Tehokkuutta ostolaskuprosessiin
Vaihto-omaisuuden hallinta sekä ostolaskuprosessin kehittäminen voi tuoda merkittäviä etuja GR/IR-tilin käytön optimointiin SAP-ympäristössä. Opinnäytetyössä selvitimme, miten ostolaskuprosessin kehittämisellä voidaan parantaa prosessien tarkkuutta, vähentää virheitä sekä tehostaa kokonaisuutta.
Vaihto-omaisuuden hankintamenon arvostaminen on olennainen osa yrityksen kirjanpitoa ja tilinpäätöstä, erityisesti varastojen ja muiden vaihto-omaisuuserien kohdalla (Tilintarkastus.fi 2025). Toiminnanohjausjärjestelmä (ERP) on kattava ohjelmistoratkaisu, joka auttaa yrityksiä hallitsemaan ja tehostamaan keskeisiä liiketoimintaprosesseja, kuten materiaalivirtoja sekä niihin liittyvien tieto- ja rahavirtojen suunnittelua, ohjausta sekä johtamista (Logistiikan maailma 2025; SAP 2025).
SAP-ohjelmisto on maailmanlaajuinen liiketoimintaprosessien hallintaohjelmisto. Se kattaa organisaation keskeiset liiketoiminta-alueet, sisältäen ohjelmistoja muun muassa hankinnan, tuotannon, materiaalihallinnan, myynnin, markkinoinnin, taloushallinnon ja henkilöstöhallinnan (HR) tueksi. (SAP 2025.) GR/IR-tili (Goods Receipt / Invoice Receipt) SAP:ssa on kirjanpidon tasetili, jolle kirjataan tapahtumat sekä tavaran vastaanoton että laskun saapumisen yhteydessä (Ahti Viita 2025).
Haastattelujen perusteella nousseet keskeiset ongelmakohdat sekä niihin esitetyt ratkaisuehdotukset
Opinnäytetyön tavoitteena oli tuottaa yritykselle selvitys, joka tarjoaa ratkaisuehdotuksia SAP-varastohallintajärjestelmän GR/IR-tilille jäävien kohdistamattomien ostojen hallintaan. Yritys vastaanottaa laskuja kuukaudessa keskimäärin 3700 kappaletta, joten tarve sujuvoittaa prosessia on merkittävä.
Opinnäytetyötä varten yrityksen työntekijöitä haastateltiin, jotta pystyttiin rakentamaan kattava kokonaiskuva tilanteesta. Haastattelujen pohjalta selvitettiin prosessin tärkeimmät ongelmakohdat, joista suurimmaksi ongelmaksi nousi käsittelemättömät sekä selvittämättömät laskut. Opinnäytetyöhön loimme koetuista kipukohdista pyramidikuvion. Tämän jälkeen lähdimme luomaan ratkaisuehdotuksia, joiden avulla saataisiin nopeutettua laskujen käsittelyprosessia.
Koetut kipukohdat prosessissa:
- käsittelemättömät laskut
- reklamoidut laskut
- hintaerot, tuoteyksiköt.
Keskeisimmät ratkaisuehdotukset olivat:
- Automaatioasteen nostaminen
- Täsmäytysongelmien ratkaiseminen
- Työohjeiden yhtenäistäminen
- Vastuualueiden selkeyttäminen
- GR/IR-tilin selvittelyn tehostaminen.
Ratkaisuehdotuksista keskeisimmät ovat automaatioasteen nostaminen nykyisestä 60 %, mikä mahdollistaisi laajemman datan käsittelyn nopeammassa ajassa sekä täsmäytysongelmien ratkaiseminen muuttamalla tuoteyksiköt vastaamaan toimittajien tuoteyksikköjä. Lisäksi yhtenäisten työohjeiden laatiminen koko ostoprosessille olisi tärkeää työnteon sujuvuuden kannalta. Myös vastuualueiden selkeyttäminen sekä toimintamallien päivittäminen toisivat varmuutta työtehtävien hoitamiseen.
Koettuihin ongelmiin oli selkeä tarve ratkaisuehdotuksien osalta. Näiden toimenpiteiden avulla pystytään varmistamaan tehokkaampi sekä läpinäkyvämpi ostoprosessi, jonka hyödyt koskisivat koko organisaatiota. Toimeksiantajan tavoitteena on tuoda ratkaisuehdotukset nopeasti käytäntöön osaksi päivittäisiä prosesseja.
Tulosten jalkauttaminen käytäntöön
Voimme todeta, että opinnäytetyö tuo esille potentiaaliset johtopäätökset sekä ratkaisuehdotukset yrityksen tarpeisiin. Yritys toivoi ratkaisuehdotusten nopeaa jalkauttamista käytäntöön. Lisäksi on alustavasti keskusteltu jatkotoimenpiteistä, johon opinnäytetyö toimii hyvänä pohjana.
Lähteet:
Ahti Viita 2025. GR/IR-tilin merkitys ja toiminta SAP:ssa. Viitattu 16.3.2025. https://ahtiviita.com/grir-tili/.
Hörkkö, E. & Koskinen-Ruotsalainen, R. 2025. Vaihto-omaisuuden hallinta ja ostolaskuprosessin kehittäminen : GR/IR-tilin käytön optimointi SAP-ympäristössä – Theseus. Opinnäytetyö (AMK). Liiketalous. Turku: Turun ammattikorkeakoulu. Viitattu 17.3.2025.
Logistiikan maailma 2025. Toimitusketjun hallinta. Viitattu 17.3.2025. https://www.logistiikanmaailma.fi/logistiikka/logistiikka-ja-toimitusketju/.
SAP 2025. Mikä SAP on? Viitattu 16.3.2025. https://www.sap.com/finland/about/what-is-sap.html.
Tilintarkastus.fi 2025. Lisätietoja vaihto-omaisuudesta. Viitattu 17.3.2025. https://www.tilintarkastus.fi/ohjeet-ja-mallit/lisatietoa-vaihto-omaisuudesta/.
Kuvituskuva: Unsplash Power