• projektijohtaminen

Ohjelmistoprojekteille tyypilliset, kesken projektin ilmenevät, muutostarpeet aiheuttavat haasteita lähes jokaisessa projektissa ja hallitsematon muutos laajuudessa on yksi yleisimmistä projektin epäonnistumisen syistä. Muutosta ei pidä ajatella huonona tai estettävänä asiana, sillä hyvin hallittu muutos projektin laajuudessa voi ratkaista projektin menestyksen. Projektijohtamisen koulutuksen (Tradenomi, ylempi AMK) opinnäytetyössä tutkitaan projektin laajuuden hallinnan haasteita ja hyviä käytäntöjä ja annetaan kehitysehdotuksia, joiden avulla laajuuden hallintaa voidaan kehittää.

Muutos täytyy hyväksyä ja sitä tulee ohjata

Projektin laajuus voidaan määritellä tarkoittamaan projektin lopputuotoksena tuotettavaa tuotetta tai palvelua kaikkine yksityiskohtineen ja ominaisuuksineen. Perinteisin projektinhallinnan menetelmin toteutettavissa projekteissa pyritään lopputuotos ja sen ominaisuudet määrittelemään mahdollisimman tarkasti heti projektin alussa. Projektin alkuvaiheessa siis määritellään ja suunnitellaan mitä ollaan tekemässä, mietitään toteutusvaihtoehdot ja sitten pyritään toteuttamaan projekti mahdollisimman tarkasti suunnitelman mukaan.

Kun projekti on lähtenyt käyntiin, huomataan kuitenkin käytännössä lähes aina erilaisia tarpeita projektin laajuuden muutokselle. Määrittelyvaiheessa on saattanut jäädä jokin asia huomioimatta, ympäröivä maailma ja markkinat muuttuvat projektin aikana, tai määrittelyvaiheessa on ymmärretty jokin tarve väärin. Hyvin usein ohjelmistoprojekteissa muutostarve johtuu myös siitä, että vasta projektin edetessä asiakas ymmärtää paremmin järjestelmän toimintaa ja sitä kautta huomaa jonkin uuden tarpeen.

Kun muutostarpeita projektin aikana ilmenee, tulee niihin vastata tarkoituksenmukaisesti ja hallitusti. Erittäin ratkaisevaa laajuuden hallitussa muutoksessa on etukäteen suunniteltu prosessi, jonka mukaan systemaattisesti toimitaan, kun muutostarve ilmenee. Tarkoituksena on, että kaikki muutokset käsitellään sovitun prosessin mukaisesti ja siten vältetään hallitsemattomat muutokset projektissa.  

Projektin laajuuden ohjauksella pyritään siihen, että laajuuden muuttumisen vaikutukset olisivat mahdollisimman myönteisiä. Hallitsematon muutos laajuudessa aiheuttaa helposti mm. budjetin ylittymisen, aikataulun venymisen, tarpeettomia ominaisuuksia lopputuotokseen sekä laatuongelmia alun perin tilatun työn osalta. Resurssit kohdistuvat vääriin asioihin, eikä projektin tavoitteita saavuteta. Hallitulla muutoksella puolestaan pystytään paremmin vastaamaan muuttuviin tarpeisiin ja tuottamaan mahdollisimman tarkoituksenmukainen lopputuotos.

Projekti onnistuu jos muutokset hallitaan

Yksinkertaistettuna voidaan sanoa, että onnistuneessa projektissa saavutetaan projektille asetetut tavoitteet sovitussa aikataulussa ja budjetissa, lopputuotos on ominaisuuksiltaan vaatimusmäärittelyjen mukainen, ja projektin sidosryhmät ovat tyytyväisiä projektin tuloksen. Kaikki tämä saavutetaan käyttämällä resursseja tehokkaasti ja tarkoituksenmukaisesti. Jos projektin aikana havaittuun laajuuden muutostarpeeseen ei ole reagoitu, voidaan projektin päättyessä olla tilanteessa, jossa kaikki projektin alussa määritellyt asiat on tehty, aikataulu on pitänyt, budjettikaan ei ole pettänyt ja lopputuotos alkuperäisten suunnitelmien mukainen, mutta se ei vastaa siihen tarpeeseen, joka projektin tilaajalla on.  

Ylemmän ammattikorkeakoulun opinnäytetyössä ”Projektin laajuuden hallinta – haasteet ja hyvät käytännöt” (Karppinen, 2022) selvitetään projektin laajuuden hallinnan haasteita ja hyviä käytäntöjä ohjelmistopalveluyrityksessä. Tutkimuksessa haastateltiin viisi yrityksessä työskentelevää projektipäällikköä ja selvitettiin heidän kokemuksiaan projektien laajuuden hallinnasta. Haastatteluissa kävi ilmi, että laajuuden hallinta koetaan haastavaksi ja etenkin projektin raportointiin kaivataan hyviä työkaluja. Sidosryhmien hallinta ja erityisesti asiakkaiden hiljaisten odotusten ymmärtäminen ja selville saaminen koettiin asiaksi, johon tulisi jatkossa panostaa vielä enemmän. Hyvinä käytäntöinä esille nousivat yrityksessä käytössä oleva muutoksenhallinnan menettely sekä vahvistunut ohjausryhmätoiminta. Raportoinnista aikataulun ja budjetin tarkka säännöllinen seuraaminen ovat hyviä käytäntöjä, joilla yrityksessä projektien laajuutta hallitaan. Ehdotuksina laajuuden hallinnan kehittämiseen opinnäytetyössä nostettiin esiin mm. projektiin valittavan projektinhallinnan menetelmän arviointi projektikohtaisesti, dokumentoinnin ja raportoinnin kehittäminen, sekä sidosryhmien hallinnan tärkeyden tunnistaminen.

Lähde:

Karppinen, S. 2023. Projektin laajuuden hallinta :­ haasteet ja hyvät käytännöt – Theseus, Turun ammattikorkeakoulun opinnäytetyö.