• johtaminen
• projektinhallinta
• vapaaehtoistyö

Vapaaehtoistyö on enemmistön asia. Vuonna 2004 tehdyssä tutkimuksessa selvisi, että 75 % väestöstä oli ainakin yhden yhdistyksen jäsen (KSL Opintokeskus). Taloustutkimuksella teetetyn kyselytutkimuksen mukaan vuonna 2018 jopa 40 prosenttia väestöstä ilmoitti tekevänsä vapaaehtoistyötä (Rahkonen, 2018). Yhdistystoiminnalla on Suomessa pitkät perinteet ja pride-tapahtumia tuottavissa järjestöissä vapaaehtoisia motivoi mukanaoloon itselle tärkeiden arvojen ja ihmisoikeuksien edistäminen. Yhdistystoiminta onkin myös hyvä väylä yhteiskunnalliseen vaikuttamiseen. Suomen Kyselytutkimus Oy:n tutkimuksessa selvisi, että viime vuosina vallinneen koronatilanteen myötä auttamishalu ja muiden huomioiminen olivat lisääntyneet. (Suomen Kyselytutkimus Oy).

Vapaaehtoisprojekteja vapaaehtoisvetoisesti

Projektimaisuus on alkanut määrittää vahvasti niin yhteiskuntaa kuin työelämääkin. Se on alkanut vaikuttaa myös vapaaehtoistoiminnan kenttään eikä vähiten siksi, että itse vapaaehtoistoiminta muuttuu koko ajan lyhytkestoisemmaksi, kertaluontoiseksi ja satunnaiseksi. (Iso-Aho 2011, 14.) Järjestötoiminta on myös haasteiden edessä. Näinä aikoina järjestöissä keskustellaan vapaaehtoisten rekrytointiongelmista, sitoutumisen asteen muuttumisesta, osallistumisen lyhytjänteisyydestä ja siitä, ettei järjestöjen hallinnolliset työt enää kiinnosta niin kuin ennen. (Iso-Aho 2011, 8.) Mahdollisten vapaaehtoisten vapaa-ajasta kilpaillaan niin harrastusten kuin sosiaalisen mediankin kanssa. Uusia vapaaehtoisia pyritään löytämään mukaan ja samalla pitämään kiinni jo olemassa olevista aktiiveista. Vapaaehtoisten rooli erilaisissa tapahtumaprojekteissa on merkittävä. Ammattimainen, työelämälähtöinen projektinhallinta kuitenkin usein sivuuttaa vapaaehtoisten merkityksen keskittyen lähinnä vapaaehtoisiin yhtenä resurssina. (Iso­Aho 2011, 30.)

Laadukasta projektinhallintaa ja vapaaehtoistyön johtamista

Tein projektijohtamisen opinnäytetyönä kehittämistehtävän Lahden SETA ry:lle. Työn tavoitteena oli pitkällä tähtäimellä kehittää Lahden SETA ry:n vapaaehtoistoimintaa ja sen johtamista erityisesti Lahti Pride -tapahtumassa. Teemahaastattelun keinoin tutkittiin sitä, kuinka ammattimaisesti pride-tapahtumia järjestävät yhdistystoimijat johtavat vapaaehtoisprojekteja, mitä hyviä toimintatapoja on jo käytössä, mitä haasteita niissä on havaittu ja voisiko ammattimainen projektijohtaminen tuoda apua näihin vapaaehtoistyönä järjestettäviin projekteihin. Vaikka pride-tapahtumat ovat kävijämääriltään ja budjeteiltaan hyvin eri kokoisia ympäri Suomen, ne ovat keskenään vertailukelpoisia tapahtumien luonteen vuoksi. Kaikissa niissä on samat reunaehdot, sama arvomaailma, samat päätapahtumat ja samantyyppiset vapaaehtoistyöt.

Kehittämishankkeessa selvisi, että haastateltavissa yhdistyksissä oli hyvin tietoa ja taitoa organisoida vapaaehtoistyötä ja johtaa projekteja. Kehityshankkeen tulosten perusteella vapaaehtoistyön organisoinnin osaaminen oli erityisesti työntekijävetoisissa projekteissa todella laajaa. Haasteeksi kuitenkin vapaaehtoisvetoisissa yhdistyksissä muodostuivat rakenteiden puuttuminen ja liian vähäiset henkilöresurssit. Monesti myös niissä koettiin, ettei vapaaehtoistyön johtamiseen projektissa ollut käytettäväksi niin paljon aikaa tai resursseja, kuin siihen haluttaisi käyttää. Vaikka vapaaehtoistyön johtamisen teemat olivat yhdistyksille tuttuja, projektin johtamisen teemat eivät kuitenkaan nousseet haastatteluissa kovinkaan merkittävään asemaan, koska yhdistyksissä käsiteltiin sekä projektia että vapaaehtoistyön johtamista kokonaisuutena. Haastatteluissa nousikin esille ajatus, että pride-tapahtumaprojektin johtaminen on erityisesti juuri vapaaehtoisten motivointia ja kannustamista kohti yhteistä tavoitetta.

Tulevaisuuden kehityskohteet

Tulevaisuudessa vapaaehtoisista on pulaa ja hyvällä johtamisella heidät voidaan saada pysymään mukana järjestötoiminnassa. Kehityshankkeen johtopäätös on, että vapaaehtoistyönä organisoiduissa projekteissa hyödyttäisiin vapaaehtoistyön organisoinnin suunnitelmasta ja vapaaehtoistyön organisaattorin nimeämisestä. Myös projektikokonaisuuden ammattimaisempi johtaminen auttaisi pääsemään toivottuun tavoitteeseen. Vaikka on olemassa projektinhallinnan metodologioita ja standardeja PRINCE2:stä PMBoK:iin, ne eivät näkyneet haastattelujen tuloksissa. Projektijohtamisen teoreettisia viitekehyksiä tärkeämmäksi nousi vapaaehtoisten ja järjestöaktiivien kokemus ja siitä kertynyt hiljainen tieto.

Lähteet:

Norojärvi A. 2022. Vapaaehtoistyön johtaminen projektissa : erityispiirteet, haasteet ja ammattimaisen projektijohtamisen mahdollisuudet – Theseus, Turun ammattikorkeakoulun opinnäytetyö.

Rahkonen, Juha 2018. Vapaaehtoistyön tekeminen Suomessa. https://kansalaisareena.fi/aineistoa/tutkimukset-ja-selvitykset/.

Suomen Kyselytutkimus Oy, Auttaminen korona aikana. https://kansalaisareena.fi/wp-content/uploads/2020/09/KOOSTE_Auttaminen-korona-aikana_syksy2020.pdf

Iso­Aho, J. 2011.Vapaaehtoisten merkitys projektin taloudelle? Kulttuuri kutsuu – vapaaehtoiset tapahtumien voimavarana ja hengenluojina. http://tuottaja2020.metropolia.fi/fileadmin/user_upload/6_Kulttuuri_kutsuu_iso-aho_KEVYT2.pdf

KSL Opintokeskus. 2018. Yhdistystoiminnan avaimet. https://ksl.fi/app/uploads/2022/01/Yhdistystoiminnanavaimet_verkkoversio_FINAL.pdf