Tehtävälista antaa itsevarmuutta työssä suoriutumiseen
Työnteon parantamiseksi on kehitetty monia menetelmiä. Tehtävistä kieltäytyminen vähentää työtaakkaa ja työpäivien suunnittelu antaa tilaa itsensä kehittämiselle. Työtä halutaan tehostaa, mutta mitä syvempää asiantuntijuutta työssä vaaditaan, sitä vaikeampaa tulosten mittaaminen on. Epävarmuus työtehtävistä ja niissä suoriutumisesta heikentää työssä jaksamista. Opinnäytetyön kirjoittaja löysi ratkaisun työnsä haasteisiin tehtävälistan käytöstä.
Pauliina Hallivuori kirjoitti opinnäytetyönään oppimispäiväkirjan työtaitojensa kehittämisestä. Hallivuori oli kokenut työssään epävarmuutta ja kuvaili työnsä olevan ”yhtä sekamelskaa”. Merkittävimmiksi ongelmikseen Hallivuori oli tunnistanut työhön ryhtymisen vaikeuden ja työn suunnittelemattomuuden. Työn mitattavuus oli mahdotonta, mikä lisäsi epävarmuutta työssä suoriutumisesta.
Opinnäytetyössä Hallivuoren oli tarkoitus kokeilla monia työnhallinnan menetelmiä. Tehtävälista osoittautui yllättäen ratkaisuksi kaikkiin työnteon haasteisiin. Tehtävälista mahdollisti nyt myös työssä suoriutumisen mittaamisen. ”Päivän tehtävien hoitamisesta tuli lähes peliä, kun haastoin itseäni käsittelemään lyhyessä ajassa mahdollisimman paljon pikkutehtäviä”, Hallivuori toteaa.
Tehtävälistan avulla Hallivuori palautti työn hallinnan itselleen. Tehtävien jakaminen pakollisiin rutiinitöihin ja mielenkiintoisiin mahdollisuuksiin selkeytyi. Tehokkuuden lisääminen rutiinitöissä vapauttaa aikaa itsensä kehittämiseen ja osaamisen syventämiseen.
Hallivuori on käyttänyt tehtävälistaansa vasta kahden kuukauden ajan, mutta tunnistaa jo työntekonsa muuttuneen täysin: ”En todellakaan halua palata entiseen. Otan nyt itse vastuun tehtävieni hoitamisesta ja pystyn perustelemaan valintani. Voin vihdoin luottaa siihen, että olen tehnyt oikeita asioita oikeaan aikaan. Paljon on vielä opittavaa, ja tästä on hyvä jatkaa.”
Miten tehtävälistaa käytetään?
Suuret kokonaisuudet on helppo paloitella tehtävälistalle. Tehtävälistaan kirjoitetaan työtehtävät käskymuodossa ja työvaihe kerrallaan:
- Valitse osallistujat kokoukseen
- Katso kalenterista kaikille sopiva ajankohta
- Kirjoita ja lähetä kokouskutsu
Jokainen vaihe on itsenäinen tehtävänsä. Työn voi helposti keskeyttää vaiheiden välissä. Aloittaminen on helppoa, kun listalta hoidetaan yksi tehtävä kerrallaan.
Tehtävälista auttaa työn suunnitteluun. Tehtävälistaa käytetään yhdessä kalenterin kanssa. Tuleville päiville ja viikoille valitaan ajankohtaiset tehtävät. Maanantaina on helppoa lähteä töihin, kun aamun palaveri on valmisteltu jo perjantaina.
Oman tehtävälistan tunteminen helpottaa kieltäytymistä.
Uudet kiireelliset tehtävät lisätään listalle tai niistä kieltäydytään. Uusia tehtäviä käsitellään vain, jos aiemmin työpäivään valitut tehtävät sallivat sen. Oman tehtävälistan tunteminen helpottaa kieltäytymistä. Kun tehtävästä kieltäytyy heti, ehtii joku toinen hoitaa tehtävän ajoissa.
Sähköisessä listassa tehtävien yhteyteen voi kirjoittaa muistiinpanoja. Jos työ täytyy hoitaa tiettyyn päivään mennessä, lisätään tehtävään muistutus.
Tehtävälista pidetään siistinä. Uusi käyttäjä unohtaa herkästi ylläpitää tehtävälistaa. Omaan kalenteriin kannattaa laittaa toistuva merkintä listan läpikäynnistä ja päivän suunnittelusta.
Jokainen tehtävälista on erilainen. Tärkeintä on löytää itselleen toimiva tapa listan käyttöön.
Lähteet:
Hallivuori, P. 2023. Tehtävälistasta itsevarmuutta työntekoon – oppimispäiväkirja työtapojeni kehittämisestä – Theseus, Turun ammattikorkeakoulun opinnäytetyö.
Kuva StockSnap Pixabaystä