Käsikirjat tehostamassa projektinhallintaa: Opas onnistuneeseen prosessiin
Projektinhallinta on yksi yritystoiminnan kulmakivistä. Kuitenkin ilman selkeitä toimintatapoja projektit voivat helposti lipsua hallinnasta. Monissa yrityksissä ei ole yksikkökohtaista dokumentoituja ohjeita esimerkiksi myynti- ja toimitusprosesseista ja tällöin käytännöt perustuvat muun muassa vakiintuneisiin toimintatapoihin tai yrityksen laadunhallintajärjestelmään. Näin oli myös opinnäytetyön toimeksiantajayrityksessä. Kuitenkin projektien moninaisuus vaati tarkempia määritelmiä. Selkeät ja hyvin määritellyt käsikirjat ovat avainasemassa, kun yritykset tavoittelevat tehokasta projektinhallintaa ja virheiden vähentämistä.
Nykyajan kilpailutilanne luo yrityksille painetta. Nopeat aikataulut, tiukat budjetit, korkeat asiakasvaatimukset sekä vaaditut sertifioinnit ovat arkipäivää. Myös yhä useampi yritys toteuttaa erilaisia projekteja, jolloin niiden hallinta ja niihin liittyvä osaaminen on keskeistä yrityksen toiminnan kannalta. (Forsberg ym. 2003, 3–4). Pienikin epäselvyys voi johtaa viivästyksiin tai kustannusten kasvamiseen. Projektinhallinnan onnistuminen edellyttää yhtenäisiä käytäntöjä, jotka ohjaavat työntekijöitä kaikilla tasoilla. Ilman kunnollista projektienhallintaa voidaan ajautua kaaokseen, kun esimerkiksi toimitusajat tai budjetit venyvät. (Ruuska 2007, 28–29). Projekti on monimutkainen organismi, jolloin epäonnistuminen on usein seurausta epäselvyydestä siinä, mikä liittyy projektin onnistuneeseen hallitsemiseen. Esimerkiksi tehottomuus ja kalliit virheet lisääntyvät, kun projekteja toteutetaan uudelleen ilman riittäviä ohjeistuksia ja toimintatapoja. Projektiryhmät epäonnistuvat toistaessaan toisten tekemiä virheitä. (Forsberg ym. 2003, 3–4.) Hyvin tehdyt käsikirjat auttavat vähentämään näitä virheitä, mutta myös työskentelemään tehokkaammin projektien parissa.
Hyvin tehdyt käsikirjat auttavat vähentämään näitä virheitä, mutta myös työskentelemään tehokkaammin projektien parissa.
Projektitoimintaan kuuluu tietynlainen suunnitelmallisuus sekä tehokkaat menetelmät suunnittelun ja ohjauksen tueksi. Projekti muodostuu, kun nämä työtavat ja menetelmät yhdistää. (Pelin 2020, 12.) Yleensä projektipäällikön tehtävänä on varmistaa, että projekti valmistuu ajallaan, pysyy budjetissa sekä toteuttaa laaditut tavoitteet (Kettunen 2009, 29). Tämän onnistumiseksi projektinjohtamisorganisaation täytyy olla varustettu yhteisillä pelisäännöillä ja ohjeistuksilla. Vaikka projektien sisällöt saattavatkin vaihdella, jokaisen projektipäällikön ei ole järkevää kehittää samoja raportteja ja dokumenttipohjia erikseen. Perusvälineistö projektiorganisaatioissa on pidettävä yhtenäisenä, esimerkiksi valmiit tekstipohjat ja sähköiset raporttimallit keventävät työtaakkaa. Hyvien projektiohjeistusten ja dokumenttien olemassaolo säästää projektipäälliköiltä aikaa ja sillä vältytään turhalta ajankäytöltä niiden muokkaamisessa. (Pelin 2020, 12–16.) Käsikirjat ovatkin työntekijöiden sekä projektipäällikön apuna projektinhallinnassa. Hyvät käsikirjat tarjoavat selkeät, yhtenäiset toimintatavat ja ohjeistukset yritykselle. Ne myös helpottavat uusien työntekijöiden perehdyttämistä sekä tehostavat projektien hallintaa, läpivientiä sekä minimoivat virheitä. Niiden avulla projektien toistettavuus helpottuu ja projektipäällikön työaika voidaan ohjata varsinaisen projektin parissa työskentelyyn dokumenttien ynnä muiden rakenteiden luomisen sijaan.
