Muutoksen johtaminen yrityksen sisäisissä kehitysprojekteissa
Projekti perustetaan usein toteuttamaan tiettyä yrityksen asettamaa taloudellista tai teknistä päämäärää ja se saa aikaan muutoksen. Projektin tuottama muutos heijastelee aina projektista ulospäin ja siten projektin ulkoiset sidosryhmät ovat avainroolissa ottamassa muutosta vastaan. Projektin onnistumisen kannalta on tärkeää pohtia, miten muutoksen vaikutus sen ulkoisiin sidosryhmiin huomioidaan ja miten muutosta hallitaan osana projektia. Erityisesti yrityksen sisäisissä kehitysprojekteissa sidosryhmien merkitys saattaa jäädä liian vähälle huomiolle.
Projektipäällikkö on avainroolissa muutoksen toteuttamisessa
Projektipäällikkö on vastuussa projektinsa tuottamasta muutoksesta, joten oleellista toteutuksen kannalta on, miten suuren roolin projektipäällikkö pystyy muutoksen johtamisessa ottamaan. Onnistuneen muutoksen kannalta on tärkeää, että yrityksessä on käytettävissä riittävästi muutosjohtamisen osaamista ja siihen tarvittavia resursseja. Mikäli projektipäälliköllä ei ole mahdollisuuksia panostaa muutosjohtamiseen riittävästi, tulee aiheelliseksi pohtia, minkälaisia resursseja yrityksessä tarvitaan tehokkaan ja onnistuneen muutoksen toteuttamiseksi.
Muutosprosessit vaativat muutoksen toteutukseen osallistuvilta tahoilta muutosjohtamisen erityisosaamista, jotta muutoshankkeet eivät useiden tekijöiden summana epäonnistuisi. Muutoksen käytännön osaaminen ei kuitenkaan aina ole riittävällä tasolla. Muutoksen epäonnistumisen syynä ovat muun muassa puutteet muutosprosessien ja parhaiden käytäntöjen tuntemuksessa, muutoksen vaikutusten ymmärtämättömyys sekä ihmisten riittämätön huomioiminen muutoksen kohteena. Mitä haastavammasta muutoksesta on kyse, sitä osaavampaa johtamista tarvitaan.
Ihmisten huomioiminen muutoksessa on tärkeää
Muutoksen onnistuminen edellyttää sekä projektin teknisen puolen että muutoksen inhimillisen puolen samanaikaista toteutumista. Teknisen puolen ratkaisu, jota ihmiset eivät omaksu tai ala käyttää, ei tarjoa paljonkaan arvoa organisaatiolle. Projektin teknisen puolen rinnalla on huomioitava myös muutoksen inhimillinen puoli eli muutoksen vaikutukset projektin ulkoisiin sidosryhmiin. On tärkeää varmistaa, että ihmiset, joihin muutos vaikuttaa, omaksuvat ja vastaanottavat muutoksen. Tämä edellyttää, että muutosjohtaminen huomioi yksilöt osana muutosprosessia. Niinpä projektin onnistuminen riippuu siitä, kuinka hyvin muutoksen inhimillinen puoli johdetaan.
Projektin ulkoisten sidosryhmien tunnistaminen heti projektin käynnistymisvaiheessa on ensiarvoisen tärkeää muutosprojektin onnistumiselle. Sidosryhmien onnistuneessa johtamisessa merkitystä on projektipäällikön ja johdon ihmissuhdetaidoilla kuten kuuntelemisella, kyvyllä rakentaa luottamusta, ratkaista konflikteja ja siten torjua muutosvastarintaa. Projektipäällikön, projektitiimin, projektin sponsoreiden ja muutoksen kohteena olevien ryhmien välillä tulisi käydä avointa vuoropuhelua ja pyrkiä yhteisymmärrykseen. On tärkeää, että projektipäällikkö on aito työskennellessään muutoksen kohteena olevien sidosryhmien kanssa. Projekti vaikuttaa näihin sidosryhmiin henkilökohtaisesti ja siksi on oleellista kiinnittää huomiota siihen, miten ja millä keinoin muutosta viedään eteenpäin.
Miten muutoksessa onnistutaan?
