• lean
• prosessi
• prosessikuvaus

Hyvin laaditut prosessikuvaukset voivat tehostaa prosesseja ja parantaa niiden laatua. Audmet Oy päätti luoda prosessikuvaukset logistisille toiminnoille ja laatia Lean-filosofiaan perustuvan prosessien standardoinnin avulla työvaiheille yhdenmukaiset toimintatavat. Lopputuloksena tuotettiin prosessikuvaukset, joissa prosesseista on karsittu pois turhat työvaiheet ja joiden avulla työtehtävät pystyy hoitamaan standardien mukaisella tavalla.

Ajantasainen ja hyvin suunniteltu prosessikuvaus hyödyttää yritystä monin tavoin. Sitä voidaan käyttää:

• turhien työvaiheiden karsimiseen
• työvaiheiden kuormittavuuden seuraamiseen
• uusien työntekijöiden perehdyttämiseen
• prosessien ongelmakohtien etsimiseen
• toimintojen kehittämiseen.

Audmet Oy:tä kiinnosti prosessikuvauksen tuomat hyödyt. Koska yrityksellä ei ollut ajantasaisia prosessikuvauksia logistisille prosesseille, Audmet Oy aloitti prosessikuvauksien laatimisen logistisista prosesseista tuotealue kerrallaan liiketoimintaansa kehittääkseen. Tavoitteena oli vähentää tilaus-toimitusketjussa tapahtuvia virheitä, sekä lyhentää läpimenoaikoja selkeiden prosessikuvauksien ja työohjeiden avulla ja näin parantaa kannattavuutta.

Prosessikuvaukset tehtiin BPMN:n, eli Business Process Modeling and Notation avulla. Kyseessä on yksi yleisimmin käytössä olevista prosessien kuvausstandardeista. BPMN:n avulla tehdyssä prosessikuvauksessa eri toimijat erotellaan omille uimaradoilleen. Toiminnat kuvataan pyöreäkulmaisilla suorakulmioilla, päätöstä vaativat toiminnat vinoneliöillä ja toimijoiden välisiä yhteyksiä nuolilla. Käyttäen BPMN:ää logistisille toiminnoille luotiin horisontaalisesti etenevät prosessikuvaukset, joista selvisi prosesseihin sisältyvät työvaiheet, prosesseihin liittyvät toimijat sekä se, missä vaiheissa eri toimijat olivat tekemisissä toistensa kanssa. BPMN valittiin kuvaustavaksi sen yksinkertaisuuden, helpon muokattavuuden ja ilmaisukyvyn vuoksi.

Mitä prosesseista voidaan poistaa ja mitä muuttaa?

Prosessikuvausten luomisen yhteydessä karsittiin ja standardisoitiin prosessit Leanin avulla. Aiemmin monessa työvaiheessa työt tehtiin turhan monimutkaisesti, koska ei ole ollut resursseja lähteä miettimään uusia toimintatapoja ja laatimaan niistä ohjeistusta. Monet turhat vaiheet prosesseista pystyttiin karsimaan pois, mutta esimerkiksi toiminnanohjausjärjestelmän puutteiden vuoksi osa toivotuista muutoksista jäi odottamaan tulevaisuutta ja toiminnanohjausjärjestelmän päivityksiä.

Suurin ongelma yrityksen logistisissa prosesseissa oli standardien puuttuminen. Tämän seurauksena työvaiheet tehtiin usealla eri tavalla, mikä vaikeutti esimerkiksi tuotteiden seurattavuutta. Seurattavuus on tärkeää, sillä Audmet Oy:n tuotevalikoimiin kuuluu myös lääkinnällisiä laitteita. Lääkinnällisten laitteiden seurattavuuteen liittyviä yksityiskohtia määritellään laissa ja näin ollen seurannan tulee noudattaa lakeja sekä olla yhdenmukainen ja selkeä. On myös tärkeää, että tuotteiden seurattavuustietoja syöttäessä virheiden mahdollisuus on minimoitu.

Prosessikuvauksen haluttiin olevan kaikille prosesseissa mukana oleville henkilöille helposti ymmärrettävä ja selkeä. Lisäksi oli tärkeää, että se on helposti luettavissa ja muokattavissa. Muokattavuutta pidettiin erityisen tärkeänä, sillä ajatuksena oli, että yritys panostaa jatkossa entistä enemmän myös prosessien jatkuvaan kehittämiseen. Prosessikuvauksen haluttiin olevan myös sellainen, että tietyn prosessin tai tietyn työvaiheen löytäminen on helppoa, jotta työohjeita etsiessä ei tarvitse käydä läpi koko dokumenttia.

Prosessien kehitys vaatii yhteistyötä

Jotta prosessikuvauksesta olisi mahdollisimman paljon hyötyä työntekijöille, sen hyödyllisyyttä selvitettiin logistiikkatiimin työntekijöiltä. Heidän mielipiteensä olivat arvokkaita, sillä heidän työtään prosessikuvauksien on tarkoitus helpottaa. Logistiikkatiimin työntekijät olivat selvityksen mukaan erittäin tyytyväisiä prosessikuvaukseen ja työohjeisiin ja suurin osa koki niiden helpottavan logististen prosessien suorittamista. Heidän antamiaan muutosehdotuksia otettiin huomioon, kun prosessikuvaukseia kehitettiin edelleen.

Tulevaisuudessa tavoitteena on jatkaa prosessien kriittistä arviointia ja niiden parantamista yrityksen ja asiakkaiden tarpeiden mukaan. Kuten prosessikuvausta luodessa, myös jatkossa prosesseja tutkitaan tasaisin väliajoin Leanin avulla ja prosessikuvauksia kehitetään tarpeen mukaan vastaamaan muuttuvaa työympäristöä yhteistyössä eri tiimien kanssa.  Tarkoitus on, että tulevaisuudessa kaikista Audmet Oy:n logistisista toiminnoista on luotu ajantasaiset, helposti muokattavissa olevat prosessikuvaukset ja Leania avuksi käyttäen standardisoitu prosessit, sekä  karsittu niistä pois turhat vaiheet.