Tiedolla johtaminen käytännössä asiantuntijoiden matriisiorganisaatiossa
Tämän artikkelin lähtökohdan muodosti kahden asiantuntijaorganisaation tiedolla johtamisprosessien tutkiminen. Organisaatiorakenteesta teki erittäin mielenkiintoisen se, että organisaatiot muodostivat keskenään matriisin, joiden välillä tutkittavat tietovirrat liikkuvat. Tavoitteena oli selvittää näiden organisaatioiden tiedolla johtamisen nykytila, tiedolla johtamisen prosessin heikkoudet, tärkeimmät tietovirrat sekä välineet ja kanavat, joissa tietoa siirretään ja varastoidaan. Tavoitteena oli myös löytää kohdeorganisaatioille käytännön kehityskohteita tiedolla johtamisen parantamiseksi.
Toinen matriisin organisaatioista on perinteinen linjaorganisaatio ja toinen ketterä organisaatio, jonka toiminta perustuu enemmän itseohjautuvien tiimien toimintaan. Tutkimukseen osallistui 10 henkilöä kummastakin asiantuntijaorganisaatiosta.
Tieto on tärkein pääoma
Varsinainen tutkimus toteutettiin puolistrukturoituna kyselynä Microsoft Forms -kyselysovelluksella. Kysely sisälsi 12 avointa kysymystä, joissa kysyttiin henkilöiden omaa näkemystä tiedon merkityksestä omassa työssä onnistumiseen, tiedon käytettävyydestä ja saatavuudesta sekä minkälainen vaikutus tiedoilla on henkilöiden omassa työssä selviytymisen kannalta.
Lisäksi kyselyllä pyrittiin löytämään käytössä olevat tiedon lähteet ja välineet sekä se, miten henkilöt kokevat niiden hyödyllisyyden omassa työssään. Kyselyyn saatiin erittäin pitkiä ja kattavia vastauksia, mikä kertoo siitä, että osallistuneet henkilöt olivat erittäin motivoituneita vastaamaan ja kokivat asian tärkeäksi. Vastaukset saatiin 18 osallistujalta 20 mahdollisesta. Vastausaste kyselyyn oli erittäin korkea.
Teoreettisena lähtökohtana tutkimukselle oli se, että organisaatiot eivät useinkaan tiedä, mitä ne tietävät. Tietämyksen ja henkisen pääoman kasvattaminen on nykyään välttämätöntä asiantuntijaorganisaatioille kilpailussa menestymisen kannalta. Monissa tapauksissa tieto on tärkeämpää kuin aineelliset hyödykkeet – myös kehittämishankkeen asiantuntijaorganisaatioille tieto on selkeästi tärkein pääoma. Yritysten tietämys ja kyky tuottaa tietoa on yrityksen jatkuvuuden kannalta keskeinen elementti. Kuitenkin sisäisen asiantuntemuksen jakaminen on usein haaste yritysten johtajille (Ackerman, Pipek & Wulf, 2003, s. 3).
Tiedolla johtaminen käytännössä kohdeorganisaatioissa
Kummankin asiantuntijaorganisaation osalta tiedolla johtamista oli kehitetty aiemmin. Tältä osin organisaatioiden sisäisen tiedon johtamisen taso oli lähtökohtaisesti hyvä, mutta organisaatioiden muodostaman matriisin tietojohtamista ei ollut aiemmin tutkittu tai kehitetty. Kyselyyn saaduista vastauksista kävi ilmi, että kummankin asiantuntijaorganisaation toiminta on täysin riippuvaista asiakkailta ja sääntelyn kautta tulevasta tiedosta. Käytännössä organisaatioiden henkilöt eivät selviä työtehtävistään odotusten mukaisesti ilman, että kyseiset tiedot ovat käytettävissä.
Suurimmaksi haasteeksi työssä selviytymisen kannalta nähtiin tiedon erittäin suuri määrä sekä tiedon sirpaloituminen moniin eri lähteisiin ja välineisiin. Tämän seurauksena ovat viiveet asiantuntijaorganisaatioiden prosesseihin ja hallitsematon tiedon johtaminen, jonka vuoksi tiedon sisäistäminen sekä sen tärkeyden ymmärtäminen koettiin vaikeaksi. Lisääntyvä ja kiristyvä sääntely sekä jatkuva toimintaympäristön muutos luovat haasteita asiakkailta saatavan tiedon laatuun ja kattavuuteen. Se taas vaikeuttaa henkilöiden omassa työssä selviytymistä. Lisäksi hiljaisen tiedon jakaminen koettiin haastavana kummassakin organisaatiossa.
