• hiljainen tieto
• osaaminen
• SECI-malli
• tiedon jakaminen

Suurin osa asiantuntijan oppimisesta ja osaamisen kehittämisestä tapahtuu työssä. Asiantuntijoilta vaaditaan yhä enemmän kykyä määritellä ja ratkaista monialaisia ongelmia yhteistyössä eri alojen asiantuntijoiden kanssa. Organisaation on siksi luotava työympäristö, joka mahdollistaa ryhmätyön, tiedon luomisen ja keräämisen.

Hiljainen tieto

Hiljaista tietoa on määritelty mm. seuraavasti: ’’Hiljainen tieto on yksilön kokemusten kautta kertynyttä osaamista, taitotietoa, näppituntumaa asioiden hoitamiseen. Puhutaan kokemusperäisestä tiedosta ja osaamisesta, jonka avulla yksilö osaa soveltaa faktatietoa erilaisissa tilanteissa. Tämän tyyppistä abstraktia tietoa on vaikea tunnistaa ja tehdä näkyväksi. Puhutaan myös hiljaisesta tietämyksestä, sanattomasta ja piiloisesta tietämyksestä’’ (Nonaka & Takeuchi, 1995).

Organisaatioissa on paljon hiljaista tietoa ja sen saattamisesta kaikkien tietoon hyötyy koko organisaatio. Toisaalta organisaatioissa saattaa olla myös sellaisia toimintatapoja, jotka saattavat hankaloittaa tiedon ja osaamisen jakamista. Toimintatavat voivat olla liian hierarkkisia tai toiminnan kehittämistä voi haitata sellainen ajatus, että ”näin on aina tehty” ja kannattaa tehdä myös jatkossa.

Vain osa hyödynnettävissä olevasta tiedosta on näkyvää. Esille pitäisi saada myös hiljainen tai vielä hiljaisempi tieto, kuten käytännöt, soveltamiseen liittyvät seikat, kokemus- ja tilannetaidot. Esihenkilöillä on viime kädessä vastuu tilanteiden tunnistamisessa.

SECI-malli: tiedon luomisen prosessimalli

Japanilaiset tutkijat Nonaka ja Takeuchi ovat luoneet mallin, johon sisältyy tiedon spiraali, jossa eksplisiittinen ja hiljainen tieto vuorovaikuttavat keskenään jatkuvana prosessina. Tämä vuorovaikutus johtaa uuden tiedon luomiseen. Mallin keskeinen ajatus on, että yksilöt jakavat jo olemassa olevaa tietoaan toistensa kanssa, jolloin se yhdistyy uudeksi tiedoksi. Tiedon spiraali – eli tiedon määrä – kasvaa sitä enemmän, mitä useampia kierroksia mallissa edetään.

• Sosialisaatio (hiljaisesta hiljaiseen) on hiljaisen tiedon välittämistä sosiaalisen vuorovaikutuksen avulla yksilöiden välillä. Epämuodollinen sosiaalinen kanssakäyminen sekä käytännön esimerkkien kautta opettaminen ovat esimerkkejä tiedon sosialisaatiosta.

• Ulkoistaminen (hiljaisesta eksplisiittiseen) on hiljaisen tiedon muokkaamista eksplisiittiseksi käyttäen käsitteitä ja malleja. Hiljainen tieto muutetaan tässä vaiheessa ymmärrettävään ja tulkittavaan muotoon, jolloin se on myös muiden käytettävissä. Ulkoistettu ja teoreettinen tieto ovat perusta uuden tiedon luomiselle.

• Yhdistäminen (eksplisiittisestä eksplisiittiseen) on ulkoistetun eksplisiittisen tiedon kokoamista laajemmiksi kokonaisuuksiksi, käsitejärjestelmiksi. Kun tieto on saatu eksplisiittiseen muotoon, voidaan se yhdistää aiemmin arkistoituihin tietoihin. Tässä vaiheessa tietoa myös analysoidaan ja järjestetään.

• Sisäistäminen (eksplisiittisestä hiljaiseen) tarkoittaa eksplisiittisen tiedon ymmärtämistä, jolloin tieto muuttuu hiljaiseksi ja tulee osaksi yksilön henkilökohtaista tietopohjaa. Kierros jatkuu tiedon spiraalin tästä vaiheesta takaisin sosialisaatioon, kun yksilö jakaa sisäistämäänsä tietoa hiljaisesti. Täten tiedon määrä kasvaa ja yksilöiden aiemmat käsitykset mahdollisesti muuttuvat (Virtainlahti, 2009).

Osaamisen johtaminen

Oppiminen on tärkeä ihmisten työkykyä ylläpitävä ja edistävä tekijä. Jokaisessa organisaatiossa olisi syytä pohtia, miten työntekijöiden jatkuvasta oppimisesta huolehditaan ja miten oppimisen keinoin pidetään yllä sekä vahvistetaan oppimisen kautta ihmisten työkykyä.

Osaaminen on kykyä toimia tarkoituksenmukaisella tavalla annetussa tilanteessa. Pärjäämisen lähtökohtana ovat yksilöiden tiedot ja taidot.

Omien vahvuuksien hyödyntäminen ja uuden oppimisen mahdollistuminen pitävät yllä motivaatiota ja tuovat osaltaan merkityksellisyyttä työhön. Samalla kun jokaisen kohdalla mietitään uuden oppimista, on yhtä tärkeää tunnistaa olemassa jo oleva oleva osaaminen ja miettiä keinoja sen jakamiseen. Yhdessä oppiminen ja vertaistuki kehittävät yksilöiden lisäksi koko organisaatiota. Paljon opitaan omaa arkista työtä tekemällä. Toisaalta uuden oppimiselle täytyy myös antaa aikaa ja resursseja. Uuden asian haltuunotto ei tapahdu ilman aikaresurssia. Jokaisen henkilön vuosityösuunnitelmaan pitäisikin sisällyttää eli budjetoida aikaa ja rahaa uuden oppimiselle. Jatkuva oppimisen tulee olla suunnitelmallista ja sille tulee mahdollistaa sen vaatima aika. Uuden oppiminen täytyy tehdä myös näkyväksi – eli siitä täytyy puhua ja kirjoittaa eli raportoida (Hakkarainen, 2022).

