Henkilöstötiedolla johtaminen – avain riittävän ja osaavan henkilöstön varmistamiseen kotihoidossa
Ikääntyneen väestön määrän kasvu suhteessa työikäisiin haastaa kotihoidon miettimään ratkaisuja henkilöstöresurssien riittävyyden turvaamiseksi. Käytettävissä olevat resurssit on pystyttävä kohdentamaan oikein ja tämän tueksi tarvitaan tietoa. Henkilöstötiedolla johtaminen on yksi keino vastata haasteeseen.
YAMK-opinnäytetyössä selvitettiin henkilöstötiedolla johtamisen nyky- ja tavoitetilaa Keski-Uudenmaan hyvinvointialueen kotihoidossa, sekä kehitettiin toimintamalli henkilöstötiedolla johtamiseen. Toimintamalliin koostettujen tunnuslukujen seuranta antaa esihenkilöille arvokasta tietoa henkilöstön riittävyydestä, työntekijöiden hyvinvoinnista ja hoitotyön laadusta. Vaikka lopullisten tunnuslukujen valinta tulee tehdä aina organisaation tavoitteisiin peilaten, voi toimintamallia hyödyntää myös muissa kotihoidon organisaatioissa.
Manuaalinen tiedonkeruu henkilöstötiedolla johtamisen haasteena
Tiedolla johtamisen trendi näkyy kotihoidon lähiesihenkilön työssä, sillä kerättäviä ja seurattavia tunnuslukuja on paljon. Henkilöstötiedolla johtaminen on haastavaa, sillä nykyiset järjestelmät eivät vielä mahdollista tietojen yhdistelyä ja sujuvaa raportointia, jolloin manuaalista tiedonkeruuta ja siirtelyä järjestelmistä taulukoihin on runsaasti. Tämä aiheuttaa haasteen tietojen ajantasaisuudelle, luotettavuudelle ja hyödynnettävyydelle. Panostaminen automatiikkaan sekä tehokkaisiin, integroituihin tietojärjestelmiin säästäisi todennäköisesti aikaa ja resursseja, samalla parantaen tiedon tarkkuutta ja luotettavuutta.
Henkilöstötunnuslukuja neljästä eri kategoriasta
Erilaisia suoraan tai välillisesti henkilöstöön liittyviä tunnuslukuja on valtava määrä, josta organisaation on valittava strategian ja tavoitteiden perusteella sopivimmat. Henkilöstötiedolla johtamisen toimintamallissa tunnuslukujen valinta on tehty korostaen tiedon hyödynnettävyyttä lähiesihenkilötyön näkökulmasta. Henkilöstötunnusluvut on jaoteltu toimintamallissa neljään kategoriaan:
- henkilöstörakenne
- työhyvinvointi
- laatu
- henkilöstötarve
Henkilöstörakenteen seuranta on yksi esihenkilötyön perustehtävistä sekä talouden seurannan että asiakastyön laadun turvaamisen näkökulmasta. Seurattavia tunnuslukuja ovat työsuhteessa olevien työntekijöiden määrä nimekekohtaisesti sekä ostopalvelutyöntekijöiden määrä. Näiden tunnuslukujen lisäksi toimintamalliin valikoitui organisaation oman sijaisvälityksen kautta täytettyjen työvuorojen määrän ja kehityksen seuranta. Tällä on vaikutusta muun muassa työvuorosuunnitteluun, kun pystytään tilastoihin peilaten ennakoimaan sijaisvälityksen kautta todennäköisesti täyttyvien työvuorojen määrää eri viikonpäivinä.
Työhyvinvoinnin mittareiden seuranta on tärkeää organisaation veto- ja pitovoiman kannalta, sekä työntekijöiden työhyvinvoinnin ja työkyvyn varmistamisen näkökulmasta. Työhyvinvoinnin osalta seurattavia tunnuslukuja työhyvinvointikyselyiden tulosten lisäksi ovat sairaspoissaolot, työturvallisuustapahtumat ja työntekijöiden vaihtuvuus. Toimintamalliin valittiin myös kehityskeskustelujen toteutumisen seuranta, sillä työntekijöiden suuren määrän takia kehityskeskustelujen toteuttaminen ajallaan voi olla haastavaa. Kehityskeskustelut koetaan arvokkaina työntekijän ja esihenkilön välisinä kohtaamisina.
