyyli on yksi tapahtuma-alan keskeisistä kilpailutekijöistä.

Kohti parempaa projektijohtamista

Tapahtuma-alalla nähdään tarvetta kehittää projektijohtamista entistä systemaattisemmaksi. Tutkimuksen mukaan alan kehityskohteita ovat:

• johtamisosaamisen vahvistaminen
• työkalujen tehokkaampi hyödyntäminen
• palautekulttuurin kehittäminen
• resurssien hallinnan parantaminen
• projektimallien selkeyttäminen

Tulevaisuudessa myös tekoäly ja digitaaliset ratkaisut muuttavat projektijohtamista. Samalla korostuu inhimillinen ja empaattinen johtaminen, sekä kyky kohdata ihmiset projektin keskellä.

Hyvin johdettu tapahtuma ei ole sattumaa

Tapahtuma ei synny itsestään. Sen taustalla on aina joukko ihmisiä ja yksi, joka kokoaa langat yhteen ja pitää ne käsissään. (Bowdin ym. 2006, 267.) Projektipäällikön työ on vaativaa, mutta sen merkitys on ratkaiseva. Tapahtuma-alan projektijohtamisen parhaat käytännöt tarjoavat konkreettisia työkaluja ja suuntaviivoja niille, jotka haluavat tehdä tapahtumista vaikuttavampia ja kestävämmin johdettuja.

Lähteet

Merisaari, T. 2025. Projektijohtaminen tapahtuma-alan toimintaympäristössä : parhaat käytänteet – Theseus, Turun ammattikorkeakoulun opinnäytetyö.

Artto, K., Martinsuo M. & Kujala, J. 2006. Projektiliiketoiminta. 2. painos. WSOY.

Bowdin, G., O’Toole, W. Allen, J., Harris, R. & McDonnell, I. 2006. Events management. 2nd edition. Oxford: Butterworth-Heinemaan.

Kuusisto, K., Sahlstedt, M., Välimäki, O., & Westerholm, T. 2023. Tapahtuma-alan toimialamääritys ja yhteydet kaupunkikehittämiseen. Työ- ja elinkeinoministeriö. Viitattu 7.12.2023. Saatavilla verkossa: https://julkaisut.valtioneuvosto.fi/bitstream/handle/10024/164589/TEM_2023_1.pdf?sequence=1&isAllowed=y.

Saksala, E. 2015. Tuottajan käsikirja. Like Kustannus Oy.

Kuva: © Kuja Media Oy / Mama Creative