• projektinhallinta
• strategiajohtaminen

Löytyykö projektisalkuhallinnan ja yrityksen strategian toteuttamisen välistä yhteyttä? Miten yrityksen strategiaa voidaan tukea kehittämällä salkunhallintaa? Teknologiaosaamisen johtamisen koulutuksen (Insinööri, ylempi AMK) opinnäytetyössä tutustutaan teknologiayrityksen salkunhallinnan tarpeisiin, kehitetään työkalua salkunhallinnan tueksi ja tutkitaan kehitystyön vaikutusta salkunhallinnan sidosryhmiin.

Projektisalkunhallinta tukee yrityksen strategiaa

Projektitoiminta on yleinen työn toteutustapa teknologiayrityksissä. Projekteilla aikaansaadaan hyötyjä yritykselle ja sidosryhmille, sovituilla resursseilla ja sovitussa aikataulussa. Projektitoiminta on kehittynyt ja ammattimaistunut Suomessa ja maailmalla ja projektiosaajille on kysyntää työmarkkinoilla. Työelämän projektien toimintaedellytyksiä ja projekteissa onnistumista tuetaan vahvasti – kirjallisuutta, eritasoisia koulutuksia sekä projektiosaamisen osoittavia sertifikaatteja on tarjolla niin julkisrahoitteisesti kuin kaupallisten toimijoiden tuottamina.

Yritykset ovat hyödyntäneet projektitoiminnan kehittymistä ja projektiosaajien olemassaoloa keskittämällä tekemisensä entistä enemmän projektien ympärille. Usein yrityksissä huomataan, että liian monen projektin samanaikainen toteuttaminen on haasteellista. Rajallisten resurssien järkevä käyttäminen edellyttää yritykseltä kykyä ja osaamista määrittää, mitkä projektit pitäisi tehdä juuri nyt, ja mitkä projektit saavat odottaa aloitusta tai jäädä kokonaan tekemättä.

Teknologiayrityksissä strategia toteutuu projektitoiminnan kautta. Yrityksen strategiaa tulisikin käyttää perusteena projektin käynnistämisen hyväksymisessä ja projektin elinkaaren aikana projektin elinkelpoisuutta tulisi tarkastella strategian valossa. Strategisesti tärkeiden kriteerien lisäksi projekteista täytyy löytyä yhteismitalliset tavoite-, aikataulu- ja resursointitiedot. Projektien riskit sekä mahdolliset haitat tai hyödyt auttavat projektien käynnistämispäätöksissä ja arvioinneissa.

Salkunhallinta käyttöön

Projektien määrän noustessa kymmeniin tai satoihin, on syytä miettiä salkunhallinnan erityistarpeita yrityksessä. Strategian kannalta yksittäisten projektien onnistuminen ei riitä, vaan avainasemassa on projektitoiminnan muodostaman kokonaisuus ja sen johtaminen. Onnistunut salkunhallinta edellyttää, että projekteista tehdään vertailukelpoiset keskenään. Yksittäisen projektin hallinta keskittyy siihen, että projektin tavoitteet saavutetaan, mutta salkunhallinta keskittyy siihen, että projektitoiminnan muodostama kokonaisuus on linjassa yrityksen strategian kanssa. Yksinkertaistettuna voidaan sanoa, että yksittäiset projektit tuottavat tuloksia, mutta salkunhallinnalla varmistetaan, että oikeat tulokset tuotetaan.

Ylemmän ammattikorkeakoulun opinnäytetyössä ”Yrityksen strategiaa tukevan salkunhallintajärjestelmän kehittäminen” (Kinnunen, 2022) selvitetään, miten projektisalkunhallinnalla voidaan tukea strategian toteutumista yrityksessä. Opinnäytetyö aloitettiin samaan aikaan, kun uutta salkunhallintajärjestelmää alettiin ottaa käyttöön yrityksessä. Työssä selvitettiin salkunhallinnan tarpeellisuutta tarkastelemalla yrityksessä käynnissä olevin projektien määrää ja laatua. Yrityksen toiminnan kannalta merkittävien projektien määrän oli suuri, noin 100–150, joten tarve systemaattiselle salkunhallinnalle oli ilmeinen.

Yrityksen salkunhallintajärjestelmän tulisi palvella erilaisten sidosryhmien tarpeita, joten salkunhallinnan toiminnan aloittamista kysyttiin eri sidosryhmien näkemyksiä projektitoimintaan liittyen. Kyselyssä selvitettiin sidosryhmien käsityksiä mm. projektien aikataulutuksesta, resursoinnista, tavoitteista ja ohjauksesta. Kyselyn vastauksia käytettiin pohjana salkunhallinnalle asetettujen vaatimusten muodostamisessa. Kyselyn perusteella parantamisen tarvetta nähtiin erityisesti projektien tavoitteiden, aikataulun ja resursoinnin kommunikoinnissa eri sidosryhmille.

Prosessit ensin, työkalu vasta sitten

Salkunhallinnan työkalun käyttöönotto sujui yrityksessä menestyksekkäästi ja sovitussa aikataulussa. Yksi avain menestykseen oli siinä, että työkalu otettiin käyttöön olemassa olevien prosessin pohjalta. Eli ei menty niin sanotusti työkalu edellä, vaan olemassa olevien prosessien käyttäjät saivat kertoa mitä työkalusta pitää löytyä, jotta prosessit pysyvät toimivina ja tehokkaina myös jatkossa. Tätä kehitystyötä tehtiin työpajoissa, samalla kun työkalunäkymää rakennettiin pilvipohjaiseen palveluun.

Opinnäytetyön viimeisessä osiossa toistettiin sidosryhmille tehty kyselytutkimus noin vuosi sen jälkeen, kun työkalu oli otettu käyttöön. Kyselyyn osallistuivat yrityksen keskijohto, sekä projektitoiminnassa välittömästi olevat henkilöt, kuten projektipäälliköt, ostajat, koordinaattorit ja projektitiimien jäsenten esimiehet. Vastaajat edustivat kattavasti eri toimintoja: ostoa, tuotantoa, materiaalihallintaa, tuotannonohjausta, taloutta, tuotantotekniikkaa, toimittajalaatua, tuotelaatua, myyntiä, tietoliikennettä ja toimitusketjunhallintaa. Kysely osoitti, että salkunhallinatajärjestelmän ja siihen liittyvän työkalun käyttöönotto tuotti toivottuja tuloksia. Tuloksista nähtiin selvästi, että salkunhallinnan toiminnoilla pystyttiin tukemaan strategian toteutumista yrityksessä. Erityisesti projektien resursointi, aikataulutus ja tavoitteet olivat nyt selkeämmät, kun ennen salkunhallintajärjestelmän käyttöä. Vastaajat kokivat, että salkunhallinnan myötä projektitoiminnan läpinäkyvyys sekä sen yhteys yrityksen strategiaan oli kirkastunut.

Lähteet:

Kinnunen I. 2022Linkki opinnäytetyöhön: Yrityksen strategiaa tukevan salkunhallintajärjestelmän kehittäminen – Theseus, Turun ammattikorkekoulun opinnäytetyö