• riskien hallinta
• toimitusketju

Toimitusketjuun kuuluu kuusi virtaa toimittajalta asiakkaalle sekä asiakkaalta toimittajalle. Toimitusketjun tehostaminen voikin olla yritykselle kannattavampaa kuin panostukset myyntitulon kasvattamiseen.

Toimitusketju rinnastetaan usein tuotteen arvoketjuun. Ne eivät kuitenkaan ole sama asia, sillä arvoketjun tarkastelussa keskiössä on arvon luominen asiakkaalle tuotteen tai palvelun tuottamisen eri vaiheissa, kun taas toimitusketjussa tarkastellaan, miten tuotetta valmistetaan ja varmistaa tuotteen toimitus asiakkaille.

Kuva 1 Toimitusketjun virrat

Toimitusketjun hallinta

Toimitusketjun hallinnan tarkoitus on saada organisaation eri toiminnot työskentelemään kohti samaa tavoitetta. Toimitusketjun tehostaminen vaatii yrityksen eri toimintojen tarkastelua ja analysointia, jotta löydetään juuri kyseiselle yritykselle soveltuvat parhaat käytännöt. Yksinkertaisimmillaan yrityksen tulisi mallintaa, miltä heidän toimitusketjun tulisi näyttää ja mitä se sisältää, jotta se tukisi heidän ydinliiketoimintaansa. Tähän liittyy eri prosessien kuvaus (tiedon, materiaalien, työvaiheiden ja palveluiden) mahdollisten ongelma- ja kehityskohtien paikantamiseksi.

Toimitusketjun tehostamisen tulisi olla jatkuva tapa yrityksessä. Jotta toimenpiteiden toimivuutta voitaisiin arvioida ja toimintaa ohjata, prosesseille tulisi määritellä tarkat mittarit.
Mittareita suunnitellessa on syytä pohtia, voidaanko mittareiden avulla:

• saada tarkempia ennusteita tulevista kuluista tai tuloista?
• vaikuttaa taloudellisiin tavoitteisiin ja päämääriin?
• ohjata organisaatio tukemaan paremmin yrityksen strategiaa?

On olemassa useita malleja, joilla voidaan systemaattisesti tarkastella toimitusketjua:

SCALE- mallin on kehittänyt Michael Favre Bertin ja Dominique Estampe. Sen keskiössä on 57 prosessia, jotka on jaettu seitsemään eri kategoriaan:

• Määrittele toimitusketjustrategia
• Määrittele tavoitteet
• Muodosta prosessit
• Suunnittele resurssit
• Määrittele toimitusketjun eri toimintojen yhteen liittyvyys
• Arvioi ja seuraa jokaista toimitusketjun kumppania
• Optimoi toimitusketju.

SCOR-mallin kehitti Supply Chain Council (SSC) vuonna 1996. Sen avulla voidaan kuvata ja arvioida toimitusketjun neljää eri osa-aluetta:

• Liikevaihdollinen tulos
• Joustavuus
• Toimitusketjun kulut
• Pääoman kiertonopeuden.

Activity-Based Costing-malli kehitettiin 1980-luvulla ja sen tarkoituksena on jakaa yrityksen toiminnat eri aktiviteetteihin, joiden tulosta voidaan tarkastella. Se on variaatio ”full costing” metodista. Tämän tarkastelun avulla voidaan saada tarkka käsitys eri vaiheiden kustannuksista ja optimoida niitä.

Tavaravirrat

Tehokkaassa toimitusketjun ohjaamisessa huomioidaan materiaalin virtaus toimittajalta asiakkaalle. Tähän liittyy samoja elementtejä kuin arvoketjun sisäisissä toiminnoissa:

• Tulologistiikka: Hankintatoimet, varastointi ja muut varaston suunnitteluun ja tavaran vastaanottoon liittivät toimenpiteet. Tulologistiikan mahdollisia mittareita ovat hinnoittelu, laatuvirheet, toimitusvarmuus.
• Operaatiot: toiminnanohjaaminen, tuotannon suunnittelu materiaalivirtoineen, koneistus, pakkaus ja muut valmistukseen liittyvät toimenpiteet. Operaatioiden maahdollisia mittareita ovat tuotannon kustannukset, laatuvirheet, tilausten oikea-aikaiset toimitukset.
• Lähtölogistiikka: valmiiden tuotteiden varastointi, toimitus, tilausten hallinta, jakelupisteet ja muut toimenpiteet ennen myyntiä. Lähtölogistiikan mahdollisia mittareita ovat jakelukustannukset, toimitusvarmuus ja asiakastyytyväisyys.

Tavaravirtoja suunnitellessa on huomioitava myös mahdolliset reklamaatiot, jolloin yritys palauttaa materiaaleja toimittajalle tai asiakas yritykselle.

Tavaravirtoja suunnitellessa yrityksen kannattaa tutustua esimerkiksi imuohjautuvaan (Just-In-Time) sekä perinteisempään (Just-In-Case) varaston- ja tuotannonhallintastrategiaan.
Just-in-Time strategiassa yritys tekee vain tilatut tuotteet ja siten pyrkii minimoimaan omat varastot, tehostamaan toimitus- ja tuotantoaikoja ja siten niistä aiheutuvia kuluja. Tämä vaatii pitkälle tehostetun toimitusketjun, jotta asiakkaalle annetut toimitusajat pysyvät. Just-in-case strategiassa suunnitellaan tulevaa ja tehdään varastoon. Varastoon tehdessä ennusteiden paikkansa pitävyys on oleellista, jotta varastoinnin kulut ja hävikki eivät kasva.

