• korkeakoulu
• projektinhallinta
• tutkimusprojekti
• yliopisto

Uusien tutkimusrahoitusmallien myötä on syntynyt tarve projektinhallintaan liittyvien prosessien, osaamisen ja työkalujen tehokkaammalle hyödyntämiselle. Korkeakoulut pyrkivät kehittämään projektinhallinnan palveluja projektiosaamisen tueksi. Laadullisena tapaustutkimuksena toteutetussa YAMK-opinnäytetyössä selvitettiin, millaisia kokemuksia tutkijoilla on tutkimusprojektin projektinhallinnasta ja millaisiin projektinhallinnan osa-alueisiin organisaation tarjoamaa tukea tarvitaan.

Tutkimusprojektin ominaispiirteet

Tutkimusprojektin keskeisimpänä piirteenä on pyrkimys löytää tiettyyn määriteltyyn ongelmaan ratkaisu tai tutkimusprojekti voi edeltää jonkin toisen projektin päätöksentekoa. Tutkimusprojektien avulla voidaan esimerkiksi pyrkiä hahmottamaan edellytykset tulevalle toiminnalle tai tuotteelle. Tutkimusprojektissa työskentelylle on tyypillistä työskentely uusien asioiden ja ennalta arvaamattomien ongelmien parissa. Tutkimusprojektit ovat oppimisprosesseja ja niiden suunnittelussa tulee huomioida myös aikaisempien projektien opit ja ideat. (Huljenić ym. 2005, 667; Mäntyneva 2017, 12; Pelin 2020, 20.)

Tutkimusprojekti on luonteeltaan monimutkainen, mikä merkitsee sitä, että ei olla täysin varmoja projektin tavoitteesta, kustannuksista ja aikataulusta. Monimutkaisuus vaikuttaa tutkimusprojektin projektinhallintaan ja sen onnistumiseen projektin elinkaaren eri vaiheissa. Koordinoinnin, dokumentoinnin sekä hyvin organisoidun projektitiimin toiminnalla voidaan vähentää monimutkaisuudesta aiheutuvia negatiivisia vaikutuksia, joista tyypillisimpiä ovat aikataulun ja budjetin ylitykset. (Bjorvatn & Wald 2018, 876–877; Kerzner & Belack 2010, 5–7.)

Tutkimusprojektin projektinhallinnassa on huomioitava selkeät rakenteet ja joustavuus

Tutkimusprojektin projektinhallinnan erityispiirteet liittyvät projektin tavoitteisiin ja siihen, että tavoite, kustannukset ja aikataulu eivät välttämättä ole selvillä. Tutkimusprojektin tavoitteet voivat olla abstrakteja sekä muuttuvia ja niitä on vaikea tarkasti etukäteen määritellä.

Vaikka tulee paljon muutoksia, niin hyvä suunnitelma on tosi tärkeä niiden tueksi.

Tutkimusprojektin projektinhallinnassa korostuu ohjauksen ja suunnittelun merkitys. Joustavuutta tarvitaan projektisuunnittelussa erityisesti epävarmuuden ja monimutkaisuuden hallintaan. Ketterät menetelmät mahdollistavat oppimisen ja luovuuden sekä suunnitelmien muutokset, jotka ilmenevät kokeilujen myötä.

Tutkija tarvitsee tietoa rahoituksesta

Tilastokeskuksen mukaan yliopistojen tutkimus- ja kehittämisrahoitus vuonna 2021 oli 724,0 miljoonaa euroa. Ammattikorkeakoulujen tutkimus- ja kehittämisrahoitus oli vuoden 2021 talousarviossa 80,7 miljoonaa euroa. Suomen Akatemian tutkimusrahoitus oli vuoden 2021 talousarviossa yhteensä 449,0 miljoonaa euroa. Laskua Suomen Akatemian tutkimusrahoituksessa oli 75,8 miljoonaa euroa vuoteen 2020 nähden. (Tilastokeskus)

Yliopistojen ja Business Finlandin osuudet valtion tutkimus- ja kehittämisrahoituksesta ovat organisaatioista suurimmat, noin 30 prosenttia. Suomen Akatemian osuus on noin 19 prosenttia. Valtion tutkimuslaitokset saavat noin yhdeksän prosentin osuuden rahoituksesta ja muun rahoituksen osuus on noin kahdeksan prosenttia koko valtion t&k-rahoituksesta. Ammattikorkeakoulujen 80,7 miljoonan euron tutkimus- ja kehittämisrahoitus vastaa reilua kolmea prosenttia valtion t&k-rahoituksesta. Valtion tutkimus- ja kehittämisrahoituksesta yksi prosentti kohdistuu yliopistollisille sairaaloille. (Tilastokeskus)

Tutkijoiden toiveena räätälöity projektinhallinnan tuki

Opinnäytetyön tutkimustulosten mukaan tutkimusprojektin projektinhallinnassa haastavinta on projektin aikana tapahtuvien muutosten ja aikataulujen hallinta. Tutkijat tietävät omat vahvuusalueensa, mutta heillä on myös selkeä näkemys siitä, millaisiin osa-alueisiin kaivataan tukea. Näitä ovat viestintään ja tutkimusprojektin kustannusten hallintaan liittyvä tiivis yhteistyö asiantuntijan kanssa.

