Laadun merkitys kasvaa julkisissa hankinnoissa
Hankinnat voidaan jakaa karkeasti kahteen ryhmään, tavaroihin ja palveluihin. Tänä päivänä melkein kaikkea voi ostaa ja hankkia yrityksen tai organisaation tarpeisiin. Hankinnat ovat iso ja tärkeä osa yrityksen ja organisaation liiketoimintaa. Hankintojen merkitys on huomattava tuloslaskelmassa ja niihin panostamalla voidaan säästää isoja euromääriä ja tehdä paljon voittoa.
Hankintojen merkitys korostuu ehkä vieläkin enemmän julkisen hallinnon toiminnassa, koska kyseessä ovat julkiset varat. Julkiset hankinnat ovat myöskin usein suurennuslasin alla ja pääsevät lehtien otsikoihin, useimmiten epäonnistuessaan.
Palvelujen osuus hankintojen kokonaismäärästä on kasvanut huomattavasti. Ulkoistamisella pyritään saavuttamaan huomattavia säästöjä ja ajatellaan sen olevan kustannustehokasta. Yritykset ja organisaatiot voivatkin tänä päivänä ostaa melkein mitä tahansa. Hankintojen luokittelu tavaroihin ja palveluihin onkin välillä hankalaa. Usein tavarahankintakin sisältää jo itsessään palvelua. Jos hankitaan tietokoneita, niin usein niihin sisältyy asennus- ja koulutuspalvelua, tai jos hankitaan yritykselle tai organisaatiolle huonekaluja, niin siihen useimmiten sisältyy kuljetuspalvelua.
Julkinen hallinto kuten kaupungit, kunnat, seurakunnat ja hyvinvointialueet käyttävät ja ostavat paljon erilaisia palveluita. Suomessa julkisia hankintoja tehdään noin 47 miljardilla eurolla vuodessa. Hankintalain tarkoituksena on tehostaa julkisten varojen käyttöä ja parantaa yritysten kilpailukykyä. Näiden organisaatioiden toimintaa säätelevät EU:n ja Suomen lait erittäin vahvasti, onhan kyse julkisten varojen käytöstä. Julkisen hallinnon hankintojen vuosittainen euromäärä määrittelee, miten hankinnat on kilpailutettava ja miten niitä voidaan tehdä. Hankintalain säädöksiä on noudatettava ja kaikki julkiset hankinnat on tehtävä aina hankintalain henkeä noudattaen. Hankinnoissa pitää aina noudattaa avoimuuden ja syrjimättömyyden periaatteita, vaikka kyse olisi pienhankinnoista eli alle kansallisen kynnysarvon olevista hankinnoista. Julkisen hallinnon työtehtävissä on tunnettava hankintalakia hyvin ja seurattava siinä tapahtuvia muutoksia herkällä korvalla.
Suomessa julkisia hankintoja tehdään noin 47 miljardilla eurolla vuodessa.
Palvelun kilpailuttamisessa hankaluutta tuo se, miten vertailla palvelun laatua. Palveluhan ei välttämättä ole mitään konkreettista ja käsin kosketeltavaa, kuten tavara tai tuote. Palvelulle voi olla vaikea antaa laadullisia vaatimuksia ja vielä vaikeampaa on pisteyttää ja vertailla niitä. Hankinta-asiantuntijoiden ja käytännön kilpailutuksissa mukana olevien on hyvä tietää, miten varmistua vaaditusta palvelun laadusta. On hyvä tietää, mitä todistuksia esimerkiksi koulutuksesta ja osaamisesta voi pyytää palvelun toimittajalta. Laadun varmistamiseksi voidaan esimerkiksi tarvittaessa pyytää toimittajalta tietoja henkilöstöresursseista, organisaation prosessikuvausta tai jopa yrityksen taloudellisia tietoja. Tärkeää on kuitenkin muistaa noudattaa hankintalain henkeä sekä avoimuuden ja syrjimättömyyden periaatteita.
Julkisen hallinnon työtehtävissä on tunnettava hankintalakia hyvin ja seurattava siinä tapahtuvia muutoksia herkällä korvalla.
Usein palveluja kilpailutettaessa pyydetään referenssejä laadun varmistamiseksi. Referenssit voivat olla toimittajan aiempia asiakkaita ja asiakastarinoita viimeisen kolmen vuoden ajalta. Näissä on hyvä ottaa huomioon niin onnistuneet kuin epäonnistuneetkin asiakkuudet. Epäonnistumisista kertominen osoittaa toimittajan avoimuudesta ja rehellisyydestä. Se myös osoittaa palveluntuottajan muokkautumis- ja uusiutumiskykyä. On hyvä kuitenkin pitää mielessä, että uusikin yritys alalla voi olla yhtä hyvä, ellei parempikin palveluntuottaja, vaikkei sillä olisi ollut aiempia asiakkaita ja referenssejä.
Palveluja voidaan myös kilpailuttaa ja vertailla palvelujen lisäarvojen avulla. Jotkut yritykset voivat esimerkiksi luvata rahat takaisin -takuun, jos palvelu ei miellytä tai tyydytä asiakasta. Myös palvelulla on selvä imagoarvo. Imagoarvo voi myös olla negatiivinen. Palvelun lisäarvo voi olla yksinkertaisuudessaan myös nautinnollinen. Hankintayksikkö hyötyy, kun ei tarvitse tuottaa palvelua itse. Tällaisia palveluita voivat olla viestintä ja markkinointi. Sosiaalinen media voi olla monelle julkiselle organisaatiolle hankala pala purtavaksi ja sen hyödyntämisen ulkoistaminen voi olla erittäin kannattavaa ja kustannustehokasta.
Työ- ja elinkeinoministeriössä on vuonna 2022 alettu valmistella muutoksia hankintalakiin. Muutosten oli tarkoitus astua voimaan jo 1.1.2023, mutta hankintalain uudistuksen käsittelyaikataulusta tai varsinkaan sen voimaantulosta ei ole vielä toistaiseksi annettu tarkempia arvioita. Hankintalakiin suunnitellut muutokset koskisivat sekä kansalliset että EU:n kynnysarvot ylittäviä hankintoja ja tarkoituksena olisi edistää hankintojen laatua ja vastuullisuutta. Julkisissa hankinnoissa laadun merkitys korostuu tarjouksen valintaperusteena. Hankintoja tehtäessä usein hinta on se, mikä ratkaisee kilpailutuksen, mutta nyt halutaan tuoda selvemmin esiin kokonaistaloudelliset valintaperusteet ja huomioida erityisesti laadun merkitystä julkisissa hankinnoissa.
Lähteet:
Vainio, Elli 2023: Laadulliset vertailuperusteet julkisen hallinnon palveluhankinnoille. Opinnäytetyö. Turun ammattikorkeakoulu.