Sihteerit ja assistentit ovat hallinnon ammattilaisia, joiden osaamisesta tulee huolehtia
Sosiaali- ja terveysalalla työskentelee asiakastyön etulinjan työntekijöiden lisäksi suuri määrä hallinnon ammattilaisia, sihteereitä ja assistentteja. Heidän tehtävänsä on varmistaa ja tukea sosiaali- ja terveysalan organisaatioiden päivittäisen toiminnan sujuvuutta siten, että muun muassa hoitajat, lääkärit ja sosiaalityöntekijät, saavat keskittyä oman asiantuntemuksensa mukaiseen työhön.
Terveydenhuollon ammattihenkilöillä on velvollisuus pitää yllä ja kehittää ammattitaitoaan ja osaamistaan. Terveysalan organisaatioissa tehdäänkin järjestelmällistä työtä näiden ammattiryhmien osaamisen varmistamiseksi. Koska organisaatioissa osaamisen kehittämiseen varattu resurssi on pitkälti keskittynyt näiden suurimpien ammattiryhmien ympärille, jää muiden organisaation tukitoimijoiden osaamisen varmistaminen ja kehittäminen usein vähemmälle huomiolle.
Turun ammattikorkeakoulun opinnäytetyössä, joka toteutettiin vuosien 2022–2023 aikana, tutkittiin tätä tärkeää, mutta usein katveeseen jäänyttä teemaa, eli osaamisen kehittämistä terveydenhuollon hallinnollisten sihteereiden ja assistenttien työssä.
Opinnäytetyössä selvitettiin HUS-yhtymässä (Helsingin kaupungin ja muun Uudenmaan hyvinvointialueiden sosiaali- ja terveydenhuollon yhtymä) työskentelevien hallinnollisten sihteereiden ja assistenttien kokemuksia heidän osaamisensa kehittämisestä, ja laadittiin tämän työn tueksi osaamismatriisit yksilö- ja tiimikohtaisen osaamisen arvioinnin tueksi.
Sihteerit ja assistentit pitävät osaamisen kehittämistä korkeassa arvossa
Työn mielekkyyttä ja voimavaratekijöitä käsittelevissä teksteissä nousevat toistuvasti esiin teemat, kuten työn kehittävyys ja monipuolisuus. Myös työelämän voimavaratekijöitä käsittelevän tutkimuksen mukaan yksi sihteereiden ja assistenttien merkittävimpiä työhön sitouttavia tekijöitä on kyky käyttää ja kehittää osaamistaan (Hakanen ym., 2021, 7–13).
Opinnäytetyönä toteutetun kyselyn perusteella vastaajat pitivät osaamisen kehittämistä omassa työssään tärkeänä ja kokivat, että heidän työympäristönsä on lähtökohtaisesti oppimista tukeva. Toisilta oppimisen merkitys korostui vastauksissa. Toisilta oppimiseen sisältyy useita osaamisen kehittämisen tapoja, kuten kollegiaaliset keskustelut, avun pyytäminen ja saaminen, sekä hieman strukturoidumpia tapoja, kuten coaching tai sparraus. Kollegat voivat siis toimia toistensa oppimisen edistäjinä, mikä onnistuakseen kuitenkin edellyttää työyhteisöltä vuorovaikutustaitoja (Kupias & Peltola, 2019, 98).
Millä tavalla organisaatio voisi tukea osaamisen kehittämistä?
Kyselyssä kartoitettiin myös millä tavalla organisaatio voisi tukea osaamisen kehittämistä sihteereiden ja assistenttien ammattiryhmässä. Eniten toivottiin ammattiryhmälle kohdennettuja koulutuksia ja työajan kohdentamista osaamisen kehittämiseen. Lisäksi esille tuotiin, että oppimista voitaisiin tukea organisaatiossa rohkaisemalla työntekijöitä käyttämään opintovapaata ja hakemaan mukaan tutkinto-ohjelmiin. Lisäksi toivottiin enemmän mahdollisuuksia osallistua maksullisiin ja myös varsinaisen työajan ulkopuolella tapahtuviin koulutuksiin.
Työn koettiin olevan usein niin hektistä ja tiukalle resursoitua, että omaehtoisesti osaamisen kehittämiselle on hankala varata aikaa. On ymmärrettävää, että oman osaamisen tasosta ja kehittämisestä huolehtiminen koetaan raskaaksi, jos osaamisen tasoa ei ole kartoitettu, eikä osaamisen kehittämiselle ole laadittu suunnitelmaa. Organisaation tulisi siis kehittää toimintatapoja osaamisen kehittämiseksi myös hallinnollisten sihteereiden ja assistenttien työssä.
