Kellutusjärjestelmällä jouhevampaa aineistonäyttelyiden ylläpitoa
Aineistonäyttelyt ovat perinteinen tapa esitellä kirjaston laajaa kokoelmaa ja houkutella asiakkaita lainaamaan. Näyttelyidean keksiminen, tiedonhaku, aineiston varaaminen, varausten käsittely ja näyttelyn täydentäminen on kuitenkin manuaalista työtä, joka vie paljon aikaa. Sama työ tehdään myös usein monessa kirjastossa samaan aikaan. Uudet teknologiat tuovat helpotusta näyttelyiden kokoamiseen ja automatisoivat niiden ylläpitoa.
Kirjasto on tietoa ja tarinoita pullollaan oleva runsaudensarvi. Osa asiakkaista tietää tarkasti, mitä etsii, mutta osa samoilee hyllyjen välissä etsimässä jotakin hyvää luettavaa. Luokitusjärjestelmän mukaisista, pitkistä hyllyriveistä voi olla hankala löytää luettavaa, eikä vaelteleva mieli osaa välttämättä tarttua mihinkään. (Hypén 2006, 42-43.) Aineistonäyttely, eli ajatuksella koottu, teemallinen nosto kokoelmasta, on kädenojennus ammattilaiselta asiakkaalle. Aineistonäyttelyssä voidaan esimerkiksi esitellä tietokirjallisuutta ajankohtaisesta aiheesta, vinkata tunnetaitoja opettavia kuvakirjoja lapsiperheille tai nostaa esille kokoelman unohdettuja helmiä.
Aineistonäyttelyiden ideoiminen ja ylläpito vaativat työtä
Kalenterista tutut teemaviikot, juhlapäivät sekä esimerkiksi Finlandia-palkintojen jakamiset toistuvat monen kirjaston näyttelyissä. Haastavampaa onkin keksiä jotakin uutta, tuoretta ja kiinnostavaa. Koulutuksen ja ammattilaisuuden lisäksi kirjastolainen voi ammentaa ideoita omista kiinnostuksenkohteistaan, uutisista tai sosiaalisesta mediasta. Usein nokkelat, luovat näyttelyideat jäävät kuitenkin vain yhden kirjaston seinien sisälle. Idea ei leviä muihin kirjastoihin.
Kun asiakkaat lainaavat näyttelystä niteitä, on tärkeää täydentää näyttelyä heti. Takahuoneet täyttyvät helposti varaniteistä, jotta mahdollisesti suuren suosion saavaan näyttelyyn saadaan nopeasti täydennystä. Näyttelyn täydentämisen tarve on tietysti myös merkki sen suosiosta, mutta pelkästään tällä tavalla tapahtuva tilastointi on hankalaa ja vilkkaassa arjessa usein mahdotonta. Ideoinnin ja kokoamisen lisäksi myös näyttelyiden ylläpito vaatii resursseja.
Kellutusjärjestelmästä apua aineistonäyttelyiden automatisointiin
Helsingin kaupunginkirjastossa on ollut toukokuusta 2019 käytössä tanskalaisen Lyngsoe Systemsin älykäs kellutus- ja logistiikkajärjestelmä Intelligent Material Management System eli IMMS. Se on Suomessa tällä hetkellä käytössä ainoastaan Helsingissä. Kellutuksen pääperiaate on, että aineistolla ei ole yhtä omistajakirjastoa, vaan kaikki aineistot ovat kirjastoverkon yhteistä kokoelmaa. Palautuvaa aineistoa ei lähetetä enää siihen kirjastoon, josta se lainattiin, vaan se jää palautuskirjastoon. (Bartlett 2014, 2.) Älykäs IMMS kelluttaa aineistoa algoritmilla, joka laskee kunkin palautuksen kohdalla, voiko se jäädä palautuskirjastoon, vai onko sille suurempi tarve jossakin toisessa kirjastossa. Kaikki Helsingin kaupunginkirjaston aineisto on RFID-tarroitettua, mikä mahdollistaa esimerkiksi niteiden paikantamisen sekä aineistojen käsittelyn laatikoittain. (Helsingin kaupungin tekoälyrekisteri n.d.)
