• jatkuvaparantaminen
• päivittäisjohtaminen

Päivittäisjohtaminen on organisaation toiminnan kulmakivi, joka määrittää, miten sujuvasti ja tehokkaasti yrityksen arki rullaa. Se ei ole vain operatiivisten tehtävien hoitamista, vaan kokonaisvaltaista johtamista, jossa yhdistyvät strategian toimeenpano, työntekijöiden motivointi ja organisaation kehittäminen.

Päivittäisjohtaminen vie organisaation strategian osaksi päivittäistä toimintaa ja parantaa kokonaisvaltaisesti sen suorituskykyä. Sen avulla varmistetaan, että henkilöstö ymmärtää odotukset, tavoitteet, onnistumisen mittarit sekä tuen ja valmennuksen tarpeet. (Laurent, 2006, s. 4–8, 32; Viitala, 2013, s. 35)

Lähiesihenkilö voi ohjata toimintaa kohti tavoitetta hyödyntämällä yhdessä määriteltyjä mittareita, jotka tarjoavat numeerista tietoa prosessien tilasta. Päivittäisjohtaminen luo ennustettavan toimintamallin, jonka avulla työntekijät ja esihenkilöt voivat tehokkaasti ratkaista ongelmia ja parantaa suoriutumista. (Laurent, 2006, s. 4–8, 32; Viitala, 2013, s. 35.)

Päivittäisjohtamisen elementit

Lean-päivittäisjohtamisen osa-alueet on kuvattu eri lähteissä hieman eri tavoin, mutta ne ovat pääpiirteissään samankaltaisia. Alla olevassa listauksessa on esitetty eri lähteiden määritelmiä Lean-päivittäisjohtamisen sisällöstä. (Hänggi, Fimpel & Siegenthaler, 2022; Liker, 2013; Mann, 2015)

• Visuaalinen ohjaus
• Johtajan vakioitu työ
• Päivittäisjohtamisen vastuut
• Vastuunotto oikealla tasolla
• Gempa
• Määritellyt KPI-mittarit
• Standardoitu työ

Päivittäisjohtamisen kehityskohteet

Tutkimuksessa selvitettiin, mitä haasteita päivittäisjohtamisessa koetaan ja mitkä tunnusluvut auttavat henkilöstöä päivittäisjohtamisen onnistumisessa. Lisäksi tutkittiin, miten ongelmat saadaan ratkaistua oikeilla organisaatiotasoilla.

Seuraavissa asioissa koettiin haasteita päivittäisjohtamisen onnistumisen kannalta.

• Päivittäisjohtamistaulujen tunnusluvut
• Päivittäisjohtamistaulun visuaalisuus
• Palaveriin osallistujat
• Asioiden vastuuttaminen
• Palaverin agenda
• Osallistujien sitoutuminen ja vastuunotto
• Informaation kulku

Kaizen-työpaja

Tutkimuksessa löydettyjen haasteiden ratkaisemiseksi järjestettiin Kaizen-työpaja. Kaizen-työpajaa voidaan käyttää jatkuvan parantamisen työkaluna. Tässä hyödynnetään Demingin P(Plan), D(Do), C(Check), A(Act) mallia.

Kaizen-työpajaan määritellään projektin laajuus, asetetaan tavoitteet, luodaan arvio prosessin nykytilasta, kootaan tarvittava materiaali ja valmistellaan visuaalinen materiaali työpajaa varten (Liker, 2013, s. 278). Kehittämisryhmä perehdytettiin tutkimuksen löydöksiin. Näiden pohjalta Kaizen-työpajassa suunniteltiin muutokset, jotka otettiin käyttöön henkilöstön koulutuksen jälkeen. Työpajassa suunniteltiin myös toimenpiteiden käyttöönoton jälkeinen seuranta.

Kehittämistyöpajassa suunniteltiin toimenpiteitä seuraaviin kohteisiin:

Päivittäisjohtamistaulujen tunnusluvut ja visuaalisuus
o Tehdyt ja suljetut turvallisuushavainnot
o Teknisten komponenttien saantoluvut
o Edellisen päivän tehokkuus ja siihen reagointi
o Tuotantosuunnitelmasta jäljessä olevat työpisteet

Palaverin agenda
o Agendan järjestys päivittäisjohtamistaulun järjestyksen mukaiseksi
o Toimenpiteiden kirjaus taululle
o Pidempää käsittelyä vaativat asiat palaverin jälkeen tarpeellisten henkilöiden kesken

Osallistujien sitoutuminen ja vastuunotto
o Koulutus kaikille päivittäisjohtamiskäytäntöön osallistuville
o Vastuumatriisien määrittely

Asioiden vastuuttaminen
o Vastuumatriisien määrittely
o Toimenpiteiden kirjaus- ja seurantamenettely

Muutosten vaikutukset

Keskeinen muutos oli palaverikäytännön selkeyttäminen ja roolien kirkastaminen, mikä paransi kommunikaatiota ja päätöksenteon sujuvuutta. Lisäksi päivittäisjohtamistauluille tuotiin paremmin toimintaa kuvaavia tunnuslukuja, jotka tukevat johdon ja tiimien kykyä seurata ja kehittää prosesseja reaaliaikaisesti. Näiden muutosten ansiosta päivittäisjohtaminen on systemaattisempaa, läpinäkyvämpää ja paremmin linjassa lean-ajattelun periaatteiden kanssa.

Tehdyt muutokset mahdollistavat organisaation kehittymisen kohti kilpailukykyisempää toimintamallia vähentämällä hukkaa-aiheuttavia tuotantomenetyksiä.

Lähteet

Hänggi R., Fimpel A. & Siegenthaler R. (2022). LEAN Production – Easy and Comprehensive : A Practical Guide to Lean Processes Explained with Pictures. Ebook central. Vaatii kirjautumisen. Viitattu 5.10.2024. https://ebookcentral.proquest.com/lib/turkuamk-ebooks/reader.action?docID=6930899

Laurent, B. (2006). Päivittäisjohtaminen matkailu- ja ravintola-alalla. Helsinki: WSOY.

Liker, J. (2013). Toyotan tapaan. 3. painos. Jyväskylä: Bookwell Oy.

Mann D. (2015). Creating a Lean Culture: Tools to Sustain Lean Conversions. 3. Painos. CRC Press.

Viitala R. (2013). Henkilöstöjohtaminen – strateginen kilpailutekijä. 4. Uudistettu painos. Helsinki: EDITA.

Kuva: ©unplash.com/ Alen Kajtezovic