Osastonsihteerien työnkuvan muutoksessa – kohti tehokkaampaa ja selkeämpää työnjakoa
Osastonsihteerit ovat oleellinen osa terveydenhuollon tiimiä: heidän työpanoksellaan on välitön vaikutus potilasturvallisuuteen ja sairaanhoitajan käyttämään aikaan potilaskontaktissa. Sihteerien työnkuva sairaalan eri yksiköissä vaihtelee. Tarve osastonsihteerin työnkuvan ja ydintehtävän selkeyttämiseen nousi käytännön tarpeesta yhtenäistää työnkuvaa monierikoisalaisella Sisätautien poliklinikalla.
Työskentely sote-alaan kuuluvassa sairaalamaailmassa on jatkuvassa murroksessa teknologisten innovaatioiden, väestön ikääntymisen, organisaatiouudistusten ja uudenlaisten toimintamallien käyttöönoton seurauksena. Muutosprosessin aikana vain osa työntekijöistä kokee saavansa riittävästi tietoa johtamisjärjestelmän ja organisaation muutoksista. Kognitiivinen kuormitus koetaan raskaana ja alan vetovoimaisuus on laskussa.
Ei-hoidolliset työtehtävät kuormittavat hoitajia
Hyvinvointialueet ovat keskellä suuria sopeuttamistoimia, ja tilanne jatkunee samankaltaisena tulevina vuosina. Julkisen talouden piiriin kuuluvissa työtehtävissä työnkuvien sisällön tarkastelu ja tehostaminen olisi ajankohtaista ja perusteltua viimeistään nyt. Maailmanlaajuinen hoitajapula on todellisuutta, ja hoitohenkilöstön saatavuuden haasteet ovat johtaneet Suomessakin yksiköiden sulkemiseen sekä toimintojen supistamiseen.
Sairaanhoitajaliiton teettämässä kyselyssä sairaanhoitajat kokivat tekevänsä runsaasti muille ammattialoille kuuluvia työtehtäviä. Samanlainen ilmiö on nähtävissä monierikoisalaisessa erikoissairaanhoidon poliklinikkayksikössä, jossa hoitajille kuuluu edelleen ei-hoidollisia työtehtäviä.
Teknologian kehittyessä esimerkiksi robotiikan ja puheentunnistuksen käyttöönoton myötä, ovat polikliiniset osastonsihteerit uuden edessä. Toiminnalliset sekä organisatoriset rakenteelliset muutokset ja hoitajien valtakunnallinen resurssipula yhdessä haastavat toimintatapojen uudistamiseen ja ammatillisen osaamisen vahvistamiseen koko osastonsihteerin työnkuvan laajuudelta tulevaisuudessa.
Työnkuvavertailu ja toiminnallisen kehittämisen sykli muutoksen apuna
Turun ammattikorkeakoulun Master Schoolin opinnäytetyössä paneuduttiin polikliinisen osastonsihteerin työn ydintehtävään ja työnkuvaan monierikoisalaisella Sisätautien poliklinikalla. Kehittämistyön tavoitteena oli saada benchmarkkauksen avulla tietoa osastonsihteerien työnkuvista muissa polikliinisia elementtejä omaavista vertailuyksiköistä.
Vertailumateriaalia käytettiin apuna kohdeyksikön sihteerien työnkuvan muokkaamiseen. Käytännönläheinen toiminnallisen kehittämisen sykli sopi prosessiin hyvin – se mahdollisti työntekijöiden osallistamisen, mielipiteiden kuulemisen, kollegiaalisen ajatustenvaihdon sekä vaikuttamisen omaan työnkuvaansa lähes vuoden kestoisen kehittämisprosessin aikana.
Positiivisen psykologian mukaan ottamisella teoreettiseen viitekehykseen pyrittiin tukemaan kokonaisvaltaista työssä jaksamista ja organisaatiokulttuurin kehittämistä, minkä ajateltiin helpottavan muutosten sujuvaa läpivientiä käytännön tasolla. Muutosjohtamisen elementeillä tähdättiin puolestaan muutoksen hyvään hallintaan ja pysyväisluonteisuuteen.
Osastonsihteerin työnkuva uudistuu
Opinnäytetyöprosessin lopputuotoksena päivitettiin selkeä ja käytännönläheinen materiaali osastonsihteerin työn ydintehtävästä sekä osaamisen vaatimuksista kohdeyksikössä. Materiaalia voidaan käyttää jatkossa osana perehdytystä ja osaamisen varmentamista. Lisäksi tuotoksena laadittiin konkreettinen muutos osastonsihteerin työnkuvaan. Sihteerit ottivat lähetteiden käsittelyprosessin osaksi työtehtäviään tämän poistuessa sairaanhoitajan työnkuvasta.