IMMS:n myötä myös aineistonäyttelyiden kokoaminen ja ylläpito on helpottunut. IMMS:n näyttelytyökalu-toiminto otettiin Helsingin kirjastoissa käyttöön keväällä 2022. Näyttelytyökalun avulla kirjastot voivat tilata yhteiseen näyttelypankkiin rakennettuja näyttelyitä samanaikaisesti muutamalla napinpainalluksella. Näyttelytyökalu täydentää näyttelyitä automaattisesti, kertoo mitä näyttelystä on lainattu ja monistaa saman näyttelyn helposti useaan paikkaan (Lyngsoe Systems 2024). Kirjastolaisista on koulutettu noin 30 henkilön rakentajajoukko, ja näyttelyitä olikin helmikuussa 2024 tarjolla yli 280 erilaisista teemoista ja materiaaleista.
Kun kirjasto tilaa näyttelytyökalulla näyttelyn, määritellään sille minimi- ja maksiminidemäärä sekä aloitus- ja lopetuspäivät. Näyttelyn alkaessa IMMS lähettää kyseiseen näyttelyyn sisältyviä niteitä halutun määrän. Kun asiakkaat lainaavat näyttelystä ja määritelty minimimäärä alittuu, lähettää IMMS siihen automaattisesti lisää niteitä. Täydennys myös päättyy automaattisesti muutama päivä ennen lopetuspäivää. Näyttelytyökalulla tilatuista näyttelyistä saa myös täsmällisiä lainaraportteja.
Opinnäytetyössä koottiin kehitysehdotuksia yhteisen näyttelypankin näyttelyihin
Kaikki Helsingin kirjastot eivät vielä hyödynnä näyttelytyökalua arjessaan. Opinnäytetyössä selvitettiin, ovatko näyttelypankin näyttelyt käyttökelpoisia kirjastojen tarkoituksiin, ja miten niitä voitaisiin sisällöllisesti kehittää vielä paremmiksi. Henkilökunnalle suunnatun verkkokyselyn ja pienen ryhmähaastattelun kehitysehdotuksiksi nousi kolme asiaa:
- Tarkempi kuratointi. Näyttelyn tulisi olla tarkkaan ajateltu kokonaisuus. Jokaisen näyttelyssä olevan nimekkeen tulisi olla harkittu ja perusteltu. Esimerkiksi pelkkään luokitusväliin perustuva näyttely ei ole tarpeeksi kuratoitu.
- Monipuolisuus. Monipuolisempia, erilaisia aiheita, ylipäätään enemmän näyttelyitä. Enemmän näyttelyitä lapsille ja nuorille.
- Monikielisyys. Näyttelyitä eri kielillä, esimerkiksi sama näyttely suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi.
Näyttelytyökalu koettiin kiireistä arkea helpottavaksi työkaluksi, ja näyttelypankin nokkelia ja oivaltavia näyttelyitä toivottiin lisää. Toisaalta todettiin myös se, että IMMS-näyttelyt eivät kokonaan korvaa perinteisellä tavalla tehtyjä näyttelyitä, vaan erilaiset tavat täydentävät kirjastojen näyttelytoimintaa.
Lähteet
Bartlett, W. 2014. Floating collections. A collection development modle for longterm success. California: Libraries Unlimited.
Helsingin kaupungin tekoälyrekisteri n.d. Kirjaston älykäs aineistonhallinta. Viitattu 9.5.2024. https://ai.hel.fi/kirjaston-alykas-aineistonhallinta/.
Hypén, K. 2006. “…Tilata ja järjestää, luetteloida ja varastoida, auttaa lukijoita valitsemaan ja löytämään”: Kirjastot ja kaunokirjallisuus. Teoksessa Hypén, K. (toim.) Fiktiota! Levottomat genret ja kirjaston arki. Helsinki: BTJ Kirjastopalvelu Oy, 11–66.
Immonen, S. 2024. Aineistonäyttelyt yhteisessä näyttelypankissa – miten IMMS-näyttelytyökalun näyttelypankki vastaa Helsingin kaupunginkirjaston tarpeisiin. Turun ammattikorkeakoulun opinnäytetyö. https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2024051712847.
Lyngsoe Systems 2024. IMMS™ Maintains Attractive Displays and Exhibitions. Viitattu 13.5.2024. https://lyngsoesystems.com/library/intelligent-materialmanagement-system.
Kuva: Suvi Immonen