Sisäisen viestinnän kehittäminen hankinnoissa – Case Vantaan Energia Oy
Sisäisen viestinnän vaikutus yrityksen hankinnoissa esiintyy monitasoisesti ja sitä on suunnitelmallisesti seurattava sekä kehitettävä. Opinnäytetyössä selvitetään Vantaan Energia Oy:n sisäisen viestinnän nykytilaa hankinnoissa varastohenkilökunnan ja toimeksiantajien välillä ja pohditaan, miten viestintää tulisi kehittää yhteistyössä osapuolten kesken erilaisten kehityskohtien ilmetessä.
Opinnäytetyö perustuu Vantaan Energia Oy:n sisäiseen viestintään hankinnoissa ja siinä keskitytään varastohenkilökunnan ja toimeksiantajien väliseen kommunikointiin hankkiessa toiminnalle tarpeellisia tuotteita. Toimeksiantajilla tarkoitetaan yrityksen muuta henkilökuntaa, joka tarvitsee hankittavia tuotteita työssään. Opinnäytetyö koetaan tarpeelliseksi, sillä varastohenkilökunnan ja toimeksiantajien kommunikoinnissa on havaittu ongelmia, joita tulisi selvittää.
Opinnäytetyössä selvitetään, miten varastohenkilökunta ja toimeksiantajat kokevat yhteistyönsä viestinnässä hankkiessa tuotteita. Tutkimusmateriaalit koostuvat toimeksiantajille ja varastohenkilökunnalle luoduista kyselyistä. Varastohenkilökuntaa on myös haastateltu asetettujen kyselyiden vastausten perusteella. Haastatteluiden tavoitteena on syventyä vastausten aiheellisuuteen ja mahdollisiin kehityskohtiin.
Kyselyiden ja haastatteluiden sisältö
Kyselyissä esiintyi toimeksiantajien ja varastohenkilökunnan yhteistyöhön liittyviä kysymyksiä kuten:
- Miten kommunikaatio varastohenkilökunnan/toimeksiantajan kanssa tapahtuu?
- Millaisia tietoja saat/annat hankintaan liittyen?
- Saatko/annatko ilmoituksia hankinnan aikana tapahtuvista muutoksista?
- Mikä olisi ideaali tapa toimia varastohenkilökunnan/toimeksiantajan kanssa kun tilataan tuotteita?
- Minkä tyyppisissä hankinnoissa on esiintynyt haasteita/epäselvyyksiä?
Haastatteluissa esitettiin varastohenkilökunnalle kysymyksiä kyselyistä ilmenevistä vastauksista kuten:
- Mikä olisi paras tapa toimia normaalien- ja kiiretilausten suhteen?
- Miten haasteita on käsitelty ja miten niistä on keskusteltu toimeksiantajan kanssa?
- Miten erilliset sähköpostiosoitteet vaikuttavat tilaustyöhön ja tulisiko tilausten tulla yhteiseen osoitteeseen?
Kyselyissä ja haastatteluissa selvitettiin moniin muihinkin kysymyksiin vastauksia. Kyselyiden ja haastatteluiden avulla saatiin selville yrityksen sisäisen viestinnän nykytila hankinnoissa ja mitä kehitettävää varastohenkilökunnan ja toimeksiantajan yhteistyössä olisi.
Tutkimusmateriaalien analysointi
Kyselyiden ja haastatteluiden analysoinnissa selviää sisäisen viestinnän nykytila hankinnoissa varastohenkilökunnan ja toimeksiantajien välillä. Toimeksiantajat kokevat viestinnän varastohenkilökunnan kanssa olevan hyvällä tasolla. Toimeksiantajat mainitsevat yleisesti vastauksissaan saavansa tarpeelliset tiedot hankinnan tilasta ”Aina” ja ”Lähes aina” koko hankintatoimen aikana. Puutteita toimeksiantajat kertoivat varastohenkilökunnan toimissa olevan muun muassa tilanteissa, joissa satunnaisesti unohtuu tilata ”merkityksettömiä” tuotteita tai hankintaan liittyviä tietoja unohdetaan ilmoittaa toimeksiantajalle.