Käsikirjat osana prosessikuvauksia
Monissa yrityksissä strategisen suunnittelun tuloksena syntyy erinäisiä projekteja tai suunnitelmia. Kun organisaatio joutuu ongelmiin tai tunnistaa uuden mahdollisuuden, luodaan pohdintojen seurauksena taas joukko projekteja tai suunnitelmia. Tämä johtaa siihen, että yritykset ovat täynnä esimerkiksi erilaisia suunnitelmia tai dokumentteja. Pitkän tähtäimen toiminnassa tämä ei ole järkevää. Tämän vuoksi projektijohtaminen kannattaakin vaihtaa prosessijohtamiseen, sillä prosessi on syklinen, toistuva toiminto, kun taas projekti aina vain kertaalleen toistuva kokonaisuus. (Laamanen 2012, 26–27 & 75.) Käsikirjat ovat tässä apuna. Niiden avulla projektista voidaan tehdä oppiva prosessi, jolloin projektin suunnittelussa, päätöksenteossa, toteutuksessa ja seurannassa tehdään samalla systemaattista arviointia, joka velvoittaa projektin johtoa säännölliseen tilannetarkasteluun. Näin projektin johtamisesta syntyy syklinen prosessi. (Silfverberg 2007, 97–98.)
Hyvien prosessikuvauksien kehittämisen pohjana voidaan käyttää erilaisia menetelmiä, kuten SWOT-analyysiä ja henkilöstön haastatteluja, joita opinnäytetyössä hyödynnettiin. Niiden avulla tunnistetaan yrityksen vahvuudet, heikkoudet, mahdollisuudet ja uhat, jotka vaikuttavat projektinhallinnan onnistumiseen. Haastattelut taas täydentävät analyysejä ja tuovat esille yrityksen sisäistä yrityskulttuuria. Nimittäin jos yrityksessä halutaan muuttaa toimintatapoja eri prosesseissa, on vaikutettava yrityskulttuuriin. Yrityskulttuuri koostuu yrityksen historiasta sekä työntekijöiden sekä yrityksen arvoista ja normeista. (Parviainen & Ojaniemi 2005, 122–123.) Yrityskulttuuriin sisältyvät myös yrityksen omat toimintatavat sekä kirjoittamattomat säännöt työntekijöiden kesken (Adlercreutz 2022). Vahvan, sisäisen kulttuurin omaava yritys erottuu kilpailijoistaan, sillä se yhtenäistää työntekijöitä sekä toimintatapoja. Tällöin kaikki työntekijät tietävät, kuinka asia tehdään kyseisessä yrityksessä, mikä taas luo varmuutta työntekijöille lisäten muun muassa työviihtyvyyttä. (Parviainen & Ojaniemi 2005, 122–123.) Käsikirjat voidaan nähdä prosessina, joiden avulla vaikutetaan yrityskulttuuriin. Ne dokumentoivat prosessit vaihe vaiheelta, luoden tarkat sisäiset toimintamallit, joiden avulla sitoutetaan koko henkilökunta toimimaan yrityksen tarpeiden mukaisesti.
