Kirjaaminen kuormittaa sosiaalialalla – voiko tekoäly ratkaista ongelman?
Dokumentointiin kuluva aika on tunnistettu merkittäväksi työn kuormitustekijäksi sosiaali- ja terveydenhuollossa. Tekoälyä on alettu hyödyntää kirjaamisen automatisoinnissa. Sosiaalihuollossa tekoälyavusteinen kirjaaminen on kuitenkin vielä suhteellisen uusi ilmiö.
Sosiaalihuollossa kirjaaminen on olennainen osa ammattilaisten työtä (Laaksonen ym., 2011, s.10). Dokumentoinnin määrän kasvaessa myös siihen käytetty aika on lisääntynyt, mikä voi kuormittaa ammattilaisia ja vähentää aikaa asiakastyöltä. Tähän haasteeseen on vastattu hyödyntämällä kirjaamisen tukena tekoälyratkaisuja. Tekoälyavusteisen dokumentoinnin tavoitteena on vapauttaa ammattilaisten aikaa hallinnollisista tehtävistä ja mahdollistaa keskittyminen asiakkaan kohtaamiseen. (Tehy, 2024; DigiFinland, 2024)
Varsinais-Suomen hyvinvointialueen (Varha) neljällä sosiaalialan palvelualueella pilotoitiin Gosta Aide -sanelutyökalun käyttöä kirjaamisen tehostamiseksi. Työkalu tallentaa äänitiedoston vastaanottotilanteesta ja tuottaa sen perusteella kirjausluonnoksen ammattilaisen tarkistettavaksi. Turun ammattikorkeakoulun Master School -opinnäytetyössä selvitettiin ammattilaisten kokemuksia työkalun käytettävyydestä ja käyttökokemuksesta kyselytutkimuksella.
Sanelutyökalu nopeutti ja tehosti kirjaamista
Gosta Aiden käytettävyys ja käyttökokemus arvioitiin opinnäytetyön tutkimuksessa kokonaisuudessaan myönteisesti. Kaikki arvioidut osa-alueet ylittivät tutkimuksessa käytetyn seitsemänportaisen asteikon neutraalin tason viitaten siihen, että käyttäjät kokivat työkalun käytettävyyden hyväksi.
Kyselyn avoimissa vastauksissa kirjaamisen nopeutuminen ja tehostuminen nousivat keskeisiksi teemoiksi. Vastaajat kuvasivat, että työkalu helpotti ajantasaisen kirjaamisen ylläpitämistä ja vapautti aikaa asiakastyöhön. Työkalun koettiin voivan parantaa asiakkaan ja ammattilaisen välistä vuorovaikutusta, kun tapaamisen aikana ei tarvinnut tehdä erillisiä muistiinpanoja.
Ajansäästö ei kuitenkaan ollut yksiselitteistä: osa vastaajista koki, että tekoälyn tuottamien kirjausten tarkistamiseen ja korjaamiseen kului niin paljon aikaa, että saavutettu ajankäytöllinen hyöty jäi vähäiseksi. Tämä kansainvälisestikin tunnistettu ilmiö vaikuttaa liittyvän pääosin työkalun luoman kirjauksen laatuun eikä työkalun työskentelynopeuteen.
Tekoälyn tuottaman sisällön luotettavuus haasteena
Käyttäjien arvioinnin mukaan isoimpia haasteita koettiin työkalun tuottaman sisällön virheettömyydessä. Suurimmaksi ongelmakohdaksi havaittiin työkalun kyky auttaa kirjausvirheiden välttämisessä. Sama huoli toistui myös tutkimuksen laadullisessa aineistossa: käyttäjät raportoivat muun muassa useiden puhujien sekoittumisesta, hallusinaatioista, turhasta toistosta, ammattisanaston heikosta tunnistamisesta sekä liiallisista oletuksista ja johtopäätöksistä. Kaikki kirjauksen sisältöön liittyvät kokemukset eivät kuitenkaan olleet kielteisiä, vaan osa vastaajista koki työkalun parantavan kirjauksen laatua ja rikastavan sen sisältöä.
Kirjausten laatuun liittyvät haasteet näkyivät myös vastaajien esittämissä kehitysideoissa. Vastaajat toivoivat, että tekoälyn tuottamia kirjauksia tiivistettäisiin ja turhaa toistoa karsittaisiin, jotta kirjaukset olisivat selkeämpiä ja olennaiseen keskittyviä. Lisäksi he toivoivat työkalulta tarkempaa olennaisten tietojen ja ammattisanaston tunnistamista. Kehitystarpeena nousi esiin myös useiden puhujien erottaminen toisistaan, mikä voisi parantaa kirjauksen selkeyttä tilanteissa, joissa keskusteluun osallistuu useampi henkilö.
