Moni yritys on tunnistanut tehokkaan projektitoiminnan olevan tärkeä edellytys menestyksekkäälle liiketoiminnalle. On tavallista, että toimintaympäristön muuttuessa projektitoiminnan käytänteisiin, prosesseihin ja toimintamalleihin kohdistuu jatkuvasti muutospaineita. Erityisen haastavaa on tulevaisuuden ennustaminen eli projektimallin kehittäminen niin, että tulevaisuuden tarpeet olisi mahdollisimman hyvin huomioitu. Projektijohtamisen koulutuksen YAMK-opinnäytetyössä pohditaan ja kuvataan ratkaisuja yrityksen projektitoiminnan kehittämiseksi skenaariotyökalujen avulla. Työssä hyödynnetään yrityksen projektitoiminnan nykytilasta, toimivuudesta ja kehittämistarpeista kertynyttä tietoa tulevaisuustaulukon avulla tapahtuvassa kehittämisessä.

Mitä on yrityksen projektitoiminta?

Projektitoimintaa voidaan tarkastella eri näkökulmista. Onko yrityksen pääasiallinen liiketoiminta projekteissa vai tukevatko projektit yrityksen kehittämistä ja strategisten tavoitteiden saavuttamista? Keskeistä on kuitenkin se, miten projektit valitaan toteutukseen sekä se, miten ne toteutetaan yrityksen kannalta tarkoituksenmukaisesti. Projektien toteutusmalli voi olla perinteinen vesiputousmalli tai jokin ketterä menetelmä. Lisäksi molempia malleja voidaan yhdistää, jolloin puhutaan hybridimallista. Toteutusmallin valinnassa on keskeistä, että yritys tuntee kunkin toteutusmallin periaatteet, joilla saavutetaan haluttu lopputulos. Jos lähdetään toteuttamaan projekteja ilman mallin syvällistä ymmärrystä, päädytään hyvin todennäköisesti ongelmiin.

Yrityksen projektitoiminnassa keskeisintä on yksittäisten projektien ja ohjelmien johtaminen sekä hallinta. Tätä varten yrityksen on luotava sille ominaiset työkalut ja kulttuuri. Työkaluina projektitoiminnassa voivat olla mm. projektikäsikirja, salkunhallinta, erillinen projektiosasto sekä esimerkiksi standardimuotoiset lomakkeet aikataulun ja kustannusten hallintaan. Kulttuurin osalta yrityksen on luotava puitteet projektien onnistumiselle. Tässä keskeisintä on ylimmän johdon tuki ja kiinnostus projektitoimintaan. Ilman tätä tukea tehtävä vaikeutuu ja onnistuminen on miltei mahdotonta. Lisäksi projektikulttuurin syntyyn vaikuttaa keskeisesti oppiminen ja tiedolla johtaminen. Kulttuuri syntyy askel askeleelta ja tätä voisikin kuvat puun kasvamiseksi aina taimesta täysikasvuiseksi korkeaksi puuksi.

Miten luodaan malli projektitoiminnalle?

Yrityksen projektitoimintaa tulee kehittää jatkuvasti, koska yrityksen toimintaympäristö on alati muuttuva. Yrityksen ulkoiset tekijät ja muu ympäristö asettavat jatkuvasti haasteita, jotka ilmenevät riskeinä projektien toteutuksessa. Tästä syystä tehokas projektitoiminta antaa osaltaan hyvän työkalun yrityksen kehittämiseen ja strategian toteuttamiseen. Projektitoiminnan kehittämisessä tulee huomioida syy-seuraussuhteet yrityksen erilaisissa prosesseissa, jotta ongelmat eivät vain siirry paikasta toiseen.

Projektitoiminnan kehittämisessä on hyvä katsoa tulevaisuuteen ja tästä syystä sisäisen projektitoiminnan mallin kehittämiseen voidaan hyödyntää tulevaisuustaulukkoa. Taulukossa muodostetaan erilaiset skenaariot eri vaihtoehdoille ja näiden taustalla on erilaisia muuttujia. Muuttujien avulla voidaan tarkastella yritykselle sopivinta mallia. Mallin luonnissa on syytä huomioida myös yrityksen projektitoiminnan kypsyystaso, joka vaikuttaa kehitystoimiin. Projektitoiminnan mallin luomisessa tulee tarkastella myös systeemiajattelun periaatteita sekä mallin toimivuutta tulee analysoida erilaisista ulottuvuuksistä käsin, kuten esimerkiksi vahvuuksien ja heikkouksien kautta.

Miten projektit valitaan toteutukseen?

Se, miten projektit valitaan toteutukseen riippuu yrityksen strategiasta ja tavoitteista. Tärkeää on ymmärtää nykytila ja käytettävissä olevat resurssit. Projektitoiminnan mallia rakennettaessa tulee huomioida taloudelliset tekijät, henkilöresurssit, organisaation projektitoiminnan kypsyys sekä ennen kaikkea priorisointi ja projektien muodostaman kokonaisuuden tasapaino. Edellä luoteltujen tekijöiden hallintaan hyvänä työkaluna toimii projektisalkku, joka on ennen kaikkea johdon työväline. Salkulla voidaan hallita projektien ja ohjelmien kokonaistilannetta sekä hyödyntää tietoja yrityksen toiminnan suunnitteluun.

Projektitoimintaan liittyvässä päätöksenteossa voidaan hyödyntää erilaisia päätösmatriiseja. Näissä matriiseissa tarkastellaan yleensä kahdella ulottuvuudella projektin toteuttamiskelpoisuutta. Ulottuvuudet voivat olla liiketoiminnallinen vahvuus sekä markkinoiden houkuttelevuus. Toisena vaihtoehtona projektien toteutusvalintaan voidaan hyödyntää porttiperiaatetta. Tällöin yksittäisen projektin elinkaaren vaihetta hallitaan porttipäätöksillä. Projekti voi edetä elinkaaressaan seuraavaan vaiheeseen vain päätöksen kautta, mikä vaatii katselmointia. Katselmoinnissa käydään läpi mm. projektin tilanne aikataulun, resurssien, kustannusten ja riskien osalta. Tällöin voidaan tarkastella yksittäistä projektia suhteessa kokonaiskuvaan esimerkiksi voidaanko uusi projekti aloittaa. Kuitenkin projektien toteuttamisen pohjalla on strateginen tarve sekä arvon tuotto projektin valmistumisen jälkeen.

Opinnäytetyö kehitystehtävänä

Opinnäytetyön tarkoituksena oli muodostaa yritykselle sisäinen projektitoiminnan malli. Projektimallin kehittämistyöhön hyödynnettiin tulevaisuustaulukon tietoperustaa, minkä avulla muodostettiin kolme vaihtoehtoista mallia lähtien nykytilan kuvaamisesta. Jokaisen projektimallin skenaario sisälsi muuttujia projektitoiminnan osa-alueilta, joiden avulla rakennettiin polku nykytilasta uuteen vaihtoehtoiseen malliin. Työn johtopäätöksissä huomioitiin lyhyen ja pitkän ajan suunnitelma unohtamatta erilaisia projektien toteutustapoja. Kehittämistyön taustatietoina toimivat erilaiset kyselyt sekä työpaja projektitoiminnan nykytilasta. Kyselyjen aineistoa taustoitettiin tietoperustalla alan lähteistä.

Alinikula, T. 2022. Linkki opinnäytetyöhön https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202303123402 – Turun ammattikorkekoulun YAMK opinnäytetyö.