Teknologiastrategia yrityksen kilpailuedun takaajana
Muutoksia tapahtuu nykyisin hyvin nopeallakin syklillä. Teknologiset muutokset voivat vaikuttaa yrityksiin ja niiden kilpailukykyyn huomattavasti. Teknologiastrategian avulla yritykset voivat varmistaa, että valinnat teknologisen kilpailuedun kannalta tehdään tietoisesti ja, että henkilöstö saa riittävästi tietoa näistä päätöksistä. Miten sitten tällainen strategia voidaan laatia, minkälaisia prosesseja siihen tarvitaan ja miten se kommunikoidaan henkilöstölle? Stefan Roosin YAMK-opinnäytetyössä tutkittiin näitä asioita.
Yritykset muodostavat tyypillisesti itselleen ainakin liiketoimintastrategian. Tämän lisäksi usein on tarpeellista olla muitakin yrityksen sisäisiä strategioita, jotka tukevat yrityksen toimintaa ja siten yrityksen liiketoimintastrategiaa. Teknologiastrategia on yksi tällainen strategia, mutta yrityksillä voi myös olla esimerkiksi markkinointistrategia, talousstrategia, henkilöstöstrategia. Markkinointistrategian ohella teknologiastrategia on yksi yrityksen kilpailukyvyn kannalta oleellisimmista strategioista erityisesti teknologia-alalla.
Mikä sitten on teknologiastrategia?
Teknologiastrategia on käytännössä organisaatioille tapa hankkia kilpailuetua teknologian kautta, mutta tämän lisäksi se on tapa ylläpitää jo saavutettua kilpailuetua (Shane 2013, 9). Hyvin määritelty ja selkeä teknologiastrategia vahvistaa organisaatiossa sisäistä tietoutta ja auttaa tekemään tietoisia päätöksiä teknologisiin valintoihin. Se auttaa organisaatiota hahmottamaan oman avainteknologiansa ja fokusoimaan siihen paremmin. (Sjöholm 2006, 1.) Teknologiastrategian avulla suunnitellaan, miten ja minkälaisilla teknologisilla ratkaisuilla yritys on kaikista kilpailukykyisin. Tällaisessa strategiassa voidaan huomioida esimerkiksi omat tuotteet, tuotteiden sisäiset teknologiset ratkaisut, henkilöstön osaaminen, yrityksen sisäiset innovaatiot, IPR-asiat, alihankkijoiden tuottamat teknologiat sekä toimialan kilpailu ja trendit. Usein teknologiastrategiassa on tarkoituksena katsoa vuodesta muutamaan vuoteen tulevaisuuteen.
Miten teknologiastrategia voidaan laatia?
Teknologiastrategian laatiminen asiantuntijaorganisaatiossa vaatii huomattavasti kommunikointia eri henkilöiden kanssa organisaatiossa. Iso osa kommunikoinnista tapahtuu johdon sekä avainhenkilöiden kanssa. Strategiatyössä on hyvä osallistaa organisaatiosta mahdollisimman paljon sellaisia henkilöitä, joilla on kiinnostusta strategiatyöhön. Strategiatyökaluja kannattaa käyttää apuna strategiaa laadittaessa tarpeen mukaan. Aina strategiatyökalut eivät ole kuitenkaan tarpeellisia, mutta monesti ne voivat auttaa huomattavasti strategiatyössä siten, että ne tuottavat uutta tietoa päätöksen tekijöille ja auttavat tekemään tietoisempia päätöksiä. SWOT sekä skenaariotyö ovat erinomaisia ja melko yksinkertaisia työkaluja, joilla saadaan kuitenkin hyvin pohdittua asioita erilaisista näkökulmista. Organisaatiossa voi olla useita teknologiasia osa-alueita, jolloin kaikkia näitä osa-alueita kannattaa teknologiastrategiassa käsitellä erikseen. Kuvassa 1 on esimerkki organisaation teknologiastrategian osa-alueita.
Minkälainen prosessi strategian laatimiseksi toimii?
