• ajanhallinta
• etätyö
• hyvinvointi
• myynti

Teknologian tuomat mahdollisuudet auttavat osaa työntekijöistä siirtymään kotitoimistolle. Kotoa työskentely tuo paljon vapautta, mutta vaatii myös itsekuria ja suunnitelmallisuutta työntekijältä. Keskittyminen, energian ylläpito, sekä tuotteliaisuus ovat työntekijän omissa käsissä.

Etätyö on yleistynyt viimeisen noin 10 vuoden aikana huomattavasti. Ilmiö sai alkusykäyksen teknologisista ratkaisuista, jotka helpottivat yhteydenpitoa ja tiedonjakoa. Etätyön suuri kasvu alkoi koronapandemian myötä, jolloin yritykset mukautuivat uusiin rajoituksiin ja mahdollistivat työntekijöidensä työskentelyn kotoa. Nykyään etätyö koetaan melko normaalina työntapana. Monet yritykset antavat mahdollisuudet etätyöskentelyyn joko täysiaikaisesti tai osa-aikaisesti, ns. hybridimallina. Suurin ryhmä, joka hyötyy etätyöskentely mahdollisuudesta, ovat tietotyöläiset. Tietotyöläisinä tässä tarkastellaan myyjien ammattikuntaa yritysmyynnin puolella. Myyjät onnistuvat pitämään palveludemoja etäyhteyksillä tai vähintään sopimaan tapaamisajat kotoa käsin ja käymään asiakkaan luona ns. demottamassa.

Etätyö ei ole myöskään poistumassa tulevaisuudessa. Etätyötä tehneet pitävät mallista, eivätkä yleisesti koe pakkoa palata toimistolle. Teknologian kehitys auttaa myös jatkossa tehokasta etätyöskentelyä. Suurin ongelma tulevaisuuden kannalta tuntuu olevan yhteisten pelisääntöjen sopiminen. Etätyöskentelymallia on toteutettu jo niin kauan, että tuloksia hyvästä ja huonosta on jo selkeästi nähtävillä. Osa negatiivisista puolista on saanut joitain yrityksiä, varsinkin Yhdysvalloissa, siirtämään, tai jopa pakottamaan, työntekijät takaisin toimistolle. Etätyö ei ole katoamassa mihinkään, mutta työn organisoiminen tulee suurilta osin ratkaisemaan sen tehokkuuden.

Etätyön hyödyt ja haasteet

Työntekijöiltä itseltä kysyttäessä etätyö on tuonut selkeästi enemmän hyötyjä kuin haittoja. Suurin hyöty on selkeästi ollut vapaus työmatkoista, aikatauluista ja oman työn ohjaamisesta. Tutkimuksissa löydettyjen tulosten perusteella monet kokevat myös parempaa hallintaa työstään ja työnlaadun olevan parempi.

Työntekijät itse kokivat etätyön lähinnä positiivisena asiana, mutta yritykset löytävät puolestaan enemmän negatiivisia puolia. Yleisin haitta yrityksien mielestä on työn järjestäminen siten, että kommunikaatio ja ideointi pysyvät tehokkaalla tasolla. Myös työn seuraaminen on hankalampaa.

Negatiivisista puolia, joista työntekijät ja tutkimustulokset ovat samaa mieltä, ovat irtautuminen työstä, pitkät ajat istumista ilman liikuntaa, sekä vähentyneet sosiaaliset kontaktit. Tutkimukset näyttävät, että etätyöläiset istuvat toimistotyöntekijöitä enemmän. Tämä johtuu vähemmistä tauoista, sekä lyhyemmistä matkoista pisteiden välillä, esim. koneelta vessaan tai kahvitilaan. Työtä saattaa olla myös vaikeampi lopettaa, jos ”lautasella” on paljon töitä. Tämä haastaa työstä irtaantumista ja voi kuormittaa pidemmän päälle.

Casen study – Booksalon

Case studyssa haastateltiin neljää Booksalonin myyntihenkilöä. Booksalon on kotimainen SaaS (software as a service) yritys, joka valmistaa kauneuden- ja hyvinvointialojen yrittäjille ajanvaraus-, kassa- ja maksupääteratkaisuja. Kaikki neljä myyntihenkilöä hoitavat työnsä täysin etänä. Heidän päivittäisiin työtehtäviinsä kuuluvat asiakaskontaktit, palveludemot sekä sopimusneuvottelut. Tutkimuksessa kyseltiin työntekijöiden ajatuksia etätyöstä, sekä miten hyvin he pystyvät pitämään yllä tehokasta energiaa, tuotteliaisuutta ja keskittymistä.

Vastaajat kokivat etätyön mieluisaksi, sekä uskoivat sen hyvin tukevan keskittymistä, energiaa ja tuottavuutta. Heillä ei myöskään ollut halua takaisin toimistolle, ei edes tilanteessa missä he saisivat itse valita koska siellä käyvät. Heille kolme motivoivinta syytä tehdä etätöitä olivat työmatkojen puuttuminen, mahdollisuus tehdä töihin liittymättömiä tehtäviä, sekä oma rauha. Töihin liittymättömät työt olivat lähinnä erinäisiä liikuntamuotoja, kuten kävely.

Tapaustutkimus osoitti, että parhaiten tehokuutta ja jaksamista etätyössä saa tuettua seuraavin konstein:

• Pitämällä suunniteltuja lyhyitä (5-15 minuutin) taukoja.
• Liikkumalla työpäivän aikana (esim. lyhyt kävelylenkki).
• Rajoittamalla sosiaalisen median käyttöä ja henkilökohtaista viestintää.
• Merkitsemällä kalenteriin kaikki tärkeimmät tehtävät, myös tauot.
• Tehokkaalla päivä ja viikko suunnittelulla.

Kalenterinhallinta on tässä kaiken A ja O, sillä se auttaa ajanhallintaa ja suunnitelman toteutus on todennäköisempää, kun merkinnät ovat kalenterissa.

Lähde:

Ojala, O. 2024, Optimizing remote sales performance : a study on boosting focus, energy, and productivity for Booksalon’s sales team – Theseus, Turun Ammattikorkeakoulun opinnäytetyö.

Kuva: ChatGPT: luoto sanoilla remote work, office, focus, energy, calendar management.