Osastonsihteerit ottivat työtehtäväkseen myös hoitaa polikliinisten lääkärivastaanottojen soitto- ja huom-aikoja, jotka ovat aiemmin olleet pitkälti osa sairaanhoitajan työnkuvaa. Toiminnanmuutoksesta informoitiin moniammatillisesti yksikön sisäisen viestinnän avulla.
Yksikön kehittämisen haasteet: Miten työnkuvien muutokset ja organisaatiomuutos kohtaavat?
Vuoden 2025 alusta voimaan astuva Varsinais-Suomen hyvinvointialueen (Varha) organisaatiomuutos voinee muuttaa yksikön toimintaa jatkossa. Tämä on kuitenkin asia, johon ei voi suoranaisesti lähiesihenkilötasolla, käytännön työkentältä käsin vaikuttaa. Pääpaino yksikön kehittämisessä pidetäänkin tiukasti käytännönläheisellä tasolla. Muutosten jalkauttamien alati muuttavassa toimintaympäristössä ottaa aikansa ja kliseisen todellisesti ”suuret laivat kääntyvät hitaasti”.
Kohdeyksikön pitkään samankaltaisina olleet työnkuvat sihteerien ja sairaanhoitajien osalta ottivat nyt yksikön näkökulmasta katsottuna suuren harppauksen eteenpäin. Tässä kohtaa erikoisalakohtaisia eroja näyttäytyy kuitenkin edelleen.
Osastonsihteerin työnkuvan päivittäminen ja ydintehtävän selkeyttäminen liittyvät tiiviisti polikliinisen sairaanhoitajan työnkuvaan, jonka fokuksen tulisi jatkossa olla puhtaasti hoidollinen. Osastonsihteerien ja sairaanhoitajien työnkuvien muutosprosessit jatkuvat tulevina kuukausina toisiaan tiiviisti tukien, pohjautuen jouhevammin organisaation strategiaan.
Jatkossa erityishuomiota tulisi kiinnittää muutoksista viestimiseen työntekijöille jopa silloin, kun varsinaista uutta tiedotettavaa ei ole. Organisaatioiden resilienssitutkimuksissa on todettu työpaikan ihmissuhteiden toimivan eräänlaisina verisuonina. Suonten ollessa vahvat ja terveet, niissä pääsee virtaamaan kollegiaalinen tuki ja tietotaito mutkattomasti. Vahvojen suoniverkostojen avulla yksittäiset työntekijät selviävät helpommin haasteita, tukien näin ollen työyksikön kokonaisresilienssiä sote-murroksen keskellä.
Lähteet:
Coco, K. 2019. Vetovoimatekijät erikoissairaanhoidossa. Tehyn julkaisusarja B:1/19.
Lipponen, K. 2022. Työturvallisuuskeskus. Resilienssi työssä ja arjessa. Viitattu 16.9.2024. https://ttk.fi/julkaisu/resilienssi-tyossa-ja-arjessa/
Maggie, K. 2016. The Importance of a Role-Specific, In-Hospital Ward Clerk Education Program, Hospital Topics, 94:3-4, 43-48, DOI: 10.1080/00185868.2016.1234312.
TEHY. 2018. Sairaanhoitajat tekevät liikaa muiden töitä. WWW-dokumentti, uutinen 9.1.2018. Viitattu 10.9.2024. https://www.epressi.com/media/userfi-les/15014/1515414352/va-cc-88lito-cc-88nta-cc-88-asiakas-ja-potilastyo-cc-88ta-cc-88-tekevien-kyselyn-tulokset.pdf
The Lancet. 2022. Measuring the availability of human resources for health and its rela-tionship to universal health coverage for 204 countries and territories from 1990 to 2019: a systematic analysis for the Global Burden of Disease Study 2019. Articles| Volume 399, ISSUE 10341, P2129-2154, June 04, 2022. Viitattu 10.9.2024. https://www.thelancet.com/journals/lan-cet/article/PIIS0140-6736(22)00532-3/
VTM. 2024. Hyvinvointialuetalouden näkymät 2024–2028. Pdf-tiedosto. https://vm.fi/hy-vinvointialueiden-talous
Vänskä, M. 2022. Työhyvinvointi ja sen kehittäminen julkisessa organisaatiossa. Väitöskirja. Vaasan yliopisto.