Monet yritykset olivat omaksuneet Just-In-Time strategian, juuri sen kustannustehokkuuden vuoksi, mutta tämän vuosikymmenen ongelmat (Covid-19, Brexit, Ukrainan sota) osoittivat tämän strategian haavoittuvuuden.

Tietovirrat

Yrityksen tulee varmistaa oikeat käytännöt tiedonkulun varmistamiseksi. Kysyntäketjun hallinnasta (Demand Chain Management) puhuttaessa keskitytään varmistamaan, että asiakkaiden kysyntätieto, toimittajien tarjontatieto, ennusteet ja suunnitelmat kulkevat läpi toimitusketjun. Kysynnän vaihdellessa varastomäärät vaihtelevat suuresti, joka aiheuttaa ylitarjontaa tai pulaa tuotteista.

Rahavirrat

Materiaalin liikkuessa myös raha vaihtaa omistajaa ennalta sovittujen maksuehtojen mukaisesti. Toimitusketjussa on varmistettava, että maksut toimittajalle ja asiakkaalta suoritetaan ajallaan toimintojen ylläpitämiseksi.

Riskit

Toimitusketjun riskejä voidaan hallita, jakaa tai siirtää esimerkiksi sopimusten avulla. Ennen sitä toimitusketjun sisäiset ja ulkoiset riskit tulee tunnistaa. Riskien tunnistamiseen löytyy useita soveltuvia työkaluja, mutta yksi yksinkertaisimmista ulkoisten riskien tunnistamiseen on PESTLE-analyysi, joka tarkastelee poliittisia, taloudellisia, yhteiskunnallisia, teknologisia, ympäristöllisiä sekä lainsäädäntöön liittyviä riskejä.
Mikäli yrityksestä ei löydy riittävää osaamista suorittaa sisäistä riskikartoitusta, voi olla hyvä pyytää ulkopuolista yritystä suorittamaan auditoinnin. Sisäisen auditoinnin tarkoituksena on tarkastella riskien lisäksi:

• tekeekö yritys asioita hyvin tai tehokkaasti
• tekeekö yritys oikeita asioita ja olemmeko tehokkaita
• tuhlaammeko rahaa asioiden tekemiseen vai voidaanko olla taloudellisempia.

Riskien tunnistamisen jälkeen, riskien todennäköisyys ja vaikutus tulee arvioida. Arvioinnin jälkeen laaditaan toimenpiteet, miten riskien todennäköisyyttä voidaan laskea tai jakaa. Myös toimenpiteet miten toimitaan riskin tapahtuessa vaikutuksen pienentämiseksi, tulee laatia.

Innovaatiot

Tehokkaassa toimitusketjussa innovaatioiden jakamisen avulla voidaan saavuttaa kilpailuetuja. Kehitysehdotukset voivat esimerkiksi edistää sisäistä tai ulkoista logistiikkaa, nopeuttaa tuotantoa tai johtaa uuden tuotteen kehittelyyn.

Suhteet

Henkilökohtaiset suhteet ostajien ja toimittajien välillä voivat parantaa tiedonvaihtoa sekä yhteistyötä ja siten vaikuttaa toimitusketjun tehokkuuteen ja häiriönsietokykyyn. Oikein toteutettu toimittajien ja asiakkaiden hallinta mahdollistaa hyvän tiedonvaihdon ja yhteistyönkehittymisen, vaikka toimittajan tai asiakkaan henkilöstö vaihtuisi.

Toimittajahallinnassa on syytä ottaa huomioon:

• Määrittele tärkeät toimittajat.
• Määrittele sisäiset roolit ja vastuut.
• Kasvata toimittajan mukavuustasoa, olemalla haluttu asiakas.
• Älä oleta vaan jaa tietoa. Mittareiden asettaminen voi edes auttaa toimittajaa ymmärtämään mitkä asiat ovat tärkeitä teidän yrityksellenne.
• Ymmärrä miten toimittaja toimii ja opeta miten teidän yrityksenne toimii
• Auta toimittajaa tehokkuuteen esimerkiksi auditoimalla.
• Laadi tarkoituksen mukaiset sopimukset ja palaveri käytännöt.

Yhteenveto

Tehokkaalla toimitusketjulla yritys kykenee saamaan kilpailuetua ja tekemään parasta mahdollista tulosta. Valitettavasti ei ole olemassa yhtä ainoaa oikeaa ratkaisua toimitusketjun tehostamiseen. Parhaan tuloksen saavuttamiseksi, yrityksen tulee analysoida toimitusketjunsa virtoja sekä laadittava mittareita, jotka tukevat yrityksen strategiaa.

Lähde:

Pönkänen, J. 2024. Vendor management quidelines : a case study of sourcing managers – Theseus, Turun ammattikorkeakoulun opinnäytetyö.