Pilvipohjainen työkalu yhdistyksen taloushallinnon tueksi

06.06.2023

Yhdistyksen taloushallinto on toiminnan jatkuvuuden ytimessä. Laadukkaalla talouden seurannalla varmistetaan, että yhdistyksen resurssit käytetään kustannustehokkaasti ja niiden käyttö vastaa yhdistyksen toiminnan tarkoitusta. Taloushallinnon ohjelmistojen lisäksi yhdistyksellä on mahdollisuus käyttää erilaisia työkaluja, jotka tukevat toimijoita arjen taloushallinnossa.

Opinnäytetyössä tutkittiin case-yhdistyksen taloudenhoidon historiaa ja talouden kehitystä viimeisen viiden vuoden ajalta. Case-yhdistyksenä oli Opiskelijayhdistys Trade ry, joka on turkulainen ainejärjestö. Trade ry tuottaa opiskelijakulttuuria Turun ammattikorkeakoulun tradenomiopiskelijoille. Yhdistyksen toiminnan keskiössä ovat tapahtumat, vaikuttamistoiminta ja tradenomiyhteisön luominen näiden alojen opiskelijoille. Tutkimuksessa selvitettiin yhdistyksen nykyisten toimijoiden käsityksiä yhdistyksen taloushallinnon toimintatavoista kahdella erillisellä kyselytutkimuksella sekä analysoitiin yhdistyksen kirjanpidon dataa ja raportteja Visma Fivaldi-järjestelmässä.

Tutkimustuloksista ilmeni, että yhdistyksen taloushallinto on täysin riippuvaista siitä, millainen osaamistaso yhdistyksen talousasioihin nimitetyllä hallituksen jäsenellä, rahastonhoitajalla, on. Yhdistys ei järjestä perehdytystä talousasioihin koko hallitukselle, mikä näkyykin vaihteluna toimijoiden talousosaamisessa.

Epätasainen osaaminen on tutkimuksen tarkastelujaksolla tuottanut vaihtelua yhdistyksen taloushallinnon laatuun sekä omalta osaltaan myös yhdistyksen taloudelliseen tilaan. Yhdistyksen menojen ja tulojen epätasapainotus on aiheuttanut yhdistykselle tilanteita, joissa sen maksukyky on ollut vaarassa heikentyä.

Näiden tulosten pohjalta todettiin, että yhdistyksellä on selkeä tarve helppokäyttöisille työkaluille, joiden käyttöön koko hallitus voidaan perehdyttää. Työkaluilla voidaan ennakoida talouden kriittisiä pisteitä sekä tarkastella yhdistyksen tulo- ja menorakennetta helposti ymmärrettävällä tavalla.

Työkalut tukevat myös taloushallinnon valvontaa

Jokaisella hallituksen jäsenellä on yhteinen, jaettu talousvastuu. Vaikka rahastonhoitaja tuottaakin taloushallinnon datan ja esimerkiksi vastaa yhdistyksen maksuliikenteestä, tämä ei kuitenkaan vähennä muiden toimijoiden vastuuta omasta toimikaudestaan ja sen aikaisesta yhdistyksen taloudesta.

Yhdistyksen taloudenhoitoa ei juurikaan valvota taloushallinnon ohjelmistojen osaamisen puutteen vuoksi. Mikäli yhdistyksen taloushallinto tai sen hoito ei etene odotetusti, mahdollisiin ongelmiin voidaan puuttua liian myöhään. Työkaluilla valvontaa voidaan tehdä tarvittaessa lähes reaaliaikaisesti, sillä koko hallitus voi halutessaan osallistua työkalujen käyttöön ja seurantaan.

Taloushallinnon työkaluista uusi tuote?

Taloustyökaluja rakennettaessa otettiin huomioon erityisesti case-yhdistyksen tarpeet ja toimijoiden osaaminen. Osana tutkimus- ja tuotantoprosessia kuitenkin todettiin, että samankaltaisia haasteita on myös muilla opiskelijayhdistyksillä.

Työkalujen jatkokehityksessä on luotu lisää vaihtoehtoja skaalata työkaluja yhdistyksen tarpeiden mukaan. Erilaisilla automaatioilla voidaan esimerkiksi luoda taloushallinnon datasta entistä tarkempia ennusteita, rajata datan käyttöä tai täyttää ennusteiden vaatimia talouden tunnuslukuja ilman manuaalista työskentelyä.

Pilvipohjainen taloushallinnon työkalu tarjoaa yhdistykselle mahdollisuuden seurata ja mallintaa talouttaan ilman osaamista esimerkiksi kassavirtalaskennasta. Työkaluun voidaan jatkossa sisällyttää sen perustoimintojen lisäksi esimerkiksi riskianalyyseja, katetuottolaskelmia tai erilaisten skenaarioiden mallinnusta sen mukaan, kuinka tarkasti taloutta halutaan analysoida. 

Opinnäytetyön kirjoitusvaiheessa kuitenkin vielä keskitytään yhdistykselle tässä vaiheessa olennaisimpaan asiaan; kuinka taloudenhoitoa voidaan kehittää siten, että sillä turvataan yhdistyksen toiminnan jatkuvuus myös tulevina vuosina?

Vastaus on hyvinkin yksinkertainen: yhdistyksen tulee varmistaa, että taloustyökalut perehdytetään jokaiselle hallituksen jäsenelle tukemaan arjen taloushallintoa, myös nykyisten toimijoiden jo valmistuttua.

Lähde:

Nyfors, V. & Pentti, A. 2023. Yhdistyksen taloushallinnon kehittäminen : case – Opiskelijayhdistys Trade ry – Theseus, Turun ammattikorkeakoulun opinnäytetyö.