Projektin aikana opittujen asioiden kokoamiseen liittyvät toimet jäävät usein vähemmälle huomiolle. Tutkimusprojektissa syntyy runsaasti hiljaista tietoa ja projektioppien kokoaminen ei aina tapahdu systemaattisesti.

Tutkimusprojektin johtajalla on tarve räätälöidylle projektinhallinnan tuelle, joka on oikea-aikaista ja auttaa kokonaiskuvan muodostamisessa oman tutkimusprojektin tilanteesta. Tukipalvelun ominaisuuksista tärkeimpiä ovat saavutettavuus sekä henkilökohtaisen kontaktin merkitys.

Organisaation tutkijoille tarjoama tuki tulee muodostaa siten, että projektinhallintaan liittyvien eri alojen ammattilaisten apu on lähellä tutkijoita. Näitä ovat esimerkiksi viestinnän ja talouden asiantuntijat, joiden osaaminen näkyy esimerkiksi tutkimusprojektin viestinnän suunnittelussa ja kustannusten hallinnassa.

Aikaisempien tutkimusten mukaan organisaatio voi osoittaa tutkimusprojektin vastuullisen johtajan rinnalle projektipäällikön, joka toteuttaa projektinhallinnan menetelmiä, mutta jonka vastuut ja tehtävät tutkimusprojektissa räätälöidään projektikohtaisesti. Vastuullinen johtaja on vastuussa projektista ja sen tavoitteiden saavuttamisesta annetussa laajuudessa, aikataulussa ja budjetissa. (Twohig ym. 2023, 2, 10.)

Tutkimusprojektin projektinhallinnan tulevaisuus

Projektinhallintamenetelmien tuntemus ja kokemus auttavat tehokkaasti ohjaamaan ja tukemaan tutkijoita tutkimusprojektien johtamisessa. Tulevaisuudessa tutkimusprojektien projektinhallinnassa tulee korostumaan uudet työkalut ja tekniikat, jotka tekevät tutkimusprojektien projektinhallinnasta yksinkertaisempaa ja erityispiirteet huomioivaa. (Santos 2021, 110.)

Lähteet:

Bjorvatn, T. & Wald, A. 2018. Project complexity and team-level absorptive capacity as drivers of project management performance. International Journal of Project Management. Vol. 36, No 6, 876–888. Viitattu 24.3.2023. https://doi.org/10.1016/j.ijproman.2018.05.003.

Huljenić, D., Dešić S. & Matijašević M. 2005. Project Management in Research Projects. 8th International Conference on Telecommunications. Viitattu 24.7.2022. https://www.researchgate.net/publication/4151831_Project_management_in_research_projects?enrichId=rgreq-9a948fd9fb625dfa6615afbd9a82938d-XXX&enrichSource=Y292ZXJQYWdlOzQxNTE4MzE7QVM6MzA1ODA4ODQyMTMzNTA2QDE0NDk5MjE5MTcyNjU%3D&el=1_x_2&_esc=publicationCoverPdf. 663–669.

Kerzner, H. & Belack, C. 2010. Managing Complex Projects. E-kirja ProQuest Ebook Central-kirjapalvelussa. New Jersey: John Wiley & Sons, Incorporated. Vaatii kirjautumisen palveluun. Viitattu 28.8.2022. https://ebookcentral.proquest.com/lib/turkuamk-ebooks/reader.action?docID=573717.

Lehtonen, T. 2023. Tutkimusprojektin projektinhallinta – Kuka päättää milloin on dedis? Turun ammattikorkeakoulun opinnäytetyö.

Mäntyneva, M. 2017. Hallittu projekti: Jäntevästä suunnittelusta menestykselliseen toteutukseen. E-kirja Ellibs -kirjapalvelussa. Vaatii kirjautumisen palveluun. Viitattu 12.1.2023. https://ellibslibrary.com.

Pelin, R. 2020. Projektihallinnan käsikirja. 8. uudistettu painos. Helsinki: Projektijohtaminen Oy Risto Pelin.

Santos, J. 2021. Management of public-private R&D projects in Higher Education: key trends and issues. Perspectives: Policy and Practice in Higher Education. Vol. 25, No 3, 106–112. Viitattu 13.1.2023. http://doi.org/10.1080/13603108.2021.1894616.

Tilastokeskus, 2021. Viitattu 19.5.2023 Tilastokeskus – Tilastot aiheittain – Tutkimus- ja kehittämisrahoitus valtion talousarviossa

Twohig, R., Leahy, E., Wallace, D. & Saint-Fleur, L. 2023. Features of research project management in European higher education institutes. Perspectives: Policy and Practice in Higher education. Vol. 27, No 2, 68–78. Viitattu 29.1.2023. https://doi.org/10.1080/13603108.2022.2163318.

Kuva: Heli Aramo-Immonen Salamancan yliopiston kirjasto