Kenen se piti hoitaa? Katsaus työmaiden palaverikäytäntöihin
Rakentaminen on murroksessa. Uusi rakentamislaki (751/2023) tähtää ilmastonmuutoksen hillitsemiseen, kiertotalouden edistämiseen ja rakentamisen digitaalisuuteen. Se edellyttää siirtymistä virtaustehokkaampaan tuotantoon ja vihreäpään rakentamiseen. Mitä vaatimuksia tämä asettaa kokouskäytänteille?
Kokoukset työelämässä ovat arkipäivää, niin myös rakennustyömailla. Rakennustyömailla erilaisia kokouksia on niin hankkeiden käynnistyessä, suunnitteluvaiheessa kuin itse rakentamisenkin aikana. Juuri valmistuneessa opinnäytetyössä (Seppälä 2024) käsiteltiin rakentamisen aikaisia kokouksia. Työmaan ollessa käynnissä kokouskäytännöt ja vastuu siirtyvät työmaille. Opinnäytetyön toimeksiannossa ylempi johto halusi selvittää, millaiset työmaiden kokouskäytännöt ovat.
Opinnäytetyössä (Seppälä 2024) nousi esille työmaiden hyvin vaihtelevat kokouskäytännöt ja vaihteleva suhtautuminen kokouksiin. Lähes jokainen tutkimuskyselyyn vastannut työmaajohtaja piti kokouksia kuitenkin hyödyllisenä. Kokouksia ei pidetty työmailla säännöllisesti ohjeiden mukaisesti, vaan käytänteet olivat hyvin erilaisia.
Kokouksiin valmistautumiseen käytettiin aikaa opinnäytetyön selvityksen mukaan hyvin vaihtelevasti. Suurin osa vastaajista kertoi käyttävänsä palaveriin valmistautumiseen aikaa alle kymmenen minuuttia, kun taas osa vastaajista kertoi käyttävänsä valmistautumiseen yli tunnin. Kokouksien kestoissa oli myös suuria vaihteluita. Vastaajat kertoivat käyttävänsä urakoitsija- ja työnjohtopalaveriin pääosin puolesta tunnista puoleentoista tuntiin. Poikkeuksena selvityksessä oli työntekijäpalaverit, joihin kerrottiin käyttävän aikaa kymmenestä minuutista tuntiin.
Työmaakokouksissa käytettiin hyvin vähän aikaa asiakohtiin, joissa käsiteltiin työmaanjärjestelyjä, logistiikkaa ja ympäristöasioita. Näihin asioihin on tulevaisuudessa kiinnitettävä enemmän aikaa, jotta työmaiden tuotanto saadaan virtaustehokkaammaksi. Rakentamisen päästöjen alentaminen tulee olemana tärkeässä roolissa tulevaisuudessa, tästäkin syystä työmailla on kiinnitettävä huomiota entistä enemmän ympäristöasioihin. (Seppälä 2024)
Kokous itsessään ei tarkoita, että asiat edistyvät. Kokousten tarkoitus on jakaa tietoa ja tehdä päätöksiä. Kokouksista tulee aina pitää jonkinlaista pöytäkirjaa tai muistiota, jotta kokouksen asioihin olisi mahdollisuus palata. Kokouksessa tehtävien päätösten toimeenpanoa tulee seurata, sillä päätökset eivät toteudu ilman niiden jalkauttamista ja valvontaa. Hyvä lähtökohta on, että kokous on hyvin valmistelu ja siihen on valmistauduttu. Metatyö ennen kokousta antaa eväät hyvään ytimekkääseen kokoukseen, jossa keskitytään kokouksen pääteemoihin ja kokous ei lähde rönsyilemään. Kokoukset koettiin kyselyssä hyödyllisiksi, vaikka valmistautumiseen ei ollut käytetty juuri aikaa. Kuinka paljon kokouksista voisikaan saada hyötyä onnistuneen työmaan läpivientiin, jos työ ennen kokousta olisi laadukkaampaa. Tähän voidaan vaikuttaa mm. valmentavalla johtamisella.
Valmentava johtaminen ja hyvät kokouskäytänteet avaimet onnistumiseen
Valmentava johtaminen kannustaa yhdessä tekemiseen ja itsenäiseen ongelmien ratkaisuun. Sen tarkoitus on haastaa, ei antaa vastauksia. (Ristikangas ym. 2021) Valmentavalla johtamisella yritetään saada yksilön potentiaali esiin parhaalla mahdollisella tavalla (Heslin ym. 2006, 871). Innostuminen ja osallistaminen kokouksissa saa työntekijät sitoutumaan työhön ja yhdessä sovittuihin asioihin, kuten esimerkiksi kierrätykseen ja vihreämpään rakentamiseen. Luottamuksellinen, avoin ja innostava kokous voi synnyttää uusia toimintatapoja ja saada aikaan kehitystä. Isot rakennushankkeet ovat monien toimijoiden yhteistyötä kohti yhteistä maalia. Onnistunut hanke vaati yhteisiä palavereja ja kokouksia, joissa voidaan sopia yhteiset pelisäännöt. Tämän lisäksi hyvä yhteistyö vaatii kaikkien sitoutumista ja sovitusta kiinnipitämistä.
Lähteet
Heslin, P.; Vandewall, D. & Latham, G. 2006. Keen to help? Managers’ implicit person theories and their subsequent employee coaching. DOI:10.1111/j.1744-6570.2006.00057.x
Rakentamislaki 751/2023
Ristikangas, M.; Lönnroth, A.; Ristikangas, V. & Ristikangas, V. 2021 Valmentava tiimin johtaminen : yhdessä ohjautuvuus ja systeeminen ajattelu onnistumistekijöinä. E-kirja Alma Talent Verkkokirjahylly.
Seppälä, Antti 2024. Työmaiden kokouskäytännöt ja johtaminen. Opinnäytetyö. Turun ammattikorkeakoulu. Master School.