• kehittäminen
• kirjastoala
• TIETOJOHTAMINEN

Tilastollisen prosessinohjauksen (SPC) työkalua SPC-korttia voidaan käyttää kirjastoissa poikkeamien suodattamiseen kerätystä datasta, ja ohjata kehittämistoimenpiteet poikkeamien syiden poistamiseen parantaen toiminnan ennustettavuutta. Tavallisesti työkalua on käytetty juuri työ- tai palveluprosessien kehittämiseen, mutta hyödyntämiskohteita voi löytää muualtakin. Työkalun käyttöönotto kirjastoissa olisi verrattain helppoa, sillä datan kerääminen eri tarkoituksiin on muodostunut osaksi kirjastojen toimintaa.

Balaguén ja Saartin (2011, 5-7) mukaan globalisaatio ja digitalisaatio ovat lisänneet kirjastojen kokemaa kilpailua, ja mikä vuorostaan on kasvattanut tarvetta laadunarvioinnille. Poll ja Boekhorst (2007, 7) vuorostaan esittävät tuloksellisuuden ja taloudellisuuden osoittamisen vaatimusten kasvaneen huomattavasti kirjastoalalla julkaisuhetkeä edeltäneen kymmenen vuoden aikana. Näiden näkemysten esittämisen jälkeen aika on jatkanut kulkuaan, ja tänä aikana globalisaatio ja digitalisaatio ovat kehittyneet entisestään – arvioinnin ja eri osoitusvelvollisuuksien merkitys on siis oletettavasti kasvanut. Näihin vaatimuksiin vastatakseen kirjastojen on tuotettava monipuolisesti tietoa toiminnastaan.

Toukokuussa 2024 julkaistu Turun kaupungin Kirjastot ja tietojohtaminen –raportti valottaa hyvin kirjastoissa tuotetun tiedon moninaisuutta – ja aiheen ajankohtaisuutta. Raportin (2024, 3) johdannossa datan kerääminen ja analysointi kuvataan kehittämistoiminnan perustana, ja jatkuva kehittäminen keinona pysyä asiakkaiden ja ajan mukana. Vaikka dataa kerätään kirjastoissa paljon ja sen hyödyntäminen päätöksenteossa koetaan tärkeäksi, datan käyttökelpoisuuden varmistamiseen kaivattiin lisää osaamista ja resursseja (2024, 8, 13). Ratkaisu saattaa löytyä kirjaston seinien ulkopuolelta.

Kehittämistoimenpiteiden kohdentamisella sujuvammat prosessit

Teollisessa tuotannossa käytössä olleet SPC-kortit ovat suhteellisen yksinkertainen tapa analysoida organisaation prosesseissa syntyvää dataa. Vaikka työkalu on lähtöisin tuotantolaitoksista, on sitä onnistuneesti hyödynnetty myös palveluprosessien seurannassa ja ohjaamisessa. Sari Torkkola (2015, 148–149, 157–158, 184–186) kertoo teoksessaan Lean asiantuntijatyön johtamisessa positiivisesta kokemuksestaan korttien hyödyntämisestä asiantuntijaympäristössä. Havaittuja vaikutuksia olivat esimerkiksi parantunut datan hyödynnettävyys ja kasvanut tietoisuus oman osaston ulkopuolisesta toiminnasta.

SPC-kortin avulla kuvataan jonkin työprosessin piirteen ennustettavuutta, ja siinä esiintyvää vaihtelua. Tavoitteena on löytää kehittämiskohteita dataa hyödyntäen, ja lisätä työnteon sujuvuutta. Korttia käyttämällä erotellaan prosessissa esiintyvä vaihtelu prosessille ominaiseen, eli luonnolliseen vaihteluun, ja ulkopuolisista syistä johtuvaan, epätavalliseen vaihteluun. (Salomäki 2003, 192-193.) Esimerkiksi varauksen noutamiseen tai sähköpostiin vastaamiseen kuluu tietty aika, joka ei kaikissa tapauksissa ole sama, mutta yleensä se on tilanteesta riippumatta samankaltainen. Kerätystä datasta voidaan prosessin mittarille – esimerkiksi läpimenoajalle – laskea tätä luonnollista vaihtelua kuvaava hajonta-alue, jonka rajat asettuvat tasaisesti keskiarvon molemmin puolin (Salomäki 2003, 206).