Opinnäytetyössä tutkittiin, minkälaisia prosesseja tarvitaan teknologiastrategian laatimiseksi. Tutkimusta varten käsiteltiin aiheeseen liittyvää teoriaa kohtalaisella laajuudella, jonka lisäksi toteutettiin teemahaastatteluja toimeksiantajaorganisaation sisällä. Haastatteluissa kerättiin strategiaan liittyvää tietoa ja ihmisten mielipiteitä strategia-asioista. Opinnäytetyöhön liittyi kehityshanke, jossa määriteltiin ja dokumentointiin toimeksiantajaorganisaation teknologiastrategia. Kehityshankkeen lopussa huomattiin, että käytännössä teknologiastrategian laatiminen organisaatiolle tarvitsi korkealta tasolta tarkasteltuna yhden prosessin. Tätä prosessia voidaan kutsua teknologiastrategiaprosessiksi. Opinnäytetyön toimeksiantajaorganisaatiossa riitti tämä tarkkuus prosessin kuvaamiselle. Tätä prosessia voidaan kuitenkin tarvittaessa jakaa aliprosesseihin, joita kuvaamalla saadaan hyvin tarkkaan kuvattua jokainen kohta prosessista. Tämä tuskin on tarpeellista kuitenkaan kovin monessa organisaatiossa. Liian tarkka prosessin määrittely voi tuoda tarpeetonta kankeutta prosessin suorittamiseen ja aiheuttaa enemmän haittaa kuin hyötyä.
Teknologiastrategiaprosessin aluksi on tarpeen tarkistaa organisaation johdolta organisaation strategiset lähtökohdat. Tällä tarkoitetaan organisaation missiota, visiota, arvoja sekä teknologiastrategiaan mahdollisesti vaikuttavia muita strategioita, kuten liiketoimintastrategia. Tämän jälkeen kartoitetaan nykytilaa organisaatiossa, jonka jälkeen keskustellaan nykytilasta ja mahdollisista tavoitteista organisaation johtoryhmässä. On myös tarpeen keskustella asiantuntijoiden kanssa, jotta saadaan heidän näkemyksensä asioihin. Kun on kommunikoitu organisaatiossa strategiaan osallistettavien henkilöiden kanssa, laaditaan strategiadokumentti. Tämä dokumentti tarkistetaan johtoryhmässä. Mikäli johtoryhmä hyväksyy dokumentin, esitellään se organisaatiolle. Lopuksi voidaan tämä strategiadokumentti julkaista organisaation sisäisesti.
Entä strategian kommunikointi?
Opinnäytetyön haastatteluista kävi ilmi, että laaditun strategian kommunikoinnin toivotaan olevan selkeää sekä avointa. Tämä tukee kirjallisuudessa vastaan tullutta käsitystä siitä, että kommunikointi on hyvin tärkeä osa strategian toteuttamista ja erityisen olennaista sen onnistumisen kannalta. Yksi yleinen syy strategian toteutumisen epäonnistumisessa on se, että strategia on ollut joko epäselvä, epämääräinen tai se on kommunikoitu huonosti, eli tietoa ei ole kunnolla saatu jaettua tai se on ollut vajaata jollain tavoin. Strategian kommunikoinnissa kannattaa painottaa sitä, että asiat saadaan kommunikoitua mahdollisimman selkeästi ja yksinkertaisesti. Tämän lisäksi kannattaa kommunikoida, mitkä ovat perusteet ja tavoitteet tehdyille strategisille päätöksille. Nämä asiat auttavat henkilöstöä ymmärtämään tavoitteet ja syyt tavoitteille, jolloin henkilöstöllä on parempi motivaatio sekä heidän on huomattavasti helpompi toimia strategian mukaisesti. Laadittu strategia kannattaa myös kirjallisessa muodossa viedä sellaiseen sijaintiin, josta henkilöstö osaa sen tarvittaessa löytää. Hyvä tapa edistää strategian sujuvaa kommunikointia on myös henkilöstön osallistaminen mahdollisuuksien mukaan strategiatyöhön. Tällöin ymmärrystä ja tietoa strategisista päätöksistä tulee henkilöstölle myös strategiatyön kautta.
Lähteet
Roos, S. 2022. Asiantuntijaorganisaation teknologiastrategian laatiminen IT-alan yrityksessä. Turun ammattikorkeakoulun YAMK-opinnäytetyö. https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2022121328550
Shane, S. 2014. Technology strategy for managers and entrepreneurs. Pearson.
Sjöholm, H. 2006. Pk-yrityksen liiketoiminnan kehittäminen. Teknologia ja innovaatiot hyödyksi. Tekes.