Jakamalla hiljaista tietoa osaaminen lisääntyy ja yhteisöllisyys kasvaa
Hiljainen tieto on yleisesti käytetty termi ja useimmille tuttu tilanteista, joissa kokeneen työntekijän osaamista ja tietoa pitäisi siirtää toisille. Hiljaisen tiedon tunnistaminen ja jakaminen on kuitenkin vaikeaa, koska se sisältää paljon tunteisiin ja kokemukseen liittyvää tietoa. Tiedon jakamisesta hyötyy niin yksilö, tiimi kuin organisaatio.
Hiljainen tieto
Termiä hiljainen tieto käytetään useissa yhteyksissä eikä sille ole tarkkaa ja yksiselitteistä määritelmää. Monissa lähteissä hiljainen tieto määritellään näkymättömäksi, henkilökohtaiseksi tiedoksi, jota on vaikea ilmaista ja jakaa toisille. Se on osa toimintaamme ja sen avulla selviydymme erilaisista päätöksistä ja tilanteista. Hiljainen tieto koetaan monesti liittyvän myös sanoihin osaaminen ja ammattitaito. (Virtainlahti 2009, 41–47.)
Hiljainen tieto on kokemuksen tuomaa henkilökohtaista tietoa, mitä on vaikea tunnistaa ja jakaa.
Opinnäytetyössä tutkittiin pienen asiantuntijatiimin näkemyksiä hiljaisesta tiedosta ja hiljaisen tiedon jakamisesta. Asiantuntijatiimi määritteli hiljaisen tiedon henkilökohtaiseksi, kokemuksen tuomaksi tiedoksi, jota opitaan työtä tekemällä sekä kokeilemalla. Se koettiin myös ammatilliseksi osaamiseksi, mikä tekee työstä sujuvaa. Hiljainen tieto pitää sisällään aavistuksia, mututietoa ja rutiineja. Sen avulla tiedetään mitä tehdään, miten tehdään ja miten reagoidaan erilaisiin tilanteisiin. Hiljaisen tiedon avulla osataan ennakoida ja ymmärretään asioita isossa kokonaiskuvassa.
Hiljaisen tiedon tunnistamisella ja jakamisella on merkitystä niin yksilöön, tiimiin kuin koko organisaatioon. Tunnistamalla omaa hiljaista tietoa, henkilö tulee itse tietoiseksi omasta osaamisestaan ja tiedon jakamisesta tulee mahdollista. Jakamalla tietoa hyvät käytänteet ja toimintatavat tulevat laajempaan käyttöön, erilaiset työtehtävät ja erityisosaaminen tulevat näkyväksi ja osaaminen lisääntyy. Jaettua tietoa voidaan myös yhdessä kehittää edelleen ja näin vahvistaa niin yksilön, tiimin kuin koko organisaation osaamista ja selviytymistä haasteista. Hiljaisen tiedon jakaminen vaikuttaa positiivisesti työn sujuvuuteen, työhyvinvointiin ja yhteisöllisyyteen, koska mahdollisuus toisten auttamiseen lisääntyy tiedon lisääntymisen myötä.
Hiljaisen tiedon jakaminen
Tutkimuksen mukaan hiljaista tietoa voidaan jakaa monin eri keinoin. Koska tiedon jakamisessa on kyse tiedon ja osaamisen siirtämisestä toisille, moniin keinoihin liittyy vahvasti vuorovaikutus. Tutkimuksen kohteena olleessa asiantuntijatiimissä tietoa jaetaan ensisijaisesti oman tiimin sisällä. Siellä työskennellään samojen asioiden ja tavoitteiden parissa, jolloin tietoa jaetaan huomaamatta keskusteluiden, kokemusten jakamisen ja havainnoimisen kautta. Tiimin sisällä useimmiten puhutaan niin sanotusti samaa kieltä, mikä helpottaa jaettavan tiedon sisäistämistä ja hyödyntämistä. Yhteisessä työhuoneessa työskentelyn etuna on keskustelujen kuuleminen vahingossa, jolloin tietoa välittyy huomaamatta. Samassa tilassa työskennellessä myös apua ja vertaistukea on saatavilla helposti ja läheltä.