Tämän alueen ulkopuolelle asettuvissa tapauksissa kyse ei ole enää luonnollisesta vaihtelusta – varattu kirja on voinut esimerkiksi olla väärässä paikassa, tai sähköpostissa on voitu tiedustella jotain harvoin kysyttyä asiaa, ja ongelmanratkaisu on pidentänyt tehtävän suorittamiseen kulunutta aikaa. Tällöin kyseessä on epätavallinen vaihtelu. Epätavalliseen vaihteluun tulisi aina reagoida, etsiä sen syy, ja estää sen vaikuttaminen prosessiin (Salomäki 2003, 192-193). Asiakkaita voisi esimerkiksi kehottaa tuomaan kirjat aina henkilökunnan hyllytettäviksi, tai harvoin tarvittavan tiedon löydettävyyttä voisi parantaa.

Muuhun toimintaympäristöstä kerättyyn tietoon yhdistettynä SPC-korteilla onkin mahdollista saada yksityiskohtainen kuva prosessin nykytilasta ja kehittämistarpeista.

Epätavallisen vaihtelun syyn poistaminen ja ehkäiseminen sujuvoittaa prosessia ja parantaa sen ennustettavuutta. Luonnollisen vaihtelun pienentämiseksi kehittämistoimenpiteet tulisi kohdistaa itse prosessiin – jos kehittäminen on muun todettu muun tiedon pohjalta tarpeelliseksi (Salomäki 2003, 192-193). Muuhun toimintaympäristöstä kerättyyn tietoon yhdistettynä SPC-korteilla onkin mahdollista saada yksityiskohtaisempi kuva prosessin nykytilasta ja sen kehittämistarpeista, kuin esimerkiksi pelkän keskiarvon tarkastelemisella on mahdollista (Torkkola 2015, 192-193). Varsinaisen kortin tekemiseen riittää Excelin tai jonkin muun taulukkolaskentaohjelman käytön osaaminen.

Siitä huolimatta, että työkalua yleisesti ottaen on hyödynnetty lähinnä työ- ja palveluprosessien kehittämiseen, voisi se olla sovellettavissa myös muissa kohteissa. Kirjastoissa SPC-korttia voisi soveltaa esimerkiksi jonkin tietyn kokoelman tunnuslukujen arviointiin, hyllykapasiteetin riittävyyden laskemiseen suhteessa lainaus- ja palautustahtiin, tai yleisesti ottaen epätavallisten ja huomionarvoisten tilanteiden erottamiseen kerätystä datasta. Kirjaston kontekstissa suoritettuja kokeiluja olisi toki suositeltavaa toteuttaa lisää, mutta SPC-kortit näyttäisivät tarjoavan selkeän työkalun datan nopeaan analysointiin ja kehittämiskohteiden tunnistamiseen.

Lähteet:

Romppainen, J. 2024. Lean Six Sigma kirjaston prosessinhallinnan työkaluna : case: Turun yliopiston Feeniks-kirjaston varastotilaukset – Theseus, Turun ammattikorkeakoulun opinnäytetyö.

Balagué, N. & Saarti, J. 2011. Managing Your Library and Its Quality : The ISO 9001 Way. Elsevier Science & Technology. Viitattu 29.5.2023. https://ebookcentral.proquest.com/lib/kutu/detail.action?docID=1575063.

Kuva: Microsoft Officen kuvapankki

Poll, R. & Boekhorst, P. 2007. Measuring quality: performance measurement in libraries. IFLA Publications Series. Vol. 127. Toinen uudistettu painos. München: K. G. Saur. Viitattu 29.5.2024. https://repository.ifla.org/handle/123456789/956

Salomäki, R. 2003. Hyödynnä SPC: suorituskykyiset prosessit, 2. uudistettu painos. Helsinki: Metalliteollisuuden kustannus.

Torkkola, S. 2015. Lean asiantuntijatyön johtamisessa. Helsinki: Talentum Pro.

Turun kaupunginkirjasto; Pilppula, R.; Holappa, M. & Hypén, K. Kirjastot ja tietojohtaminen : Toimintaympäristön, tietovirtojen ja tarpeiden kartoitus. Turun Kaupunki. Viitattu 29.5.2024. https://www.turku.fi/sites/default/files/atoms/files/kirjastot_ja_tietojohtaminen.pdf