Kaaos on joskus välttämätön edellytys toiminnan ja prosessien kehitykselle dynaamisessa liiketoimintaympäristössä, jollaisessa myös tapaustutkimuksen kohdeorganisaatiot toimivat. Organisaatioiden toiminta vaatii niissä toimivilta henkilöiltä spontaaniutta, avoimuutta ja paljon tiedonvaihtoa. Matriisissa henkilöt työskentelevät yhdessä yhteisten etujen mukaisesti. Innovaatioita ja tulevaa kehitystä on mahdotonta ennustaa tai hallita, mutta voimme silti vaikuttaa ainakin jossakin määrin innovaatioiden syntyyn. Voimme luoda organisaatioille olosuhteet, jossa kehitystä tapahtuu helpommin.
Dynaamisessa ympäristössä innovaatiot ja kehitys hyötyvät kaaoksesta. Luovassa prosessissa sekoitamme vanhoja toimintamalleja uusiin ideoihin ja ajattelutapoihin. Kaaosta on vaikea hyväksyä, mutta se on silti välttämätöntä dynaamisessa liiketoimintaympäristössä. Yrityksen on tiedettävä, milloin kaaos on hyväksyttävää ja milloin ei (Ståhle & Grönroos, 2000, ss. 122–124).
Tiedolla johtamisen käytännön kehityskohteet tapausorganisaatioissa
Kaoottisessa, jatkuvasti muuttuvassa liiketoimintaympäristössä toimivien asiantuntijaorganisaatioiden tulisi ensisijaisesti kehittää ja selkiyttää tiedon hallintaan liittyviä prosesseja. Selkeä käytännön kehittämiskohta voisi olla tapaustutkimuksen organisaatioiden sisällä toimivien asiakkuustiimien käyttöön perustettavat sisäiset tietovarastot, joihin tiimin jäsenet kokoavat kaiken omiin asiakkuuksiin liittyvän tiedon. Näin tieto olisi helposti jokaisen tiimin jäsenen löydettävissä.
Toinen kehittämiskohta organisaatioiden tiedon johtamiselle olisi vahvistaa itsenäisesti toimivien asiakkuustiimien tietojohtamisen prosessia ja tiedon jakamista. Tähän ei kohdeorganisaatioiden välillä ollut aiemmin ohjeistusta. Tällä tavalla organisaatioiden johto voisi luoda matriisin tiedon johtamiselle reunaehdot ja valtuuttaa asiakkuustiimit viemään asian käytäntöön.
Organisaatioiden asiakkaiden taloudellista osaamista tulisi myös kehittää esimerkiksi lisäämällä asiakkaiden tietoisuutta taloudelliseen informaatioon ja dokumentaatioon liittyvästä sääntelystä ja vaateista. Toteuttamiskelpoisena vaihtoehtona tälle olisivat asiakkaille järjestettävät koulutukset ja tietoiskut. Niitä organisaatiot voisivat järjestää esimerkiksi Microsoft Teams -tapaamisina, kasvokkain, webinaareina tai verkkosivuille ladattavina tallenteina.
Ketterien toimintatapojen hyödyt
Kohdeorganisaatioita kehitettäessä ketterien toimintatapojen käyttö olisi hyvin suositeltavaa, koska liiketoimintaympäristö on toistuvasti muuttuva ja kaoottinen, tiedon määrä on suuri ja tietoa tulee monista lähteistä. Ketterät toimintatavat sopivat kohdeorganisaatioille hyvin jo ennestään, koska toimet kohdentuvat vahvasti autonomisesti toimiville asiakkuustiimeille. Lisäksi tiedon johtamiseen liittyvät kehittämistoimet vaativat mukautuvuutta muuttuvan sääntelyn ja toimintaympäristön takia. Lisäksi kehittämistyötä tulisi tiedolla johtamisen osalta jatkaa tulevaisuudessa, joten ketterän toimintatavan tuoma prosessin toistettavuus ja jatkuva kehittäminen sopii hyvin työtavaksi.
Lähteet
Ackerman, M. S.; Pipek, V. and Wulf, V. 2003. Sharing Expertise. London. The MIT Press.
Ståhle, P. & Grönroos, M. 2000. Dynamic Intellectual Capita. Knowledge Management in Theory and Practice. Porvoo: WSOY.
Artikkelikuva: Gerd Altmann / Pixabay.