Osaamismatriiseista apua osaamisen varmistamiseen ja kehittämiseen
Osaamismatriisin avulla voidaan arvioida henkilöstön osaamista ja tuoda esiin mahdollisia osaamisvajeita tai hyödyntämätöntä osaamista. Matriisin avulla voidaan tunnistaa ja visualisoida, kuinka hyvin työntekijöiden tiedot, taidot ja asenteet vastaavat organisaation osaamistarpeita ja tukevatko ne organisaation tavoitteita.
Opinnäytetyön aikana toteutetussa kyselyssä vastaajia pyydettiin valitsemaan kolme mielestään tärkeintä työssä tarvittavaa ydinosaamista. Annettuja vaihtoehtoja olivat: talousosaaminen; tiedon haun ja soveltamisen osaaminen; verkosto-osaaminen; viestintäosaaminen; tekninen osaaminen; kyky hahmottaa organisaation toimintaa; muu, mikä?
Vastauksissa ydinosaamisina korostuivat tiedon haku ja soveltaminen, tekninen osaaminen ja organisaation toiminnan hahmotus. Vastauksista luotiin perusta laadittaville osaamismatriiseille. Yksilö- sekä ryhmämatriisit rakennettiin niin, että ydinosaamiset esitetään matriiseissa yläotsikoina, jotka kuvaavat oppimiskokonaisuuksia ja niiden alle on laadittu alaotsikot, jotka kuvaavat tarkemmin sihteereiden ja assistenttien työhön kuuluvia tehtäväosaamisia. Esimerkiksi teknisen osaamisen alle on sijoitettu tehtäväosaamisia kuten kalenteri- ja kokoushallinta.
Matriiseissa osaamisia arvioidaan taitotasoa kuvaavalla asteikolla, jonka tarkoituksena on havainnollistaa sekä arvioitavalle itselleen että arvioijalle kyseisen osaamisen taso.
Osaamisen arviointiasteikko:
1 = aloittelija, puutteelliset tiedot, vaatii koulutusta
2 = perustiedot, vaatii koulutusta
3 = taitava, osaa käyttää ja soveltaa
4 = asiantuntija, osaa käyttää ja soveltaa ja pystyy opastamaan muita
N/A = ei koske henkilöä, ei kuulu työtehtäviin
Yksilömatriisissa osaamisia arvioidaan myös tärkeysasteikolla, jonka tarkoituksena on avustaa priorisoimaan huomattuja osaamisen kehittämistarpeita. Ryhmämatriisissa tämä osio on korvattu yhteenvetosarakkeella, johon voidaan kuvailla vapaamuotoisena tekstinä, huomattiinko ryhmän osalta esimerkiksi jotain erityisiä osaamispuutteita tai eroavaisuuksia osaamisessa. Tähän ratkaisuun päädyttiin, sillä työnkuvien vaihtelevuuden vuoksi voi olla hankala ryhmätasolla priorisoida jonkin tietyn osaamisen kehittämistä.
Matriisit on pyritty rakentamaan niin, että niitä voidaan hyödyntää kehittämistyön kohteena olleiden ammattiryhmien työssä riippumatta työnkuvien vaihtelevuudesta. HUS voi ottaa matriisit käyttöön sellaisenaan osaamisen kartoittamisen ja kehittämisen suunnittelun välineenä hallinnossa työskentelevien sihteereiden ja assistenttien ammattiryhmässä. On kuitenkin tärkeää muistaa, että osaamisen kartoittaminen, varmistaminen ja kehittäminen ovat jatkuvia prosesseja. Osaamismatriisien ja muiden vastaavan kaltaisten työkalujen käytöstä saadaan näkyvää ja todettavissa olevaa hyötyä vain, jos niiden käyttöön sitoudutaan.
Lähteet:
Markkola, M. 2023. Osaamisen kehittäminen terveydenhuollon hallinnollisten sihteereiden ja assistenttien työssä – Theseus, Turun ammattikorkeakoulun opinnäytetyö.
Hakanen, J. J.; Bakker, A. B. & Turunen J. 2021. The relative importance of various job resources for work engagement: A concurrent and follow-up dominance analysis, BRQ Business Research Quarterly. https://doi.org/10.1177/23409444211012419
Kupias, P. & Peltola, R. 2019. Oppiminen työssä. Helsinki: Gaudeamus.