Useamman organisaation palkkaprosessien yhtenäistäminen – onko se mahdollista?
Hyvinvointialueiden määrästä ja mahdollisista yhdistämisistä on keskusteltu julkisuudessa useaan otteeseen (Yle, 2025). Entä jos hyvinvointialueita olisi tulevaisuudessa vähemmän ja alueita yhdistettäisiin? Miten palkkaprosesseja voitaisiin yhtenäistää ja samalla varmistaa sujuva palkanmaksu?
Palkanmaksu on yksi organisaation tärkeimpiä toimintoja. Työntekijän on voitava luottaa siihen, että palkka maksetaan ajallaan ja oikein. Virheet palkanmaksussa voivat aiheuttaa ylimääräistä selvittelyä ja heikentää työntekijän luottamusta työnantajaan. Palkkahallinnossa tapahtuu parhaillaan paljon muutoksia. EU:n palkka-avoimuusdirektiivi sekä kuntien ja hyvinvointialueiden palkkausjärjestelmien uudistukset lisäävät tarvetta tarkastella palkkatietojen oikeellisuutta ja toimintatapoja. Muutosten keskellä selkeiden ja toimivien palkkaprosessien merkitys korostuu.
Kolme hyvinvointialuetta ja kolme erilaista toimintatapaa
YAMK-opinnäytetyössäni tutkin Varsinais-Suomen, Satakunnan ja Pohjanmaan hyvinvointialueiden palkkaprosesseja. Halusin selvittää, millaisia eroja ja yhtäläisyyksiä toimintatavoissa on ja voisiko niiden pohjalta muodostaa yhteisen toimintamallin.
Tutkimuksessa selvisi, että alueilla on erilaisia käytäntöjä, vaikka niiden toimintaa ohjaavat pitkälti samat lait sekä työ- ja virkaehtosopimukset. Yhdellä alueella palkanlaskenta on ulkoistettu, kun taas kahdella muulla se tuotetaan omana toimintana. Eroja löytyi myös vastuunjaosta, työsopimusten tarkistuskäytännöistä ja tarkistusten laajuudesta sekä sähköisen allekirjoituksen ja arkistoinnin käytöstä.
Virheiden ehkäiseminen on tärkeää
Yksi tutkimuksessa esiin noussut havainto oli, että palkkahallinnon ongelmat voivat saada alkunsa jo ennen varsinaista palkanlaskentaa. Esimerkiksi puutteelliset palvelussuhdetiedot, virheelliset palkkatiedot tai epäselvät vastuut voivat johtaa siihen, että tietoja joudutaan selvittämään ja korjaamaan jälkikäteen.
Palkkaprosessin kehittämisessä tulisi kiinnittää huomiota erityisesti tietojen oikeellisuuteen, selkeään vastuunjakoon ja henkilöstön osaamiseen. Digitalisaatio ja automaatio voivat vähentää manuaalista työtä, mutta pelkät järjestelmäratkaisut eivät ratkaise ongelmia, jos toimintatavat ja vastuut ovat epäselviä.
Voiko kolme organisaatiota käyttää samaa prosessia?
Tutkimukseni perusteella yhteisen toimintamallin muodostaminen on mahdollista, mutta kaikkia prosessin osia ei välttämättä ole tarkoituksenmukaista yhtenäistää. Tärkeintä on sopia yhteisistä periaatteista ja vastuista sekä huomioida organisaatioiden erilaiset tarpeet.
Laatimani kehittämisehdotus perustuu juuri tähän ajatukseen. Yhteisessä toimintamallissa työsopimusten laatiminen perustuisi yhtenäisiin periaatteisiin ja selkeään vastuunjakoon. Pakollisten tietokenttien ja järjestelmän ohjaavien toimintojen avulla voitaisiin ehkäistä puutteellisten tietojen syntymistä jo prosessin alkuvaiheessa. Tarkistusten laajuudessa voitaisiin kuitenkin huomioida organisaatioiden erilaiset tarpeet ja toimintatavat.
Yhteistyöstä hyötyä kaikille
Hyvinvointialueiden välinen yhteistyö voisi tuoda myös muita hyötyjä. Sen sijaan, että jokainen alue kehittäisi erikseen ratkaisuja samoihin ongelmiin, voitaisiin toimivia käytäntöjä ja ohjeita kehittää yhdessä. Näin säästettäisiin aikaa ja voitaisiin hyödyntää eri organisaatioiden osaamista. Yhteiset toimintatavat voisivat tulevaisuudessa mahdollistaa myös henkilöstöresurssien joustavamman hyödyntämisen esimerkiksi loma-aikoina. Henkilöstölle voisi samalla avautua mahdollisuuksia tutustua toisen hyvinvointialueen toimintaan ja oppia uusia toimintatapoja. Tämä edellyttäisi kuitenkin yhteisiä käytäntöjä ja riittävää perehdytystä.
Opinnäytetyöni taustalla oleva järjestelmäuudistus tarjoaa mahdollisuuden kehittää toimintatapoja yhdessä. Yhteiset järjestelmät voivat helpottaa yhteistyötä, mutta yhteiset prosessit eivät synny pelkällä järjestelmävaihdoksella. Kehittämisehdotusta ei vielä testattu käytännössä, joten sen toimivuutta on arvioitava jatkossa.
Hyvinvointialueiden tulevaisuudesta ei vielä tiedetä, mutta yhteisiä toimintatapoja voidaan kehittää jo nyt. Organisaatioita ei siis tarvitse yhdistää, jotta yhteistyötä voitaisiin lisätä. Opinnäytetyöni on yksi askel kohti yhtenäisempiä palkkaprosesseja, palapelin pala kerrallaan.
Lähteet
Söderström, E. 2026. Palkkaprosessien harmonisointi Länsi-Suomen yhteistyöalueella – Kohti yhtenäistä palkkaprosessia. Opinnäytetyö. Turun ammattikorkeakoulu.
Yle. (2025, 10. joulukuuta). 6–11 hyvinvointialuetta riittäisi sote-palvelujen toteuttamiseen, todetaan uudessa raportissa. https://yle.fi/a/74-20197463
Artikkelikuva: Pixabay.com