Käsikirjojen hyödyt arjessa
Hyvien prosessikuvauksien kehittämisen pohjana voidaan käyttää erilaisia menetelmiä, kuten SWOT-analyysiä ja henkilöstön haastatteluja, joita opinnäytetyössä hyödynnettiin. Niiden avulla tunnistetaan yrityksen vahvuudet, heikkoudet, mahdollisuudet ja uhat, jotka vaikuttavat projektinhallinnan onnistumiseen. Haastattelut taas täydentävät analyysejä ja tuovat esille yrityksen sisäistä yrityskulttuuria. Nimittäin jos yrityksessä halutaan muuttaa toimintatapoja eri prosesseissa, on vaikutettava yrityskulttuuriin. Yrityskulttuuri koostuu yrityksen historiasta sekä työntekijöiden sekä yrityksen arvoista ja normeista. (Parviainen & Ojaniemi 2005, 122–123.) Yrityskulttuuriin sisältyvät myös yrityksen omat toimintatavat sekä kirjoittamattomat säännöt työntekijöiden kesken (Adlercreutz 2022). Vahvan, sisäisen kulttuurin omaava yritys erottuu kilpailijoistaan, sillä se yhtenäistää työntekijöitä sekä toimintatapoja. Tällöin kaikki työntekijät tietävät, kuinka asia tehdään kyseisessä yrityksessä, joka taas luo varmuutta työntekijöille lisäten muun muassa työviihtyvyyttä. (Parviainen & Ojaniemi 2005, 122–123.) Käsikirjat voidaan nähdä prosessina, joiden avulla vaikutetaan yrityskulttuuriin. Ne dokumentoivat prosessit vaihe vaiheelta, luoden tarkat sisäiset toimintamallit, joiden avulla sitoutetaan koko henkilökunta toimimaan yrityksen tarpeiden mukaisesti.
Käsikirjat eivät ole vain suurten yritysten etuoikeus – ne sopivat kaikenkokoisille organisaatioille, jotka haluavat tehostaa toimintaansa. Tärkeää on aloittaa tarpeiden kartoittamisesta ja sitouttaa henkilöstö prosessien kehittämiseen. Dokumentoimalla selkeät toimintatavat yritykset voivat varmistaa, että niiden toiminta pysyy korkealaatuisena ja kilpailukykyisenä myös tulevaisuudessa. Projektinhallinnan kehittäminen onkin jatkuva prosessi, jossa oppiminen ja parantaminen kulkevat käsi kädessä. Käsikirjojen laatiminen on yksi askel kohti organisoidumpaa ja tehokkaampaa toimintaa ja samalla sijoitus yrityksen menestykseen.
Lähteet:
Adlercreutz, I. 2022. Yrityskulttuuri ja organisaatiokulttuuri: perusteet. Viitattu 24.11.2024 https://www.co-founders.com/article/yrityskulttuuri-ja-organisaatiokulttuuri-mita-se-on-ja-miten-kehittaa-sita
Forsberg, K., Mooz, H., & Cotterman, H. 2003. Projektin hallinta. Malli kaupalliseen ja tekniseen menestykseen. Edita.
Kettunen, S. 2009. Onnistu projektissa. 2. uudistettu painos. WSOY.
Laamanen, K. 2012. Johda liiketoimintaa prosessien verkkona. Ideasta käytäntöön. 9. painos. Laatukeskus Helsinki.
Ruuska, K. 2007. Pidä projekti hallinnassa. 6. tarkistettu painos. Helsinki: Talentum.
Parviainen, T. & Ojaniemi, M. 2005. Töissä Yrityksessä. Helsinki: Edita Publishing Oy.
Pelin, R. 2020. Projektihallinnan käsikirja. 8., uudistettu painos. Helsinki: Projektijohtaminen Oy Risto Pelin.
Pohjola, M. 2024. Käsikirjat osana yrityksen projektinhallintaa – Theseus. Turun ammattikorkeakoulun opinnäytetyö.
Silfverberg, P. 2007 Ideasta projektiksi. Projektityön käsikirja. 1. Painos. Helsinki: Edita.
Kuva: Microsoft 365 library of creative content