Järjestöjohtaminen – vapaaehtoisorganisaation toiminnan haasteet teoriassa ja käytännössä
Vapaaehtoistyö on ollut merkittävä osa suomalaista yhteiskuntaa kautta aikojen ja sen vaikutus on ollut merkittävä niin taloudellisesti kuin sosiaalisesti. Vapaaehtoistyötä johtava henkilö kohtaa roolissaan haasteita, joiden juuret voivat juontaa eri lähteistä: toiminnan luonteesta, lainsäädännöstä tai myös henkilön omasta taustasta. Hyvät hallinnolliset käytännöt saattavat tukea vapaaehtoistyötä, mutta koska vapaaehtoistyötä tekeviä ihmisiä motivoi enemmän henkilökohtaiset syyt kuin rahallinen palkkio, tarvitaan vapaaehtoistyöntekijöitä johtavalta henkilöltä ennen kaikkea kykyä vaikuttaa ja inspiroida.
Vapaaehtoistyö on avoin kaikille iästä, sosiaalisesta asemasta tai asuinpaikasta riippumatta. Yhteisöllisyys on se ”punainen lanka, joka sitoo ihmisiä vapaaehtoistyöhön” (UNV. 2018). Vapaaehtoistyön johtamista määrittelee vapaaehtoisorganisaation luonne ja sen visio, joka toimii kannusteena kohti merkityksellistä päämäärää. Johtamisen kannalta tulisi siten ymmärtää paitsi vapaaehtoisorganisaation visio ja perustehtävä (missio), myös miksi vapaaehtoiset osallistuvat toimintaan (Kuuluvainen. 2019, 9). Vapaaehtoisten sitouttaminen ja henkilöstöjohtaminen ovat merkityksellisiä osia järjestöjohtamisessa, vaikka säädösten ja lain noudattaminen kuuluvat myös oleellisesti vapaaehtoistoimintaan. Käytännössä vapaaehtoistoiminnan johtajat tulevat hyvin erilaisista taustoista, jolloin riittävä ammatillinen tai koulutuksellinen kokemus vapaaehtoistoiminnan johtamiseen saattavat puuttua. Sen vuoksi vapaaehtoisorganisaation tuki on tarpeen, ja usein tukea haetaankin mahdollisesta keskusorganisaatiosta. Vastuujako keskusorganisaation ja alajärjestön johtamiskäytäntöjen välillä, ei kuitenkaan aina ole selvä.
Keskusorganisaation rooli
Keskusorganisaatioiden tuki usein on rakenteiden ylläpitoa, kuten viestintäkanavien ja verkostojen ylläpitoa. Näistä tavallisin lienee sisäisen- ja ulkoisen verkkosivuston hallinnointi. Riippuen organisaation luonteesta ja koosta, perusrakenteenkin ylläpito voi levätä vapaaehtoisten harteilla. Rakenteiden ylläpito saatetaan myös hallinnoita asiantuntijoiden toimesta, joilta saattaa puuttua toiminnan käytännön osaaminen ja siten käyttäjälähtöisyys voi kärsiä. Teoriassa keskusorganisaatiolla on käsitys paikallisorganisaatioiden tarpeesta, mutta vasta käytäntö paljastaa asioiden toimivuuden todellisuudessa.
Organisaation kokonaisrakenne saattaa olla selkeä teoriassa, mutta vastuut ja velvollisuudet sekä tuen tarjoaminen saattavat muodostua käytännössä kiistakapuloiksi keskusorganisaation ja alajaostojen välille. Tuen laatu keskusorganisaatiosta keskittyy helposti teoreettiseen osaamiseen, kuten kirjanpidon, lainsäädännön hallintaan tai teknillisten rakenteiden ylläpitoon, jolloin henkilöstöhallinnon ja johtamisen tukeminen saattavat saada liian vähän huomiota. Vapaaehtoistoiminta tukeutuu kuitenkin hyvin vahvasti juuri henkilöstöhallintoon ja johtamiseen, kuten kannustamiseen ja motivointiin (Kuuluvainen 2019. 30, 44–49).
Vapaaehtoistoiminnan haasteet teoriassa
Monen vapaaehtoisyhdistyksen haasteisiin kuuluukin pitkäaikaisten aktiivien osallistaminen. Työt saattavat kasaantua tietyille henkilöille ja hallintotehtäviin on haastavaa löytää vapaaehtoisia. Yhdistyksien tulisikin tarkastella kriittisesti toimintatapojaan ja arvojaan sekä pohtia, mitä vapaaehtoiseorganisaatioiden menestyminen vaatii käytännössä. Joskus uudistumisen esteenä saattavat olla vapaaehtoisorganisaation vanhentuneet säännöt ja tällaisessa tilanteessa yhdistyksen sääntöihin saatetaan tarvita uusia pykäliä, jotka pakottavat muutokseen. Yhdistyksen edun mukaista olisi määritellä kirjallisesti myös sellaiset tilanteet ja ehdot, jotka osoittaavat, milloin vapaaehtoinen ei ole enää sovelias tientynlaiseen aktiivitoimintaan (Heimonen. 2020). Kysymykseen voivat tulla esimerkiksi yhdistyksen arvojen ja sääntöjen vastainen toiminta sekä terveyteen ja ikään liittyvät ehdot.
