Osallistaminen strategiatyössä – pakollinen muodollisuus vai todellinen mahdollisuus?
Nykykäsityksen mukaan strategiatyön tulee olla osallistavaa, ja sen avulla päästään parhaaseen lopputulokseen. Osallistaminen strategian uudistamiseen antaa parhaimmillaan osallistujille voimauttavan kokemuksen ja sitouttaa toimijoita strategian toteuttamiseen. Onnistunut ja toimiva strategia luodaan yhdessä.
Strategia sisältää organisaation pitkän aikavälin suunnitelman. Siinä määritellään ne tavat, joilla organisaatio hyödyntää resurssejaan ja täyttää sille asetetut odotukset. Strategia voi näyttäytyä eri tasoilla ja eri toimijoille (esim. työelämäkumppanit, asiakkaat, opiskelijat, johto, työntekijäryhmät) erilaisena, mutta samaan suuntaan tähtäävänä. Strategia antaa suunnan organisaatiossa tehtäville päätöksille, valinnoille ja toimenpiteille. (Juuti & Luoma 2022; Tuomi & Sumkin 2010, 7-9.)
Osallistaminen sitouttaa organisaation toimintaan
Työntekijöiden näkökulmasta osallistuminen strategiaprosessiin voi olla voimauttava ja sitouttava kokemus. Oman työn kehittämiseen ja suunnitteluun osallistuminen motivoi ja sitouttaa työntekijöitä, lisää yhteenkuuluvuuden tunnetta sekä vahvistaa merkityksellisyyden kokemusta. Työntekijöiden asiantuntijuutta omaa työtänsä koskien tulee hyödyntää yhteiseen käyttöön, ja näin saadaan myös hiljaista tietoa tuotua esille.
Henkilökunta ei myöskään voi toteuttaa sellaista strategiaa, josta he eivät ole tietoisia tai jota he eivät ymmärrä. Kokemus siitä, että on saanut vaikuttaa organisaation tulevaisuuteen puolestaan lisää sitoutumista lopputulokseen ja sitä kautta strategian mukaiseen toimintaan. (Hakola ym. 2019, 153; Karlöf 2004, 112-113; Leskelä & Luomaranta 2023, 102 & Pirinen 2014, 19.)
Laajempi näkemys strategiatyön pohjaksi
Strategiatyössä on oleellista huomioida organisaation eri toimijoiden mielipiteitä ja ottaa heidät aktiivisesti mukaan kehittämiseen. Laaja toimijoiden sitouttaminen strategiaprosessiin tuottaa enemmän kaivattua informaatiota. Eri toimijat tarkastelevat organisaatiota eri näkökulmista, ja ulkopuolisin silmin asiat näyttäytyvät eri tavalla kuin henkilökunnalle. Kokemusten ja näkemysten vaihtaminen asiakkaiden ja muiden sidosryhmien kanssa tuottaa paremmin heidän tarpeitaan vastaavaa toimintaa. (Leskelä & Luomaranta 2023, 10; Salonen ym. 2017, 19.)
Strategiaprosessia eteenpäin vievien henkilöiden välinen työnjako ja roolit tulee suunnitella etukäteen. Strategia on yhteinen suunnannäyttäjä.
Osallistamisen kautta on mahdollista saada lisättyä yhteistä ymmärrystä. Yhteisen keskustelun myötä toisten näkökulmat avautuvat ja niiden huomiointi on mahdollista. Strategia on yhteinen suunnannäyttäjä.
Lounais-Hämeen koulutuskuntayhtymässä toteutetun osallistavan strategiaprosessin myötä havaittiin, että strategiaprosessin huolellinen suunnittelu mahdollistaa laajankin toimijoiden osallistamisen. Jokainen prosessiin osallistuva henkilö hidastaa prosessia ja pienentää mahdollisuutta kontrolloida prosessin lopputulosta. Strategiaprosessia eteenpäin vievien henkilöiden välinen työnjako ja roolit tuleekin suunnitella etukäteen. Aikataulu ja säännölliset tapaamiset strategiaprosessin toimijoiden kesken auttavat prosessin etenemisessä suunnitelmien mukaisesti.
Työpajatyöskentely osallisuuden mahdollistajana
Lounais-Hämeen koulutuskuntayhtymässä osallistava strategiaprosessi toteutettiin eri toimijoille järjestettyjen osallistavien työpajojen muodossa. Sidosryhmien, opiskelijoiden ja henkilökunnan työpajojen sisältö ja käytettävät menetelmät suunniteltiin kullekin osallistujaryhmälle omanlaisinaan, ja työpajoissa käytettiin erilaisia menetelmiä työskentelyn onnistumiseksi. Työpajojen avulla onnistuttiin osallistujien asiantuntijuuden hyödyntämisessä tehokkaasti ja saatiin tarvittava tieto uudistetun strategian laatimiseksi.
Artikkeli pohjautuu Maria Arjoniemen Master School -opinnäytetyöhön, joka on myöhemmin luettavissa Theseuksessa.
Lähteet
Hakola, I., Hiila, I. & Tukiainen, M. 2019. Tiimiäly : opas muuttuvaan työelämään. Tuuma.
Juuti, P. & Luoma, M. 2022. Strateginen ajattelu ja johtaminen. Matka läpi maailmankuvien. PS-kustannus
Karlöf, B. 2004. Strategian rakentaminen-sisältö ja välineet. Edita lakitieto Oy.
Leskelä, M. & Luomaranta, J. 2023. Avoin strategia/suljettu strategia. Miten strategiaa tulisi tehdä avoimuuden aikakaudella. Alma Talent: Helsinki.
Pirinen, H. 2014. Esimies muutoksen johtajana. Talentum.
Salonen, K., Eloranta, S.,Hautala,T. & Kinos, S. 2017. Kehittämistoiminta ja kehittämisen menetelmiä ammatillisessa korkeakoulutuksessa. Turun ammattikorkeakoulun oppimateriaaleja 108. Turun ammattikorkeakoulu, Turku. Viitattu 24.11.2023. isbn9789522166494.pdf (turkuamk.fi)
Tuomi, L. & Sumkin, T. 2010. Strategia arjessa: oivalluksia organisaation uudistajille. Helsinki: WSOYpro.