Tutkimuskohteena suomalaisen vakuutusalan organisaatio

Osaamisen kehittäminen ja uuden oppiminen läpi koko työuran vahvistavat siis työkykyä ja luovat työhyvinvointia. Tämän on tiedostanut myös Suomen suurin eläkevakuutusyhtiö.

Opinnäytetyössä tutkittiin yhden asiantuntijatiimin ja yksikön esimiesten näkemyksiä hiljaisesta tiedosta ja hiljaisen tiedon jakamisesta. Tavoitteena oli tunnistaa nykyinen tiedon muuntamisen prosessi.

Opinnäytetyön tavoite ja työn eteneminen

Tehdyn tutkimuksen tavoitteena oli selvittää se osaaminen, myös tulevaisuuden osaaminen, jota case-organisaation yhdessä tiimissä tarvitaan nykyisen ja tulevaisuuden menestyksen varmistamiseen. Lisäksi tavoitteena oli tunnistaa tieto-, osaamiskäytännöt tai -olosuhteet, jotka tukevat tai vaikeuttavat organisaation oppimista ja osaamisen kehittämistä.

Kehittämistyön tavoitteena oli sekä selvittää hiljaisen tiedon nykytila että perehtyä hiljaisen tiedon jakamisen menetelmiin. Tutkimus lähti liikkeelle kirjallisuuteen tutustumisesta ja aihealueiden rajaamisesta. Aihe valikoitui tutkijan kiinnostuksen kohteesta ja kehittämistarpeesta. Tutkimus toteutettiin laadullisena tutkimuksena ja aineisto kerättiin haastatteluiden avulla.

Tuloksista

Tutkimuksen tulokset osoittavat, että SECI-malli toimii hyvin case-organisaatiossa mallina tiedonluontiprosessille. Tieto siirtyy jatkuvasti ja uutta tietoa luodaan, kun käyttäjät harjoittelevat, tekevät yhteistyötä, ovat keskenään vuorovaikutuksessa ja oppivat.

Hiljainen tieto siirtyy organisaation eläketoiminnassa henkilötä ja paikasta/tasolta toiselle kohtuullisen hyvin. Tästä huolimatta löytyi joitakin esimerkkejä siitä, että itsenäisesti hoidettavissa tehtävissä tietoa jää piiloon. Työntekijöiden osaamisen ja asiantuntijuuden tavoitteellisempi hyödyntäminen lisäisi case-organisaation osaamispääomaa. Vuorovaikutuksen merkitystä ei voi korostaa liian paljon hiljaisen tiedon jakamisen edellytyksenä.

Tutkimuksen tuloksena case-organisaatiolle syntyi uutta tietämystä tiedon siirtymisen esteistä sekä niistä tekijöistä, jotka organisaatiossa tukevat tiedon siirtymistä. Tärkeiksi teemoiksi nousivat

• Ohjeet
• Kehityskeskustelut
• Kommunikaatio ja yhteistyö
• Koronan myötä nousseet muutokset

Tutkimus osoittaa, että tehokkain oppimisen ja osaamisen kehittäminen varmistetaan tarjoamalla runsaasti mahdollisuuksia yhteiseen reflektointiin ja osaamisen jakamiseen. Todettiin, että yhteistyön mahdollistaminen, jossa hiljaista osaamista ja tietoa voidaan jakaa, parantaa osaamista. Tässä asiassa kohdeorganisaatiossa löytyi vielä parannettavaa.

Opinnäytetyön yhteenvetona voidaan todeta, että sekä teorian esittämisen että haastattelututkimuksen tulosten seurauksena case-yrityksen kohdeorganisaatio ja sen johto saivat paljon uutta tietoa ja näkemyksiä sekä ideoita osaamisen jakamisen kehittämiseksi entistä paremmaksi kohdeorganisaatiossa.

Tiedon jakamisen hyödyt

Yksilön, asiantuntijatiimin ja organisaation osaaminen ja tietämys lisääntyvät hiljaista tietoa jakamalla. Jaetun tiedon myötä yhä useampi henkilö oppii osaamaan ja tuntemaan organisaationsa työtehtävät ja tulee tietämään, keneltä kysyä lisätietoja tai keneltä löytyy tarvittavaa erityisosaamista. Samalla opitaan toisilta omaakin työtä helpottavia toimintatapoja. Lisäksi tiedon jakaminen vahvistaa henkilöiden välistä luottamusta ja lisää avoimuutta sekä yhteenkuuluvuuden tunnetta. Kaikki tämä parantaa organisaation työilmapiiriä.

Lähteet:

Rassl, M. 2023. Competence development through knowledge sharing : case KEVA EU pension team – Theseus, Turun ammattikorkeakoulun opinnäytetyö.

Hakkarainen, K., 2022. Jatkuva oppiminen edistää työkykyä. [Online] Available at: https://www.keva.fi/blogi-kirjoitukset/jatkuva-oppiminen-edistaatyokykya/

Nonaka, I. & Takeuchi, H., 1995. The knowledge-creating company: How Japanese companies create the dynamics of innovation. s.l.:Oxford University Press

Virtainlahti, S., 2009. Hiljaisen tietämyksen johtaminen. s.l.:Talentum Media Oy.