Toimittajasuhteiden hallinnalla tarkoitetaan kaikkea sellaista toimintaa, jonka avulla pystytään lisäämään toimittajasuhteen arvoa. Kuitenkin erityisesti pienyrityksissä toimittajasuhteiden hallinnan tärkeyteen ei osata kiinnittää riittävää huomiota ja toimittajasuhteiden kehittämiselle ja hankintaosaamiselle ei usein löydy riittäviä resursseja. Tämän vuoksi yritykset usein joutuvat vain tyytymään ensimmäiseen tarjolla olevaan toimittajaan, kun edellinen toimittajasuhde katkeaa tai muusta syystä uusi toimittaja joudutaan etsimään.

Lähes jokaisella yrityksellä on useita eri toimittajia, joilta tehtävät hankinnat voivat muodostaa hyvinkin suuren osan yrityksen liikevaihdosta. Hankittavat materiaalit tai palvelut voivat muodostaa jopa 80 prosentin osuuden yrityksen liikevaihdosta. Hankintojen merkityksen ollessa suuri, korostuu myös toimittajasuhteiden hallinta eli SRM (Supplier relationship management).

Opinnäytetyön tavoitteena oli saada hyvä kokonaiskuva siitä, kuinka aktiivisesti ja millä tavoin pienyritykset hallitsevat sekä kehittävät omia toimittajasuhteitaan. Kyselyyn vastanneiden yritysten välillä oli suuria eroja siinä, millä tavoin toimittajasuhteiden hallintaa ja toimittaja-arviointia toteutetaan, mutta suurimassa osassa yrityksistä toimittajasuhteiden hallinta on jäänyt hyvin vähälle huomiolle, eikä toimittajasuhteita aktiivisesti kehitä lähes millään tavoin. Useat yritykset kokivat eri osa-alueilla, ettei heidän yrityksellään ole aikaa, resursseja tai tarvetta toimille, joilla toimittajasuhteita voitaisiin kehittää.

Hyvät toimittajasuhteet tuovat merkittäviä hyötyjä yritykselle, mutta toimittajasuhteen kehittämiseksi tulee molempien osapuolien tehdä aktiivisesti töitä ja olla sitoutunut yhteiseen päämäärään. Ilman molemminpuolista sitoutumista ja aktiivista kehittämistyötä ei toimittajasuhde voi parantua merkittävästi ja saavuutta hyötyjä.

Hyvän toimittajasuhteen tuomia hyötyjä ostavalle yritykselle ovat muun muassa:

• tuotanto- ja ostokustannusten aleneminen
• riskitekijöiden väheneminen toimittajayhteistyön aikana
• luo kilpailuetua
• mahdollisuus erikoistua omaan osaamiseen, ja tehostaa omaa toimintaa.

Toimittajasuhteiden kehittäminen pienyrityksissä

Kyselytutkimuksen mukaan pienyritysten tulisi keskittyä erityisesti sopimusten hallintaan ja kilpailuttamiseen sekä tärkeimpien toimittajien mittaamiseen ja seuraamiseen. 

Kyselyyn vastanneista pienyrityksistä ainoastaan 15 prosenttia vastasi tekevänsä sopimukset kaikkien toimittajien kanssa kirjallisesti. Tämän lisäksi lähes puolet yrityksistä ilmoitti kirjaavansa tehtyihin sopimuksiin ainoastaan sovitun hinnan, ja muut asiat sovitaan tarpeen tai tilanteen niin vaatiessa. Ensimmäisenä pienyrityksissä kannattaisi siis käydä läpi omat sopimukset, ja ennen kaikkea tehdä ne kirjallisena. Sopimuksissa tulisi kiinnittää huomiota etenkin myyjän ja ostajan velvoitteisiin, mahdollisiin hyvityksiin sekä toimitusehtoihin. Mikäli sopimusta ei ole tehtynä kirjallisesti tai sopimusehdoista ei ole ollut puhetta on virheiden sattuessa hyvin vaikea löytää molempia miellyttäviä ja reiluja sopimistapoja jälkikäteen.

Lisäksi kyselytutkimukseen vastanneista yrityksistä ainoastaan kaksi kertoi merkitsevänsä ylös säännöllisesti toimittajia koskevat puutteet ja virheet. Puutteiden listaaminen olisi kuitenkin erityisen hyvä ja helppo tapa mitata toimittajan suoriutumista ja laatua. Mikäli puutteita ei kirjaa, jää varmasti suuri osa niistä raportoimatta toimittajalle ja ostajan on vaikea jälkikäteen kertoa toimittajalle heidän suoriutumisestaan sekä mitata heidän toimintaansa. Näin ollen mittaaminen ei ole riittävää, eikä se tuo ostavalle yritykselle hyötyjä tai mahdollisuuksia parantaa toimittajasuhdetta maksimaalisesti. Myös muita mittareita voisi hyödyntää, toimittajasuhteen luonteesta riippuen. Mitattavia asioita voivat olla esimerkiksi toimitusten oikea-aikaisuus, toimittajien yhteistyökyky tai toimittajien halukkuus edistää uusia innovaatioita yhdessä ostajan kanssa.

Näihin molempiin, sekä moniin muihin toimittajasuhteen hallintakeinoihin, kannattaisi pienyrityksissä perehtyä ja ottaa mukaan omaan päivittäiseen toimintaan, jotta toimittajasuhteita pystyttäisiin mahdollisimman tehokkaasti hyödyntämään ja saavuttamaan sen tuomia etuja.

Lähde: V. Gustafsson. 2024. Toimittajasuhteiden hallinnan tila ja kehittäminen pienyrityksissä. Turku: Turun ammattikorkeakoulu. Viitattu 6.5.2024. https://www.theseus.fi/handle/10024/852923