Uusi perehdytysopas parantaa tehokkuutta ja laatua palveluvarastossa
Opinnäytetyössä kehitettiin palveluvarastoon uusi perehdytysopas, jonka tavoitteena oli parantaa tehokkuutta, perehdytyksen laatua sekä opettaa palveluvarastossa käytettävien sovellusten käyttöä ja näin lyhentää perehdytykseen käytettävää aikaa. Palveluvaraston toiminnan tehokkuus ja laadun kehittäminen olivat keskeisiä tekijöitä perehdytysoppaan luomisessa. Yleisesti perehdytyksen laadulla oli merkittävä vaikutus uusien työntekijöiden sopeutumiseen ja työvaiheiden oppimiseen.
Nykyinen perehdytysmalli oli hajanaista, ja se riippui liiaksi yksittäisten työntekijöiden osaamisesta ja käytettävissä olevasta ajasta. Tämä johti tilanteisiin, joissa uudet työntekijät eivät saaneet riittävää perehdytystä. Lisäksi perehdytysprosessin vaihtelevuus vaikutti negatiivisesti työntekijöiden kokemukseen palveluvaraston työstä. Oppaan rakennetta ja sisältöä paranneltiin palautekyselyllä, jossa työntekijät saivat antaa palautetta ja kertoa mielipiteitään, mitä oppaasta tulisi löytyä. Palautetta kerättiin logistiikan puolen esihenkilöiltä ja vanhoilta palveluvaraston työntekijöiltä. Näin luotiin selkeä, käytännönläheinen ja helposti ymmärrettävä perehdytysopas, joka toimii apuvälineenä sekä uusille, että vanhoille työntekijöille. Oppaaseen sisällytettiin yleiset palveluvaraston tehtävät, yhteiset tavoitteet, rutiinit, työvaiheiden kuvaukset ja työturvallisuuden perusperiaatteet, kuten lavojen oikeaoppinen nostaminen ja sitominen.
Tulokset
Tulokset osoittivat, että uusi perehdytysopas paransi perehdytyksen laatua merkittävästi. Työntekijät kokivat, että opas tarjosi selkeän ja systemaattisen käsityksen työtehtävistä, mikä vähentäisi aloitusvaiheen epävarmuutta. Lisäksi oppaan avulla perehdyttäjät pystyivät jäsentämään perehdytyksen paremmin ja keskittymään kriittisiin osa-alueisiin, kuten sovellusten yksityiskohtiin ja näiden sovellusten käyttämisen tulokset parani huomattavasti. Opas toi myös kustannussäästöä yritykselle, koska perehdyttävän työpanos vapautui nopeammin muihin tehtäviin ja opas luotiin työajan ulkopuolella ilman, että se haittaisi töiden tekoa. Oppaasta havaittiin myös työntekijöiden tyytyväisyyden kasvua.
Perehdytysopas toi varmuutta ja selkeyttä työntekijöille. Oppaan todettiin vähentävän perehdytykseen käytettävää aikaa sekä uusilta työntekijöiltä, että perehdyttäjiltä. Opinnäytetyön tulokset osoittivat, että hyvin suunniteltu perehdytysopas oli ratkaiseva tekijä työntekijöiden laadukkaassa perehdytyksessä. Se ei ainoastaan parantanut työtehtävien omaksumista, vaan myös edisti työntekijöiden tyytyväisyyttä ja itsevarmuutta. Palveluvaraston perehdytysoppaan käyttöönotto ja positiivinen vastaanotto toimivat esimerkkinä siitä, kuinka harkituilla muutoksilla voitiin saavuttaa merkittäviä parannuksia yrityksen toiminnassa.
Perehdytysoppaan kehittäminen muutosten ilmetessä oli myös osana tavoitteita. Tuloksena päädyttiin siihen, että muutosten ilmetessä opasta päivitettäisiin, jotta se pysyisi aina ajan tasalla yrityksen toiminnasta. Oppaasta kehitettiin myös paperinen versio, joka mahdollistaisi perehdytysmateriaalin löytymisen helposti ja se olisi aina helposti saatavilla. Tämä paransi oppaan saatavuutta ja lisäsi joustavuutta, koska paperista versiota pystyi helposti kantamaan mukana.
Sisältö
Perehdyttäjät kokivat, että oppaan sisällön ansiosta heidän työnsä helpottui, sillä kirjallinen materiaali täydensi heidän suullista opastustaan. Perehdytysoppaassa korostettiin yksinkertaisuutta ja asiat kerrottiin selkeästi, joten asiat olivat helpommin ymmärrettävissä. Tämä auttoi erityisesti niitä, jotka eivät olleet aiemmin työskennelleet palveluvarastossa.
Oppaaseen sisällytettyjen konkreettisten esimerkkien, kuvien ja muiden ohjeiden ansiosta perehdytettävät pystyivät ymmärtämään helpommin työvaiheiden kulkua ja soveltamaan oppimaansa nopeasti käytäntöön. Kuvien ansiosta myös kirjoitetun tekstin ymmärtäminen oli helpompaa.
Yhteenveto
Palveluvaraston toiminta oli kriittinen osa yrityksen logistiikka osastoa, ja tehokkaasti toimiva perehdytysprosessi voi ratkaista paljon työn sujuvuuden ja työntekijöiden asenteen osalta. Opinnäytetyöstä kehitettiin perehdytysopas, joka ei vain lyhentäisi perehdytykseen käytettävää aikaa, vaan myös parantaisi töiden laatua, tukisi työntekijöiden osaamisen kehittymistä ja edistäisi positiivista työilmapiiriä.
Tulokset olivat hyviä ja perehdytyksen laatu kasvatettiin nopeasti haluttuun pisteeseen. Oppaasta saatiin yritykselle hyötyjä kehittämällä työn laatua kuvallisen ja tarkasti kerrotun oppaan avulla. Hyötyjä saatiin myös ajallisesti, koska säästettiin perehdyttävän sekä perehdytettävän työajasta. Oppaasta saatiin myös rahallisesti hyötyjä ja yrityksen perehdytyksen hyödyt paranivat merkittävästi, ja oppaan päivitys olikin jatkon kannalta välttämätöntä.
Lähde:
Jalava, J. 2024. Palveluvaraston uuden työntekijän perehdytysopas – Theseus, Turun ammattikorkeakoulun opinnäytetyö.
Artikkelin kansikuva: Unsplash. https://unsplash.com/photos/a-forklift-parked-inside-of-a-warehouse-_FF8CJbcios