Vastaajien toiveissa korostuivat lisäksi valmiit, käyntityypin mukaan valittavat kirjauspohjat, joiden avulla kirjauksia voitaisiin mukauttaa paremmin erilaisiin asiakastilanteisiin. Myös työkalun mobiilikäytön mahdollisuuksia sekä yhteensopivuutta kuulokkeiden kanssa pidettiin tärkeinä kehityskohteina. Näiden toiveiden perusteella työkalun kehittämisessä korostuvat erityisesti kirjausten laadun, tarkkuuden ja selkeyden parantaminen sekä joustavuuden lisääminen erilaisissa käyttötilanteissa.
Käyttäjien kokemus ei riipu taustasta – paitsi opittavuudessa
Sukupuolella, koulutuksella tai apurin käyttöajan pituudella ei selvityksen perusteella näyttänyt olevan merkittävää yhteyttä työkalun käyttökokemukseen. Tämä on hyödyllinen havainto tekoälypohjaisten sanelutyökalujen tulevaisuutta ajatellen: lähes kaikki käyttäjät vaikuttaisivat olevan ”samalla viivalla” työkalua käyttäessä.
Poikkeuksen muodosti työkalun opittavuus, johon käyttäjän iällä ja työkokemuksella oli selvä yhteys. Vanhempien ja kokeneempien työntekijöiden haasteet uuden työkalun oppimisessa on yleisesti tunnistettu ilmiö. Jatkossa olennaista onkin kyseisten ryhmien edustajien tukeminen tekoälyavusteisen kirjaustyökalujen käyttöönotoissa esimerkiksi perehdytysten ja koulutusten muodossa.
Tekoäly tukee kirjaamistyötä, mutta ei korvaa ammattilaista
Opinnäytetyön kyselytutkimuksen tulokset viittaavat siihen, että tekoälyavusteinen kirjaaminen voi keventää ammattilaisen työkuormaa ja vapauttaa aikaa kirjaamisesta asiakastyöhön. Samalla se voi tukea hyvinvointialueiden tavoitteita toiminnan tehostamisesta tilanteessa, jossa henkilöstöresurssit ovat niukat ja säästöpaineet kasvavat. Hyödyt eivät kuitenkaan synny automaattisesti pelkästä kirjauksen tuottamisesta. Tekoälyn tuottaman kirjaussisällön laatu ja luotettavuus pysyvät ratkaisevassa asemassa apurien hyödyllisyyttä arvioitaessa.
Vaikka ammattilaisten pääasiallinen vastaanotto kirjausapurille oli hyvä, kehittämiskohteet liittyivät pääosin edellä mainittuihin teemoihin. Käyttäjät toivoivat työkalulta muun muassa parempaa olennaisten asioiden tunnistamista, tiiviimpiä kirjauksia, vähemmän toistoa ja tarkempaa ammattisanaston tunnistamista. Tekoälyavusteisen kirjaamisen kehittämisessä huomio tulisikin kohdistaa yhä vahvemmin tuotetun sisällön laatuun ja luotettavuuteen.
Parhaimmillaan tekoäly voi vapauttaa aikaa kirjaamisesta asiakastyöhön ja tukea samalla hyvinvointialueiden tavoitteita toiminnan tehostamisesta. Todellinen hyöty ei kuitenkaan ratkea tekoälyn tekstintuottonopeudella, vaan sillä, kuinka hyvin tuotettu teksti palvelee ammattilaista, asiakasta ja koko palvelujärjestelmää. Vastuu lopullisesta kirjauksesta säilyy kuitenkin aina ammattilaisella. Tekoäly voi toimia kirjaamisen tukena, mutta se ei voi korvata ammattilaisen asiantuntemusta, harkintaa tai vastuuta tuotetun tiedon oikeellisuudesta.
Lähteet:
DigiFinland. (2024). Tekoäly hyvinvointialueilla: sosiaali- ja terveydenhuollon käyttötapaukset ja kansallinen edistäminen. Loppuraportti. https://digifinland.fi/wpcontent/uploads/2024/03/DigiFinland_tekoaly_loppuraportti_210324.pdf
Laaksonen, M., Kääriäinen, A., Penttilä, M., Tapola Haapala, M., Sahala, H., Kärki, J., & Jäppinen, A. (2011). Asiakastyön dokumentointi sosiaalihuollossa: Opastusta asiakastiedon käyttöön ja kirjaamiseen (THL raportti 54/2011). Terveyden ja hyvinvoinnin laitos. https://www.julkari.fi/server/api/core/bitstreams/d8cf06e4-cc3e-4ba3-97db6e45129628c4/content
Lietzén, E. & Silvo,I. (2026). Tekoälyavusteisen sanelutyökalun käytettävyyden ja käyttökokemuksen arviointi sosiaalihuollon ammattilaisten näkökulmasta.YAMK‑opinnäytetyö, Turun ammattikorkeakoulu. https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe20260827120278
TEHY. (2024). Hyvinvointialueselvitys. https://www.tehy.fi/sites/default/files/media/documents/Tiedotteen%20liite%20hyvinvointialueselvitys%20Tehy%202025.pdf
Kuva: Canva