Varastohenkilökunnan kyselyn analysoinnissa selviää, miten varastohenkilökunta kokee informaation kulun ja sen laajuuden puutteelliseksi, kun toimeksiantajat ilmoittavat tarvittavista hankinnoista. Varastohenkilökunta kokee puutteelliseksi toimeksiantajien ilmoittamat tiedot hankintojen osalta lähtötiedoissa ja aikataulussa. Varastohenkilökunnalta kyselyssä kysyttiin, kuinka usein he saavat tarpeeksi lähtötietoja ja kuinka usein he saavat tiedon toimeksiantajalta, milloin tuotteen tulisi olla käytettävissä. Molempiin kysymyksiin varastohenkilökunnan jäsenet olivat vastanneet ”Lähes aina” ja ”Joskus”. Muita ongelmia ilmeni siinä, miten toimeksiantaja ilmoittaa tarvittavista hankinnoista varastohenkilökunnalle, kuten mikäli toimeksiantaja informoi vain toista varastohenkilökunnan jäsentä tarvittavasta hankinnasta.
Varastohenkilökunnan haastattelun analyysissä perehdyttiin molempien kyselyiden vastauksiin. Haastatteluissa ilmeni, että kaikissa tilauksissa toimeksiantajan tulisi ilmoittaa tarvittavista hankinnoista sähköisesti varastohenkilökunnalle, oli kyse kiiretilauksesta tai ei. Lähtötietojen ilmoittamisesta varastohenkilökunta kokee saavansa puutteellisesti tarvittavia tietoja hankinnasta, mikä aiheuttaa paljon niin sanottua ylimääräistä työtä. Vastaavavanlainen tilanne on hankittavan tuotteen saatavilla olon aikataulussa, josta varastohenkilökunnan yleensä pitää itse kysyä, milloin tuotteen tulee olla saatavilla toimeksiantajalla.
Haasteiden ja ongelmien ilmetessä hankinnan aikana varastohenkilökunta kertoo toimivansa yhteistyössä toimeksiantajan kanssa ja tämän toiveiden mukaisesti. Haastatteluissa käsiteltiin myös liitteiden lisäämistä ostotilaukseen, sen vaikutuksia, omien sähköpostien vaikutusta tilaustyöhön sekä varastohenkilökunnan yhteisen sähköpostin tarpeellisuutta hankinta-ilmoituksia varten.. Liitteiden lisäämisen ostotilaukselle varastohenkilökunta kokee tarpeelliseksi, sillä tämän avulla kuka tahansa voi tehdä tarvittavasta tuotteesta hankinnan. Omien sähköpostien osalta varastohenkilökunta kokee ongelmalliseksi sen, että toimeksiantajat ilmoittavat vain toiselle tarvittavista hankinnoista, jolloin toinen varastohenkilökunnan jäsenistä ei tiedä mitään aiheesta. Tämän takia yhteinen sähköposti voisi poistaa kyseisen ongelman, ja jatkossa molemmat olisivat tietoisia kaikista tarvittavista hankinnoista, vaikka toinen olisi poissa töistä.
Sisäisen viestinnän vaikutus hankintojen onnistumiseen määritellään sitä tekevien toimesta. Opinnäytetyön toimeksiantajan mukaan Vantaan Energia Oy:ssä on otettu käyttöön opinnäytetyössä ilmenevät kehitysideat, kuten yhteinen sähköposti varastohenkilökunnalle ja päivitetty toimintamalli tilauspyyntöjen ilmoittamisesta varastohenkilökunnalle. Hankintojen sujuvuuden kannalta vanhoja toimintamalleja uudistettaessa on erityisen tärkeää korostaa, että hankintaketjun osapuolet tunnistavat oman roolinsa hankinnoissa ja toimivat kyseisen roolin mukaisesti.
Lähde:
Nieminen, M. 2024. Yrityksen sisäisen viestinnän kehittäminen hankinnoissa – Case Vantaan Energia Oy. Turku: Turun ammattikorkeakoulu. Viitattu 22.11.2024. https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2024111127888