Tutkimustuloksista nousi esille myös asiantuntijatiimin hyvät kokemukset Teams-tapaamisista hiljaisen tiedon jakamisen keinona, kun koko tiimi työskenteli etänä. Ennalta sovitut vapaamuotoiset viikkopalaverit loivat selkeän ajan ja paikan tiedon jakamiselle ja keskusteluille. Tapaamiset mahdollistivat kysymyksien esittämisen matalalla kynnyksellä, ongelmallisten tilanteiden pohdinnan ja ratkomisen yhdessä sekä vapaamuotoisen rupattelun. Asiantuntijatiimin palautteen perusteella näiden Teams-tapaamisten ansiosta kaikkien tiimin jäsenten osaaminen ja tietämys lisääntyivät ja yhteishenki parani.
Mitä enemmän keskustellaan vapaamuotoisesti ja tullaan tutuiksi, sitä enemmän hiljaista tietoa jaetaan.
Tutkimustuloksissa parhaaksi keinoksi jakaa hiljaista tietoa nostettiin epäviralliset keskustelut. Keskusteluiden myötä tutustutaan toisiin paremmin, mikä lisää tiimin yhteisöllisyyttä, me-henkeä, avoimuutta ja vaikuttaa merkittävästi luottamuksen syntymiseen. Näiden myötä työilmapiiristä muodostuu sellainen, jossa tiimin jäseniä halutaan auttaa, tukea sekä jakaa omaa tietämystä ja ottaa vastaa jaettua tietoa. Epävirallisten keskustelujen koettiin lisänneen työn sujuvuutta, auttaneen ongelmien selvittämisessä, lisänneen tiimin jäsenten tietämystä sekä vahvistaneen tiimihenkeä.
Tiimin jäsenten tunteilla ja asenteilla sekä työilmapiirillä on suuri vaikutusta hiljaisen tiedon jakamisen onnistumiseen. Asiantuntijatiimin mukaan hiljaisen tiedon jakamista edistävät
- Avoin ilmapiiri
- Luottamus
- Hyvä yhteishenki
- Keskustelut
- Halu auttaa ja jakaa tietoa
- Halu olla osa tiimiä
- Jaettua tietoa otetaan mielellään vastaan
- Jaettua tietoa arvostetaan
- Positiivinen suhtautuminen tiedon jakamiseen
- Tiedon jakamiselle on aika ja paikka
Hiljaisen tiedon jakamista vaikeuttaa olennaisen tiedon tunnistaminen. Jos tietoa ei tunnisteta, sitä ei voida myöskään dokumenttien avulla tai suullisesti jakaa eteenpäin. Koska hiljainen tieto on henkilökohtaista, kokemuksen tuomaa, rutiineja ja aavistuksia sisältävää tietoa, on usein vaikea kertoa ja perustella, miksi jokin asia tehdään niin kuin se tehdään. Tunnistamista voidaan helpottaa kysymyksillä, joiden avulla työn, työprosessin ja osaamisen keskeisiä piirteitä saadaan nostettua esille kuten mitä minä osaan, mitä tiedän, mistä tiedän, miten teen ja keneltä kysyn (Virtainlahti 2009, 86; Kiviranta 2010, 181–182).
Tiedon jakamisen hyödyt
Jakamalla hiljaista tietoa yksilön, asiantuntijatiimin ja/tai organisaation osaaminen ja tietämys lisääntyvät. Jaetun tiedon myötä esimerkiksi useampi henkilö osaa ja tuntee työtehtävät, tiedetään keneltä kysyä lisätietoja tai keneltä löytyy tarvittavaa erityisosaamista sekä opitaan toisiltamme työtä helpottavia toimintatapoja. Nämä lisäävät työn sujuvuutta, auttavat saavuttamaan asetetut tavoitteet sekä helpottavat selviytymistä ongelmallisista tilanteista. Tiedon jakaminen lisää myös avoimuutta, yhteenkuuluvuuden tunnetta ja vahvistaa luottamusta. Nämä puolestaan parantavat ja vahvistavat yhteishenkeä sekä lisäävät yhteisöllisyyttä. Ja näiden vaiheiden myötä muodostuu kuvan 1 havainnollistama positiivinen kierre, jossa tietoa halutaan jakaa edelleen.
Lähteet:
- Opinnäytetyö Ronkainen, Heli 2022: Hiljaisen tiedon jakaminen pienessä asiantuntijatiimissä. Opinnäytetyö (YAMK), Ohjelmistotekniikka ja ICT, Turun ammattikorkeakoulu. https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202205098082
- Kiviranta, R. (2010). Onnistu eri-ikäisten johtamisessa. Talentum Media.
Virtainlahti, S. (2009). Hiljaisen tietämyksen johtaminen. Talentum.