Hissiurakan hankintaprosessin luominen Yritys X:lle
Hissien peruskorjaukseen sekä kokonaan uusimiseen liittyvät urakat herättivät toimeksiantajani pohtimaan sitä, miten auttaisimme asiakkaitamme hissiurakoiden läpiviennissä. Kun tarkastellaan hissien ikärakennetta Suomessa huomataan, että hissien keski-ikä on yli 30 vuotta. Suomessa on lähes 60 000 hissiä ja yli puolet niistä on arvioidusti saavuttanut vaiheen, jossa ne vaativat joko peruskorjausta tai kokonaan uusimista.
Miten voimme parhaiten vastata tähän laajaan tarpeeseen ja samalla taata, että kiinteistöjen esteettömyys säilyy korkealla tasolla? Näyttää siltä, että tulevaisuudessa tarvitaan kattavaa suunnittelua ja toteutusta, jotta voimme varmistaa hissien turvallisuuden ja suorituskyvyn pitkällä aikavälillä. Opinnäytetyöni antaa vastauksia siihen, miten hissiurakan hankinta toteutetaan ja kuinka hankintaprosessi etenee valmistelu ja suunnitteluvaiheesta urakkasopimuksen allekirjoitukseen saakka.
Miksi hissiurakan hankintaprosessi kannatta tehdä huolellisesti?
Hissiurakan hankintaprosessin huolellinen läpivienti korostuu useista syistä. Opinnäytetyössäni käyn läpi hankintaprosessia, joka liittyy hissin kokonaan uusimiseen ja sitä kutsun tässä opinnäytetyössäni hissiurakaksi. Valmistelu ja suunnitteluvaiheessa pohditaan vaihtoehtoja hissiurakan toteutumistavalle ja miten hissiurakan hankintapäätös saadaan läpi taloyhtiössä. Tässä vaiheessa on pohdittava, mikä on kustannustehokkain vaihtoehto taloyhtiölle, jolla olemassa olevaa hissiä parannettaisiin? Opinnäytetyössäni päädyttiin siihen vaihtoehtoon, että kustannustehokkain vaihtoehto on hissin kokonaan uusiminen. Valmisteluvaiheen jälkeen edetään toimittajakartoitusvaiheeseen, jossa kartoitetaan varteenotettavat tarjoajat hissiurakan tarjouspyyntövaiheeseen. Tarjouspyynnön laadinta on seuraava askel ja sen selkeys sekä kattavuus ovat ratkaisevia tekijöitä. Huolellinen valmistelutyö luo perustan koko hankintaprosessille, asettaen tarkan raamin hissiprojektin vaatimuksille, teknisille spekseille ja aikatauluille.
Tarjousten läpikäynnissä, vertailussa ja suosituksen laatimisessa tulee esiin huolellisen analyysin tarve. Tarjouksien vertailu vaatii syvällistä ymmärrystä hankkeen tarpeista. Suosituksen tekeminen edellyttää tasapainottelua eri tekijöiden välillä: hinta, laatu ja mahdolliset lisäpalvelut sekä vastuullisuusasiat. Näiden asioiden läpikäynnissä on hyvä pohtia sitä, mikä on taloyhtiön tavoite kokonaisuudessaan hissiurakan toteutuksessa kaikki tekijät huomioonottaen. Tarjousneuvottelut ovat keskeinen vaihe, missä huolellisuus näkyy tarkkuutena yksityiskohtien läpikäynnissä. Neuvotteluissa täsmennetään tarjouksen eri kohtia, jotta ne ovat vertailukelpoisia tarjouspyynnön kanssa sekä varmistetaan molempien osapuolten yhteinen ymmärrys. Urakkasopimuksen solmiminen täydentää prosessin. Selkeän ja kattavan sopimuksen laatiminen on keskeistä, jotta kaikki osapuolet tietävät tarkalleen, mitä hissiurakalta odotetaan. Huolellisesti laadittu sopimus toimii ennaltaehkäisevästi, vähentäen mahdollisia epäselvyyksiä ja riitatilanteita myöhemmin.
Kokonaisuutena hissiurakan hankintaprosessin huolellinen toteutus takaa projektin onnistumisen. Se ei ainoastaan varmista teknisten vaatimusten täyttymistä vaan myös luo perustan avoimelle viestinnälle, tehokkaalle budjetin hallinnalle ja mahdollisesti myös pitkäaikaiselle yhteistyölle hissitoimittajan kanssa. Huolellinen läpikäynti jokaisessa vaiheessa edistää onnistunutta ja kestävää lopputulosta hissiurakassa, joten hankintaprosessiin kannattaa käyttää riittävästi aikaa.
Miten julkisiin hankintoihin sovellettavan hankintalain menetelmiä voisi soveltaa yksityisen sektorin hankinnoissa?
Yksityisen sektorin hankinnoissa voidaan hyödyntää julkisiin hankintoihin sovellettavan hankintalain menetelmiä, jotta parannettaisiin avoimuutta, kilpailua ja kustannustehokkuutta hankintaprosessissa. Vaikka hankintalain soveltaminen ei ole pakollista yrityksille, sen periaatteet voivat tarjota useita etuja yritysten omiin hankintatoimiin. Tässä yhteydessä voisimme ajatella niin, että yritys on taloyhtiö.
Hankintamenetelmien käyttö
Hankintalain hankintamenetelmät, kuten avoin tai rajoitettu menettely, voivat olla tehokkaita myös taloyhtiön hankinnoissa. Näiden menetelmien avulla taloyhtiöt voivat saada useita tarjouksia, vertailla niitä keskenään ja valita parhaan vaihtoehdon liiketoiminnan tarpeisiin. Opinnäytetyössäni käytin esimerkkinä rajoitetutta menettelytapaa, koska silloin vain hankintayksikön valitsemat ehdokkaat saavat tehdä tarjouksen. Se tarkoittaa sitä, että hankintayksikkö voi ennakkoon rajata ehdokkaiden määrää, joilta pyydetään tarjouksia.
Avoimuuden, tasapuolisuuden ja syrjimättömyyden edistäminen
Hankintalain periaatteiden mukaisesti taloyhtiöt voivat vahvistaa avoimuutta, tasapuolisuutta ja syrjimättömyyttä hankintaprosesseissaan. Kelpoisuusvaatimusten ja arviointikriteerien selkeä määrittely auttaa varmistamaan, että kaikki tarjoajat ovat samalla viivalla ja valinta perustuu objektiivisiin kriteereihin.
Yhteenvetona voin todeta, että hankintalain menetelmiä voidaan soveltaa yksityisen sektorin hankinnoissa. Siten parannetaan avoimuutta, kilpailua ja tehokkuutta, mikä puolestaan voi johtaa parempiin hankintapäätöksiin. Taloyhtiöissä on tärkeää tehdä kustannustehokkaita päätöksiä, jotka auttavat pitämään taloyhtiön arvon ennallaan tai auttavat jopa parantamaan sitä. Siksi myös hissiurakoiden hankintapäätös voi olla taloyhtiön kannalta kriittinen tekijä taloyhtiön arvon kannalta ja sen takia hankintaprosessi on tehtävä huolellisesti ja ammattimaisesti.
Artikkelikuva: © Bigstock
Lähteet:
Uusiluoma, M. 2023. Hissiurakan hankintaprosessin luominen Yritys X:lle Turun ammattikorkeakoulun YAMK-opinnäytetyö. https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2023121938574
Hissiyhdistys korjaukset. 2021. Viitattu 23.9.2023. https://hissiyhdistys.fi/korjaukset/