Organisaatiomuutos haastaa koko työyhteisön pitkäksi ajaksi. Muutoksen valmistelu käynnistää huhut, muutoksen toteutus kohtaa yleensä vaihtelevan vastaanoton ja muutoksen jälkeen jälkiviisaus on voimissaan. Silti muutoksessakin voi onnistua ja usein onnistutaan.

Ihmisellä on luonnostaan halu turvautua vanhaan ja epäillä uutta. Tämä perustunee sisäsyntyiseen turvallisuuden tunteen hakemiseen. Maailma kuitenkin muuttuu ja on aina muuttunut. Tämän päivän ihmisillä muuttumisen vauhti ei ainakaan erityisen hidasta ole.

Turun ammattikorkeakoulun opinnäytetyössä (YAMK) ”Työntekijän osallistaminen osana sosiaalisesti vastuullista johtamista – ROVA2030-hankkeen kokemuksia” tarkasteltiin sekä johtajien osallistamista että työntekijöiden osallistumista.

Organisaatiomuutosta lähestytään usein edelleen – hieman kärjistäen – seuraavalla tavalla: pomot kertovat mitä tapahtuu ja milloin tapahtuu ja työntekijöille jää vastarannan kiisken rooli. ”Ihan sama mitä sanon, tämä on jo päätetty.”

Parhaimmillaan muutos työyhteisössä voi olla hieno yhteinen matka kohti uutta ja parempaa organisaatiota kaikkien näkökulmasta. Tämä edellyttää hyvää ja rehellistä tiedonjakoa johtajilta, tämä edellyttää työntekijöiltä avointa ja luottavaista mieltä ja tämä edellyttää yleensä tarpeeksi aikaa sopeutumiseen.

Organisaatiokansalaisuustaidot ovat taitoja, joista työelämässämme voitaisiin puhua paljon enemmän. Muutoksen keskellä olevan organisaation jokainen jäsen on muutoksen keskellä, myös muutosta ajavat johtajat. Joskus jopa vasten omaa tahtoaan. Hekin saattavat olla epätietoisia lopputuloksesta, he saattavat olla väsyneitä muutokseen ja he saattavat kokea koko prosessin negatiivisena. Silti heiltä odotetaan muutoksissa paljon. Kuten Pirttilä ym. (2019) toteavat, niin muutoksissa johtajilta vaaditaan erityisesti kykyä motivoida. Negatiiviset tai negatiivisilta tuntuvat asiat ovat haasteellisia johtaa. Ylipäätään aina organisaation muuttuvissa tilanteissa motivaatio ja työtyytyväisyys ovat selkeästi muutostilanteessa. (Ollila ym., 2018)

Laadukas sisäinen viestintä ratkaisevassa asemassa

Collin ja Lemmetty (2019) korostavat viestinnän merkitystä muutoksissa. Tavalla tai toisella tulisi pyrkiä saamaan kaikki työyhteisön jäsenet edes jollakin tapaa osallistumaan muutoksen läpiviemiseen. Nykypäivänä työyhteisö voi olla fyysisesti laajasti hajautunut ja se lisää entisestään haastetta pitää kaikki mukana ja osallisina muutoksessa. Avoin ja rehellinen viestintä tuo turvallisuuden tunnetta sekä halun ja tunteen yhdessä selviämisestä. Sekä virallisia että epävirallisia tapaamisia tarvitaan organisaatiomuutoksen keskellä paljon. Yhteiselle työkulttuurin rakentumiselle tarvitaan paljon aikaa.

On varmasti tapauskohtaisesti tarkkaan harkittava, toimiiko muutoksiin osallistamisessa johtajana parhaiten ulkopuolinen konsultti vai organisaation oma henkilö. Talon sisällä tieto on parhaiten tietenkin läsnä, mutta asian negatiivinen henkilöitymisen vaara on aina olemassa.

                          Huoneentaulut osallistamiseen ja osallistumiseen

Seuraavat kohdat johtajalle ja toisaalta työntekijälle nousivat opinnäytetyössä keskeisiksi arvoiksi muutosprosessia johdettaessa ja siihen osallistumisessa.

Muutoksen osallistamisen 4 kulmakiveä johtajalle

1. Kerro

Kerro tarpeeksi ja toista asiat tarpeeksi monta kertaa, jotta kaikki ehtivät ne sisäistämään.

• Ole avoin

Työntekijöitä ei tule aliarvioida. Kerro rehellisesti tilanne.

• Motivoi

Pyri saamaan tunne, että me selviämme tästä yhdessä.

• Kannusta

Tue työntekijöitä muutoksen keskellä, joka varmasti jännittää ja epäilyttää jokaista.

Muutoksen osallistumisen 4 kulmakiveä työntekijälle

1. Ole aktiivinen

Älä vain odota ja oleta, että kaikki tuodaan sinulle valmiina. Kuuntele informaatiot, lue tiedotteet, ota selvää ja pyri muodostamaan kokonaiskuva.

• Suhtaudu tulevaan uteliaana

Muutokset avaavat aina myös uusia ovia.

• Myös johtajat ovat muutoksen keskellä

Pomot eivät ole työntekijöiden vihollisia – muutoksessakaan.

• Muutos ei ole sinua vastaan

Organisaation muutos tehdään siksi, että pyritään kehittämään ja parantamaan jotakin.

Opinnäytetyö toi esiin sen, kuinka muutostilanteissa vastuu on organisaation kaikilla jäsenillä. Se ei ole pelkästään johtajien tehtävä, vaan se edellyttää myös työntekijöiltä aktiivista roolia. Johto voi tukea, kannustaa ja tiedottaa sekä osallistaa, mutta osallistuminen vaatii työntekijöiltä myönteistä asennetta, uteliaisuutta sekä pyrkimystä laaja-alaiseen näkemykseen.

Lähteet

Collin, K., & Lemmetty, S. (2019). Siedätystä johtamisallergiaan!: Vastuullinen johtajuus itseohjautuvuuden ja luovuuden tukena työelämässä. Edita.

Ollila, S., Raisio, H., Vartiainen, P., Lindell, J., Pernaa, H., & Niemi, T. (2018). Organisaatio muutoksen pyörteissä – hajautuksessa asiantuntijoiden osaaminen esiin. Työelämän tutkimus = Arbetslivsforskning, 236-250.

Pirttilä, M., Hiltunen, K., Huhtala, M., & Feldt, T. (2019). Mikä johtamisessa huolestuttaa?: Johtajien kokemuksia fokusryhmäkeskusteluissa. Työelämän tutkimus, 17(1), 39.

Satomaa, T. (2025). Työntekijän osallistaminen osana sosiaalisesti vastuullista johtamista: ROVA2030-hankkeen kokemuksia.