Osallistaminen projektin johtamisen keinona
Osallisuus, osallistuminen ja osallistaminen liittyvät kiinteästi toisiinsa sekä nykypäivän tehokkaaseen ja tavoitteelliseen johtamiseen. Opinnäytetyössä tarkasteltiin osallistavan johtamisen keinoja ja kokemuksia marketkaupan muutosprojekteissa. Projektin johtamisessa henkilöstöä voidaan osallistaa projektin elinkaaren kaikissa vaiheissa aina aloituksesta päätösvaiheeseen asti. Aikaisemmassa tutkimuksessa osallistamisen on todettu lisäävän motivaatiota, innovaatiota, sitoutumista, innostumista sekä parantavan työilmapiiriä ja vuorovaikutusta.
Osallistava johtaminen – usean johtamismenetelmän yhdistelmä
Henkilöstön osallistava johtaminen voidaan määritellä useilla eri tavoilla ja teorioilla. Niissä kaikissa on yhteistä se, että henkilöstöä ohjataan osallistumaan työnantajan esittämään toimintaan, yhteiseen päätöksentekoon sekä toiminnan kehittämiseen. Osallistavassa johtamisessa henkilöstö nähdään organisaation voimavarana ja tärkeimpänä resurssina. (Baltazar & Franco 2023, 4.)
Osallistava esihenkilö kuuntelee työntekijöitään, seuraa työn tekemistä aktiivisesti ja varmistaa tarvittavien resurssien riittävyyden. Osallistavaan johtamiseen kuuluu myös luottamuksen osoittaminen, keskustelu ja kuuntelu sekä uskallustakin vaativa kyseenalaistaminen ja kysyminen. Osallistavan johtamisen tavoitteena on kannustaa yhteistyöhön, antaa työntekijöille päivittäistä vastuuta päätöksenteosta sekä toiminnan ja työyhteisön kehittämisestä. (Obiekwe ym. 2019, 7; Tökkäri ym. 2017, 58–61.)
Oman esimerkin merkitys työyhteisölle
Osallistavassa johtamisessa esihenkilö johtaa omalla esimerkillään. Hän tietää miten työyhteisössä tai tehtävissä toimitaan sekä osaa tarvittaessa neuvoa ja opastaa tiiminsä jäseniä. Esihenkilö jakaa tehtävät sekä osallistuu myös itse niiden suorittamiseen. Hän antaa tiimille valtuuksia tehdä päätöksiä, mutta kantaa itse vastuun lopullisista päätöksistä. Osallistavan johtamisen tavoitteena on, että tiimin osaaminen, itsenäisyys sekä kyky ottaa vastuuta kasvaa. Tavoitteena on itseorganisoituva työyhteisö, joka työskentelee yhdessä. (Tökkäri ym. 2017, 62–63.)
Itseorganisoituva työyhteisö vaatii jäseniltä myös omaehtoista itsensä johtamista. Itsensä johtaminen ilmenee itsenäisenä ajatteluna ja käytäntönä, jossa työntekijä osallistuu työn suunnitteluun, toteuttamiseen ja kehittämiseen. Itsensä johtaminen linkittyy itseorganisoituvaan jaettuun johtajuuteen, jossa työntekijä toimii aktiivisesti ja itsenäisesti oman työtehtävänsä puitteissa. Työntekijältä osallistuminen vaatii vastuullista asennetta, vastuunkantoa sekä kiinnostusta työyhteisön yhteisiin asioihin. (Tökkäri ym. 2017, 58–61)
Viestintä ja vuorovaikutus, osallisuuden johtamisen tukipilareina
Yritysten ja organisaatioiden kehittämistyössä, kuten kaikessa muussakin työssä, ihmisten välinen vuorovaikutus ja viestintä ovat tärkeässä roolissa. Kehittämistyössä vuorovaikutuksen ja viestinnän merkitykset korostuvat. Esihenkilön pitää osata kertoa henkilöstölle miksi, mitä, miten ja milloin asioita lähdetään tekemään. Hänen pitää myös osata viedä viestiä eteenpäin tiimin jäsenille. Viestintä voi olla tarkoituksellista tai sattumanvaraista ja sitä voi olla kahden tai useamman henkilön välillä. Viestintä on kokonaisvaltaista, sillä siihen luetaan niin sanat, ilmeet, eleet, tunteet ja kuvat kuin kehonkielikin.
Avoimen ilmapiirin aikaansaaminen vaatii panostusta, mutta se on myös tehokkain tapa taata muutosten tuloksellisuus.