Muutoksen onnistumisen keskeisiä tekijöitä ovat muutoksen etenemisen kannalta tarpeelliset toimenpiteet sisältävä muutossuunnitelma, johdolta ja sponsoreilta saatava tuki, muutoksen vakiinnuttaminen sekä muutoksen toteutumisen seuranta. Muutosjohtamisen suunnittelu ja sitä vastaavan muutossuunnitelman tekeminen edesauttavat asetettuihin tavoitteisiin pääsemisessä ja sitä kautta muutoksen onnistumisessa. Tärkeää on, että muutoksen toimenpiteet saadaan suunniteltua heti projektin alussa. Lisäksi tärkeää on, että muutos saa tarvittaessa riittävää tukea johdolta tai sponsorilta. Muutoksen käytäntöön vakiinnuttamisen kannalta on ratkaisevaa, että muutosta jäädään toteuttamaan myös hankkeen päättymisen jälkeen. Tarpeellista on seurata muutosta ja sen toteutumista riittävän pitkään ja suunnitella tilanteeseen sopivat mittarit.
Edellä mainitun sidosryhmien tunnistamisen lisäksi myös onnistunut muutosviestintä on ensiarvoisen tärkeää onnistuneelle muutokselle. Muutosjohtamisen keskeinen elementti on kattava ja hyvin tehty viestintäsuunnitelma, joka tukee ja vahvistaa haluttua muutosta sekä samalla edesauttaa oikea-aikaisen, oikean sisältöisen ja oikeakanavaisen, varman ja uskottavan viestinnän toteuttamisessa. Muutosviestintää tarvitaan, koska viestintä tukee muutoksen toteutusta, informoi muutoksen sisällöstä ja tavoitteista, sitouttaa organisaation jäseniä muutosprojektiin sekä lisää vuorovaikutusta. Tämä puolestaan luo paremmat edellytykset muutoksen käynnistämiselle, etenemiselle ja lopulta sen ylläpitämiselle.
Muutosvastarinnasta yhteisen muutoksen puolelle
Muutosvastarinnan huomioiminen ja oikea käsitteleminen on muutoksen onnistumisen kannalta tärkeää. Muutostilanteessa on tärkeää selkiyttää tavoitteita ja luoda järjestystä hämmennystä aiheuttavaan tilanteeseen. Ihmisillä on luontainen taipumus vastustaa muutosta tilanteessa, jossa he pelkäävät menettävänsä jotain arvostamaansa. Mitä suurempi on ihmisten ennakoima menetys, sitä voimakkaampaa on muutosvastarinta. Muutoksia käynnistettäessä pitäisi kuulla ja osallistaa muutoksen kohteena olevia asianosaisia, kytkeä kohderyhmät muutokseen riittävän ajoissa ja antaa riittävästi aikaa sopeutua muutokseen. Ihmiset eivät välttämättä vastusta itse muutosta, vaan sen vaikutuksia omaan työhön, olosuhteisiin ja yhteisöön.
Muutosvastarintaa ei pystytä ratkaisemaan kaikkiin muutoksiin sopivalla, yksinkertaisella ja nopealla standardikonseptilla, vaan muutos on aina jokaisen henkilökohtainen matka. Muutosvastarinnan voittaminen voi olla haastavaa, mutta pelkän ongelman sijaan sitä on mahdollista tarkastella myös positiivisena asiana. Jos vastustusta ei esiinny ollenkaan, ihmiset eivät tunnista muutosta tai ota sitä riittävän vakavasti. Muutosvastarinta tarkoittaa, että ihmiset on pakotettu pois omalta mukavuusalueeltaan, mikä oikealla kommunikoinnilla ja osallistamisella voi johtaa ongelmanratkaisuun ja muutoksen edistämiseen. Jos muutosvastarintaa osataan käsitellä oikein, se voi vaikuttaa muutokseen myös myönteisesti.
Lähteet:
Yönti-Mertens, E. 2023. Muutosjohtaminen yrityksen sisäisissä kehitysprojekteissa – Theseus, Turun ammattikorkeakoulun opinnäytetyö.
Kuva: Microsoft Officen kuvapankki