Vapaaehtoistöntekijän työn motiivit saattavat usein olla hyvin tunnesidonnaisia, jolloin vapaaehtoistyöntekijän erottaminen tai siirtäminen toisenlaisiin vapaaehtoistehtäviin saattaa aiheuttaa vaikean konfliktitilanteen. Kriittisesti laaditut kirjalliset säännöt, perustehtävä (missio) ja arvot selkeyttävät ja helpottavat vapaaehtoisorganisaation johtamista sekä edistävät avointa johtamiskulttuuria. Avoin ja vuorovaikutteinen johtamiskulttuuri rakentaa luottamusta sekä motivoi vapaaehtoisia organisaation toimintaan. Vapaaehtoiselle on tärkeää kokea voivansa vaikuttaa toimintaa sekä edistää itsenäisestikin organisaation päämäärää ja visiota (Komulainen. 2022).
Yhteiskunnan muutokset usein toimivat sysäyksenä vapaaehtoisorganisaatioiden toiminnalle tai niiden kehittämiselle. Ajan hengessä ja murroksessa mukautuminen vaatii järjestöjohtajilta paitsi teoreettista osaamista, mutta myös käytännön kokemusta. Vapaaehtoisorganisaation johdon tulee mahdollistaa yhteistyö, tehdä vaikuttamistoimintaa tunnettavuuden edistämiseksi ilman toivetta rahallisesta palkkiosta. Se on kansalaisoikeus tehdä hyvää yhdessä järjestyneesti, ei työtä sen varsinaisessa merkityksessä.
Havaitut haasteet käytännössä
Globaalit tapahtumat kasvattivat vapaaehtoistoiminnan ja -työntekijöiden määrää myös Suomessa huomattavasti. Trendi innoitti tutustumaan johtamisen haasteisiin vapaaehtoisorganisaatioissa MBA-opinnäytetyön muodossa. Opinnäytetyö vapaaehtoisorganisaation kohtaamista haasteista toteutettiin eräästä vapaaehtoisorganisaatiosta, jossa lähetettiin verkkokysely valtakunnallisen vapaaehtoisorganisaation paikallisorganisaatioille. Lisäksi tutkimuksessa haastateltiin kahta paikallisorganisaation hallituksen jäsentä.
Aiempia tutkimuksia ja kirjallisuutta vastaten paikallisorganisaatioissa havaittiin seuraavat haasteet käytännössä:
- Markkinoinnin suunnittelu ja toteutus kaksikielisesti
- Vaihtelevat käytännöt, säännöt ja arvot paikallisorganisaatioiden välillä
- Työnjako keskusorganisaation ja paikallisorganisaatioiden hallinnollisissa rooleissa sekä yhteisten toimintatapojen puute
- Alueellisen yhteistyön vähyys
- Kokemattomuus ja tuen tarve haastavissa henkilöstöjohtamisen tilanteissa.
Erityisen ongelmalliseksi koettiin vapaaehtoistoimintaan osallistuvan erottaminen tai siirtäminen toisenlaisiin vapaaehtoistehtäviin, mikäli vapaaehtoinen rikkoo vapaaehtoisorganisaation yhteisiä arvoja ja sääntöjä. Valtakunnallisten vapaaehtoisorganisaatioiden keskusorganisaatioiden yksi keskeisiä tehtäviä onkin kouluttaa vapaaehtoistoiminnan paikallisorganisaatioiden hallitusten jäsenet ja muita toimintojen vastuuhenkilöitä kohtaamaan sekä hallitsemaan haastavia vapaaehtoistoiminnan johtamistilanteita ja jäseniä.
Lähteet:
UNV – United Nations Volunteers (UNV) programme. 2018. 2018 State of the World’s Volunteerism report : The Thread that Binds. Online: https://www.unv.org/sites/default/files/UNV_SWVR_2018_English_WEB.pdf. [Toukokuu 2022].
Kuuluvainen, Salla. 2019. Vapaaehtoistyön johtaminen. Sivistysliitto Kansalaisfoorumi SKAF ry. Vaasa 2019.
Heimonen, P. 2020. Mistä luopuisit, mitä uudistaisit, järjestöjohtaja? Alustapalvelu Sociala Oy. Blogi kirjoitus. https://www.sociala.fi/mista-luopuisit-mita-uudistaisit-jarjestojohtaja/. [Toukokuu 2022].
Komulainen, M. 2022. Vuorovaikutteinen johtajuus eettisen organisaatiokulttuurin rakentajana. Metropolia Blogi kirjoitus. https://blogit.metropolia.fi/tikissa/2022/02/02/vuorovaikutteinen-johtajuus-eettisen-organisaatiokulttuurin-rakentajana/. [Toukokuu 2022]