Laadukkaiden palveluiden tuottaminen asiakkaille on yksi kotihoidon merkittävimpiä tavoitteita. Toimintamalliin valitut välilliset henkilöstötunnusluvut, kuten asiakaskäyntien keskimääräinen pituus, asiakkaalla vaihtuvien hoitajien määrä, sekä suunniteltujen ja toteutuneiden asiakastyötuntien suhde kertovat kotihoidon henkilöstön toteuttamien asiakaskäyntien laadusta. Laadun seurantaan toimintamallissa kuuluvat välillisinä henkilöstötunnuslukuina myös potilas- ja asiakasturvallisuuden vaaratapahtumat sekä asiakastyytyväisyyskyselyiden tulokset. Henkilöstön osaamisen seurannan avulla varmistetaan, että henkilöstön osaaminen vastaa asiakastarvetta. Vain osaava henkilöstö pystyy tuottamaan laadukkaita palveluita. Osaamisen seuranta sisältää lääkelupien lisäksi myös työntekijöiden muun osaamisen seurannan.
Henkilöstömitoituksen riittävyys ja sen seuranta ovat lähtökohtia sekä laadukkaalle hoitotyölle, että työntekijöiden hyvinvoinnille. Toimintamallissa puhtaasti henkilöstöresurssitarpeen osalta yleisiä seurattavia ovat avoimien ja täytettyjen toimipohjien määrä, lisä- ja ylitöiden määrä sekä työvuoropuutosten määrä ja täyttö. Työn kuormittavuuden näkökulmasta seurataan asiakkaan saamien palveluiden perusteella raskas- ja kevythoitoisiin jaoteltujen asiakkaiden määrää. Seurannan perusteella asiakkaita saatetaan ohjata kevyemmän tai vastaavasti tuetumman palvelun piiriin, mikä edelleen vaikuttaa henkilöstöresurssiin. Koska kotihoidossa asiakastyön määrä vaihtelee, kartoitetaan henkilöstöresurssitarpeen arvioimiseksi työvuorosuunnittelun yhteydessä myös ajantasainen suunniteltujen asiakastyötuntien määrä työvuorokohtaisesti. Lisäksi seurataan kuukausittain, kuinka paljon kotihoidon hoitajien työssäoloajasta on prosentuaalisesti kohdistunut välittömään asiakastyöhön.
Esihenkilön vastuu riittävän ja osaavan henkilöstön varmistamisessa
Riittävän ja osaavan henkilöstön varmistaminen on nostettu valtakunnallisesti tärkeäksi kotihoidon kehittämiskohteeksi hyvinvointialueilla. Kotihoito poikkeaa esimerkiksi osastomaisesta ympäristöstä siinä, että asiakaskäyntien määrä vaihtelee, eikä asiakasmäärälle ole niin sanottua ylärajaa. Jokaiselle asiakkaalle kirjataan palvelu- ja hoitosuunnitelmaan yksilöllisen tarpeen mukaan sovittu asiakaskäyntiaika ja -sisältö, johon on sitouduttava. Tämän vuoksi kotihoidon optimaalisen henkilöstötarpeen arviointi ei ole aivan yksinkertaista. Henkilöstötiedolla johtaminen onkin esihenkilön avain riittävän ja osaavan henkilöstön varmistamiseen. Työnantajalla ja esihenkilöillä on viime kädessä velvollisuus huolehtia siitä, että kotihoidon henkilöstöllä on edellytykset suorittaa työnsä laadukkaasti ja turvallisesti. Opinnäytetyössä kehitetty kotihoidon lähiesihenkilöille suunnattu henkilöstötiedolla johtamisen toimintamalli antaa eväitä riittävää ja osaavaa henkilöstöä koskevan tavoitteen toteuttamiseen ja seurantaan.
Lähteet:
Hallikainen, H. 2023. Henkilöstötiedolla johtamisen kehittäminen Keski-Uudenmaan hyvinvointialueen kotihoidossa. YAMK-opinnäytetyö. Turun ammattikorkeakoulu.
Groop, J. 2012. Theory of Constraints in field service: Factors limiting productivity in home care operations. Väitöskirja. Aalto-Yliopisto.
Groop, J. 2014. Miten vastata kotihoidon kasvavaan kysyntään? Ikääntyneen väestön palvelut: käyttö, kustannukset, vaikuttavuus ja rahoitus, projektin julkaisut numero 1. Helsinki: Suomen kuntaliitto.
Karppanen, S. 2021. Tulevaisuuden kotona asumista tukevat palvelut iäkkäille 2022– 2023 – Tavoitteet ja hankeopas. Sosiaali- ja terveysministeriön julkaisuja 2021, 37. Helsinki: Sosiaali- ja terveysministeriö.
Sitra 2014. Sosiaali- ja terveyspalveluiden tietojohtamisen käsikirja. Helsinki: Erweko.
Sosiaali- ja terveysministeriö 2022. Sosiaalihuoltolain kotiin annettavia palveluja ja asumispalveluja koskevien säännösten uudistaminen sekä vanhuspalvelulain, asiakasmaksulain ja yksityisistä sosiaalipalveluista annetun lain muutokset. STM:n Kuntainfo.