Vaihto-omaisuuden hallinnalla tehokkuutta yritystoimintaan
Yritykset haluavat hyödyntää päätöksenteossaan yhä tarkempaa ja reaaliaikaisempaa dataa. Rakennusautomaatioalan yritykselle kehitetty Excel-pohjainen työkalu osoitti, että jo kevytkin digitaalinen työkalu parantaa vaihto-omaisuuden seurantaa, vähentää manuaalista työtä sekä tuottaa hyödyllistä dataa yrityksen päätöksenteon tueksi. Vaihto-omaisuuden hallinta on noussut keskeiseksi osaksi yritysten taloudellista ohjausta.
Varastonhallinnan puute näkyy yrityksen arjessa
Vaihto-omaisuus on yritykselle yksi suurimmista tase-eristä. Kun varaston arvoa ja sen rakennetta ei seurata, yritys ei pysty arvioimaan kuinka paljon pääomaa on kiinni vaihto-omaisuudessa. Tämä voi johtaa ylivarastointiin eivätkä hankinnat ole suunniteltuja. Ajantasainen seuranta ehkäisee myös toimitusongelmien syntymistä, kun yritys pystyy reagoimaan loppuviin tuotteisiin etukäteen.
Rakennusautomaatioalan yrityksessä varaston arvo määritettiin kerran vuodessa inventaarion yhteydessä ja reaaliaikaista tietoa ei ollut saatavilla yrityksen päätöksenteon tueksi, jolloin varastoon kertyi helposti osia, jotka jäivät sitomaan turhaan pääomaa. Inventaarion tekeminen vei paljon työtunteja ja kuormitti henkilöstöä merkittävästi.
Excel-työkalu loi kokonaiskuvan varastosta
Yrityksen tarpeisiin kehitetty Excel-työkalu luotiin tukemaan taloushallintoa sekä päivittäistä varaston seurantaa. Kehitetyn työkalun avulla yritys pystyy nyt tuottamaan itselleen dataa varaston kokonaistilanteesta ja käyttämään tietoa avukseen esimerkiksi päätöksenteossa sekä hankintojen suunnittelussa. Työkalun avulla yritys pystyy seuraamaan:
- nimikekohtaisia määriä sekä raja-arvoja
- toimittajien osuutta varaston arvosta
- loppuneita osia
- ajantasaisia inventaariolistoja
- varaston kokonaisarvoa
- tilauslistoja, jotka muodostuvat varastotilanteen mukaan
Työkalu tuottaa raportteja yrityksen käyttöön, jolloin vaihto-omaisuuden seuranta sekä siihen liittyvät raportit on helposti saatavilla. Reaaliaikainen näkymä parantaa päätöksenteon laatua ja raportit vähentävät työmäärää sekä parantavat tilinpäätöksen luotettavuutta.
Varastonhallinta osana yrityksen taloudellista ohjausta
Varaston arvo vaikuttaa suoraan yrityksen tulokseen sekä taseeseen. Kun varaston arvo muuttuu, se näkyy tilikauden kuluissa ja vaikuttaa kannattavuuteen. Se on siis tärkeä osa taloushallinnon kokonaisuutta. Työkalun avulla yritys pystyy:
- seuraamaan varaston arvoa tilikauden aikana
- tunnistamaan hitaasti liikkuvat tai vanhentuneet tuotteet
- suunnittelemaan hankintoja
- vähentämään pääoman sitoutumista
- tuottamaan tilinpäätöksen tarvitsemat tiedot ilman inventaariota
Kun vaihto-omaisuuden seuranta on läpinäkyvää, voi yritys tehdä tietoon perustuvia päätöksiä esimerkiksi investoinneista tai resurssien kohdentamisesta.
Excel-pohjainen työkalu tehostaa prosesseja
Laajat varastonhallintajärjestelmät voivat olla liian kalliita sekä raskaita. Excel-pohjainen ratkaisu on kevyempi vaihtoehto aloittaa vaihto-omaisuuden seuranta. Työkalu auttaa muuttamaan yrityskulttuuria sekä tuomaan vaihto-omaisuuden seurannan osaksi yrityksen muita toimintoja. Työkalun etuja ovat:
- helppo käyttöönotto
- muokattavuus
- matalat kustannukset
Työkalun avulla tiedot pysyvät ajantasaisina ja manuaalisen työn osuus vähenee, jolloin resursseja vapautuu muihin tehtäviin. Työkalun käyttöönoton jälkeen yritys pystyi tuottamaan itse vaihto-omaisuuden liittyvät raportit nopeasti ja helposti. Tilauslistojen muodostaminen helpottui ja varaston arvo on saatavissa myös tilikauden aikana. Lisäksi taloushallinnon työkuorma keveni, ja yritys sai käyttöönsä tietoa, jota se ei ole ennen pystynyt hyödyntämään. Työkalu toimii myös pohjana kehitystyölle. Yritys voi laajentaa tietopohjaa työkalussa tarpeidensa mukaan. Ratkaisu osoittaa, että varastonhallinnan kehittäminen ei vaadi välittömästi isoja investointeja, vaan yrityskulttuurin muuttamiseksi ja uusien toimintojen sisään ajamiseen riittää myös kevyempi ratkaisu, jonka pohjalta on helppo lähteä asteittain kehittämään seurantaa.
Kuten opinnäytetyö kertoo, niin usealta pienemmältä yritykseltä puuttuu toimiva varastonhallintajärjestelmä. Opinnäytetyössä luotiin tällaiselle yritykselle kevyt ratkaisu Excelin avulla, jonka jälkeen yrityksen on helpompi jatkaa varastonhallinnan kehittämistä, niin prosessien kuin järjestelmien osalta. Opinnäytetyö tuo selkeästi esiin, että tämä kehitetty ratkaisu on yritykselle tässä vaiheessa sopiva.
Lähde
Heinonen, J. 2026. Opinnäytetyö. (linkki Theseukseen tulossa)