Kehittämistyö vaatii avointa vuorovaikutusta sekä esihenkilön että muun tiimin välillä, jotta voidaan yhdessä keskustella, pohtia ja uskaltaa innovoida uusia asioita. Runsas viestintä ja vuorovaikutus mahdollistavat ja luovat kehittämistyölle pohjan, jonka päälle syntyvät luottamus, into ja uskallus. Avoimen ilmapiirin aikaansaaminen vaatii panostusta, mutta se on myös tehokkain tapa taata muutosten tuloksellisuus. Avoimen ilmapiirin luomisessa tarvitaan koko työyhteisön asennetta ja omistautuneisuutta.
Osallisuus projekteissa
Perinteisesti henkilöstöä on osallistettu muun muassa sosiaali- ja terveysalalla, julkisella sektorilla, järjestötoiminnassa sekä kehitysyhteystyössä. Henkilöstöä voidaan osallistaa kuitenkin myös kaikenlaisten organisaatioiden erilaisissa projekteissa, joissa osallistamisen taso voi vaihdella paljonkin projektin luonteen tai tavoitteiden mukaan. Osallistaminen on koettu hyödylliseksi esimerkikisi organisaation muutoshankkeissa, joissa tavoitteena on suunnitella ja toteuttaa muutoksia organisaation rakenteessa, liiketoimintaprosessissa tai toimintatavoissa.
Projektinjohtamisen tärkeimpiä ominaisuuksia on suunnitelmallisuus. Osallistamisen näkökulmasta projektin aloitusvaiheessa on tehtävä suunnitelma myös siitä, miten henkilöstöä on projektin eri vaiheissa tarkoitus osallistaa. Osallistamisen tavoitteena on projektin elinkaaren aikana saada esiin henkilöstön ideoita, mielipiteitä ja kokemuksia.
Kokemuksia osallistamisesta marketkaupan projekteissa
Opinnäytetyön tulokset toivat esiin sekä osallisuuden että osallistamisen myönteiset vaikutukset. Henkilöstö koki, että osallisuus vaikutti sitoutumiseen, motivaatioon, työtyytyväisyyteen ja työilmapiiriin. Esihenkilöt puolestaan kokivat, että osallistaminen näkyi eniten henkilöstön työtyytyväisyydessä, motivaatiossa, sitoutumisessa, työilmapiirissä, innovatiivisuudessa sekä yhteistyön lisääntymisessä.
Henkilöstö koki, että osallisuus vaikutti sitoutumiseen, motivaatioon, työtyytyväisyyteen ja työilmapiiriin.
Opinnäytetyön tuloksena toimeksiantajaorganisaatiolle laadittiin henkilöstön osallistamissuunnitelma, jonka avulla voidaan suunnitella ja varmistaa tasalaatuinen osallistaminen koko projektin elinkaaren ajalle. Esihenkilötyön tueksi laadittiin myös esihenkilön projektin aikaisen viestinnän viestintäkanavasuunnitelma.
Ottamalla henkilöstö mukaan päätöksentekoon sekä viestimällä paljon ja avoimesti voi saavuttaa sekä onnistuneen projektin lopputuotoksen että tyytyväisen henkilökunnan. Loppujen lopuksi jokainen haluaa päästä vaikuttamaan, tekemään uutta, kehittymään ja osallistumaan yhteiseen tekemiseen.
Lue lisää
Opinnäytetyössä tutkittiin, miten henkilöstöä voidaan osallistaa marketkaupan muutos- tai rakennusprojektin elinkaaren aikana sekä miten henkilöstö ja esihenkilöt kokevat osallistamisen vaikutukset. Tutkimuksen tulokset sekä opinnäytetyö löytyvät konaisuudessaan Theseuksesta nimellä Henkilöstön osallistaminen marketkaupan muutosprojektissa.
Lähteet
Toukoniemi, M. 2023. Henkilöstön osallistaminen marketkaupan muutosprojektissa – Theseus. Turun ammattikorkeakoulun opinnäytetyö.
Baltazar, J. & Franco, M. 2023. The Influence of Different Leadership Styles on the Entrepreneurial Process: A Qualitative Study. Economies, 11(2), p. 36. Viitattu 14.3.2023. https://doi.org/10.3390/economies11020036.
Obiekwe, O., Zeb-Obipi, I. and Ejo-Orusa, H. 2019. Employee involvement in organizations: benefits, challenges, and implications. Management and Human Resource Research Journal, 8. Viitattu 14.3.2023. https://www.researchgate.net/publication/335962048
Tökkäri, V., Iivari, P., Maaninka, T. & Rahkola, M. 2017. Osallistavalla johtamisella työhyvinvointia ja turvallisuutta hiihtokeskuksissa. Rovaniemi. Viitattu 19.4.22. https://lauda.ulapland.fi/bitstream/handle/10024/63133/T%C3%B6kk%C3%A4ri.Virpi%3B%20Iivari.Pekka%3B%20Maaninka.Tanja%20ja%20Rahkola.Mika.pdf?sequence=1&isAllowed=y