Ketterä tarkastus – uhka vai mahdollisuus?
Sisäisen tarkastuksen toiminnan näkökulmasta erityyppisissä julkishallinnon organisaatioissa voidaan todeta, että sisäinen tarkastus on tärkeä osa julkishallinnon toimintaa. Ketterä toiminta on saanut viime vuosina paljon huomiota, ja sen käyttöönotto sisäisessä tarkastuksessa voi tuoda monia etuja.
Julkishallinnon sisäistä tarkastusta ja ketterän toimintamallin yhteensopivuutta tutkittiin Turun ammattikorkeakoulun opinnäytetyössä. Tutkimus on suoritettu ilman erillistä toimeksiantoa ja sen laadullinen tutkimusaineisto on kerätty asiantuntija haastattelujen ja keskustelujen pohjalta.
”Sisäinen valvonta on viraston ohjaus- ja toimintaprosesseihin sisältyviä menettelyitä, organisaatioratkaisuja ja toimintatapoja, joiden avulla voidaan saada varmuutta toiminnan lainmukaisuuteen, talouteen ja tuloksellisuuteen sekä oikeellisuuteen.” (Valtiovarainministeriö, Sisäinen tarkastus).
Sisäinen valvonta on kirjattu lakiin ja sillä on merkittävä rooli hyvän hallintomallin varmistamisessa. Hyvän hallintomallin tarkoituksena on varmistaa, että organisaation toiminnan johtaminen ja valvominen on johdonmukaista ja päätökset on tehty avoimesti ja vastuullisesti.
Sisäisen tarkastuksen päätehtävänä, myös ketterässä toimintamallissa toimiessaan, on luoda lisäarvoa organisaation johdolle. Se valvoo ja arvioi miten organisaation sisäinen valvonta toimii. Sisäinen tarkastus auttaa organisaation johtoa varmistamaan, että organisaation toiminta on tehokasta ja tavoitteiden mukaista. Sisäisen tarkastus antaa organisaation johdolle luotettavaa tietoa siitä, miten organisaatio toimii, miten sen resursseja käytetään ja miten sen riskejä hallitaan. Ylimmän johdon ja sisäisen tarkastuksen yhteistyö ja sitoutuminen vahvistaa yhteiseen päämäärään ohjaavaa toimintaa. Avoin keskustelu johdon kanssa, myös erimielisyyksistä, on tärkeää yhteisten tavoitteiden saavuttamiseksi.
Sisäisen tarkastuksen yksi avaintehtävistä on organisaation riskienhallinnan tehokkuuden arviointi. Vuonna 2013 Institute of Internal Auditorsin (IIA) julkaisi riskienhallintamallin ”Kolmen linjan malli”. Malli muodostuu organisaation johdosta, sisäisestä tarkastuksesta sekä organisaation eri toimintojen kokonaisuudesta. Mallin avulla varmistetaan, että organisaatiossa riskientunnistus ja hallinta on tehokasta. Riskilähtöinen ajattelu on mukana sekä standardien vaatimuksissa että ketterien mallien filosofiassa. Nopeilla päätöksillä ja jatkuvalla toiminnan kehittämisellä mahdollistetaan nopea riskeihin reagointi.
Sisäisen tarkastuksen ammattistandardit muodostavat vaatimukset sisäisen tarkastuksen toteuttamiselle ja edistämiselle ja ovat osittain organisaatiota sitovia. Julkishallinnossa vaatimuksia organisaation sisäisen valvonnan ja sisäisen tarkastuksen toimintaan tulee lainsäädännöstä.
Ammattistandardeissa ohjataan tarkastustoimintaa sekä tarkastusten johtamista. Ne antavat vaatimuksia tarkastusten vastuullisuuteen, objektiivisuuteen ja toimivaltaan. Standardit myös ohjaavat tarkastustoimintaa, sen suunnittelua ja raportointia sekä tukevat toiminnan jatkuvuutta ja laadukkuutta. Standardit antavat viitekehyksen toiminnalle. Se millä tavoin ja miten standardien vaatimuksiin organisaatiossa vastataan, on organisaation itsensä sovellettava ja päätettävä asia.
Ketterä toimintamalli tuo muutostarvetta organisaation johtamistyylin, käytäntöihin, työkaluihin ja ennen kaikkea tarvetta ajattelutavan muuttamiseen interaktiiviseen suuntaan. Ketterät menetelmät mahdollistavat jatkuvan kehittämisen ja parantamisen, mikä on erittäin tärkeää myös julkishallinnon organisaatioissa. Ketterän toiminnan toteuttaminen sisäisessä tarkastuksessa edellyttää kuitenkin muutoksia tarkastustoiminnassa ja tarkastajien sitoutumista uusiin toimintatapoihin. Ketterässä toiminnassa korostuu yhteistyö, avoimuus ja nopea palaute, mikä voi perinteisissä hierarkkisissa organisaatioissa vaatia tottumista. Julkishallinnon organisaatiot ovat viime vuosina kokeneet tarpeelliseksi siirtyä ketteriin toimintamalleihin.
Uhka vai mahdollisuus?
Mielenkiintoista onkin, miten standardien, lakien, asetusten ja ohjeiden täyttämä sisäisen tarkastuksen toiminta voidaan toteuttaa innovatiivisessa, nopeassa ja regoivassa ympäristössä. Tutkimus osoitti, että sisäisen tarkastuksen toteuttaminen on mahdollista myös toimimalla ketterässä toimintamallissa. Standardien, direktiivien ja määräysten soveltaminen mahdollistaa asetettujen vaatimusten täyttämisen ketterässäkin mallissa. Tutkimuksessa todetaan, että ketterien käytäntöjen käyttöönotto sisäisessä tarkastuksessa voi jopa parantaa organisaation toimintaa ja nopeuttaa sen päätöksentekoa.
Julkishallinnon organisaatioissa ei ole estettä ketterän toiminnan käyttöönottoon eikä sisäisen tarkastuksen vaatimusten soveltamiseen organisaation tarpeiden mukaan. Jatkossa sisäinen tarkastus voi käyttää yhä ketterämpiä menetelmiä joustavan ja tehokkaan toiminnan aikaansaamiseksi ja lisäarvon luomiseksi organisaation johtamiseen. Voidaan päätellä, että ainoat esteet sisäisen tarkastuksen ketterälle toiminnalle ketterässä ympäristössä ovat organisaation itsensä luomat esteet. Samassa tahdissa työskentely on menestymisen edellytys.
Lähteet:
Mikkola M. 2023. Sisäinen tarkastus ketterässä toimintamallissa. Turun ammattikorkeakoulun opinnäytetyö
Valtiovarainministeriö. Sisäinen tarkastus. n.d. Verkkosivu. Viitattu 30.3.2023. https://vm.fi/sisainen-tarkastus.