• digitalisaatio
• taloushallinto
• toiminnanohjausjärjestelmät

Toiminnanohjausjärjestelmät (ERP-järjestelmät) ovat yhä keskeisemmässä roolissa yritysten pyrkiessä parantamaan kannattavuuttaan ja tehostamaan toimintaansa. Oikein valittu järjestelmä voi virtaviivaistaa prosesseja, vähentää virheitä ja tuottaa reaaliaikaista tietoa päätöksenteon tueksi. Tilitoimisto, joka haluaa siirtyä sähköiseen järjestelmään, kohtaa useita vaihtoehtoja valitessaan sopivimman ratkaisun. Tässä artikkelissa tarkastellaan toiminnanohjausjärjestelmän hankintaprosessia ja vertailuja eri vaihtoehtojen välillä, pohjaten opinnäytetyön johtopäätöksiin ja suosituksiin toimeksiantajana toimivan tilitoimiston tarpeet huomioiden.

Yritysten liiketoiminnan sähköistyminen on mahdollistanut uusien kehityspolkujen avaamisen, kun reaaliaikaiset tiedot ja raportointijärjestelmät tukevat päätöksentekoa. Toiminnanohjausjärjestelmät auttavat yrityksiä keräämään, hallitsemaan ja hyödyntämään liiketoimintadataa eri osa-alueilta. Opinnäytetyössä tarkasteltiin erilaisten toiminnanohjausjärjestelmien soveltuvuutta toimeksiantajana toimivalle tilitoimistolle, jonka nykyinen työajanseurantaprosessi perustuu paperisiin työaikaraportteihin. Tämä vanhanaikainen menetelmä on kuitenkin työläs ja altis virheille, joten tarpeet toiminnanohjausjärjestelmän hankintaan ovat ilmeiset. Toimeksiantaja halusi löytää järjestelmän, joka tukisi nykyisiä prosesseja ilman suuria muutoksia, ja erityisesti työaikakirjanpidon tulisi pysyä yhtä yksinkertaisena ja vaivattomana kuin paperikirjanpidossa.

Hankintaprosessi ja vaihtoehtojen vertailu

Toiminnanohjausjärjestelmän hankintaprosessi on monivaiheinen ja vaatii huolellista suunnittelua. Prosessi alkaa käyttäjien ja heidän tehtäviensä tunnistamisella, jotta voidaan tarkasti määritellä, missä järjestelmää tarvitaan. On ensiarvoisen tärkeää, että yritys arvioi tarpeensa ja nykyiset prosessinsa huolellisesti, jotta järjestelmävalinta osuu oikeaan ja sen käyttöönotto sujuu mutkattomasti. Lisäksi on pohdittava, kuinka järjestelmä tukee yrityksen erityispiirteitä ja alan toimintamalleja. Hinta on keskeinen tekijä hankinnassa, ja budjetin tarkka määrittäminen on ratkaisevaa, sillä eri järjestelmävaihtoehtojen hinnat vaihtelevat merkittävästi laajuuden ja räätälöinnin mukaan. Hankintaprosessissa on suositeltavaa hyödyntää asiantuntija-apua, jotta varmistetaan, että valittu järjestelmä täyttää yrityksen tarpeet ilman tarpeettomia lisätoimintoja.

Opinnäytetyössä tutustuttiin neljään eri järjestelmävaihtoehtoon:
– Koho Sales Oy
– JotBar Solutions
– Otta
– Itse rakennettu Excel-pohjainen ratkaisu

Esittelyjen ja vertailujen jälkeen JotBar- ja Koho-järjestelmät karsiutuivat, sillä ne eivät olleet yhteensopivia toimeksiantajan nykyisten työprosessien kanssa. Tämä korostaa, kuinka tärkeää on valita järjestelmä, joka tukee yrityksen toimintatapoja ilman suuria muutoksia työnkulkuun. Vaikka Excel-pohjainen ratkaisu olisi ollut edullisempi ja joustavampi, se ei kuitenkaan ollut sopiva vaihtoehto toimeksiantajalle, koska heillä ei ole resursseja ylläpitää taulukoita ja hallita niiden kehitystä.

Vaihtoehdoista parhaiten toimeksiantajan tarpeisiin sopi Otta-järjestelmä. Se täytti kaikki kriteerit, eikä sen käyttöönotto edellyttäisi suuria muutoksia tilitoimiston nykyisiin toimintatapoihin. Otta on joustava ja helppokäyttöinen järjestelmä, joka tukee yksinkertaista työaikakirjanpitoa ja muita keskeisiä prosesseja. Toimeksiantaja oli tyytyväinen esittelyihin, ja he kokivat ohjelman potentiaalin liiketoiminnan sujuvoittamisessa ja ajansäästössä.

Opinnäytetyön valmistuttua toimeksiantajalle annettiin mahdollisuus tutustua tarkemmin vertailtuihin järjestelmiin ja niiden toiminnallisuuksiin. Tavoitteena on käydä vielä keskusteluja valitun järjestelmän käytöstä ja tarvittavista käytännön järjestelyistä ennen käyttöönottoa. Tällä hetkellä on arvioitu, että järjestelmän käyttöönotto voisi tapahtua alkuvuodesta 2025, mikä mahdollistaa riittävän ajan järjestelmän koulutukselle ja käyttöönoton tukemiselle.

Lähde:

Susi, E. 2024. Toiminnanohjausjärjestelmävaihtoehtojen kartoitus ja analyysi Tilitoimisto X:lle – Theseus, Turun ammattikorkeakoulun opinnäytetyö.