Perehtyjän navigaattori – sähköinen työkalu työterveyshuollon työntekijöiden perehdytykseen
Uusi työpaikka, uudet käytännöt – mutta mistä löytää tarvittavan tiedon? Turun ammattikorkeakoulun Master School -opinnäytetyössä laadittu sähköinen työkalu helpottaa työterveyshuollon uusien työntekijöiden arkea kokoamalla olennaisen perehdytysmateriaalin yhteen paikkaan.
Perehdytys on keskeinen osa työelämän sujuvuutta ja turvallisuutta (Työterveyslaitos 2024). Perehdytyksellä on tärkeä rooli oikeiden toimintamallien oppimisessa sekä ammatillisen kasvun ja kehityksen tukijana terveydenhuollossa, jossa työ on kognitiivisesti vaativaa (Kalakoski ym. 2018, 13; Häikiö 2023, 28; Sihvo 2023, 29). Terveydenhuoltoalalla ajankohtaisena haasteena on työn veto- ja pitovoiman lisääminen (Sosiaali- ja terveysministeriö 2024). Suunnitelmallinen ja hyvin organisoitu perehdytys nähdään keinona tukea työntekijöiden sitoutumista ja vähentää henkilöstön vaihtuvuutta (De Vries ym. 2023, 16; Häikiö 2023, 40; Moyo & Grywalski 2024, 44–45).
Hajanaisesta tiedosta yhtenäiseksi kokonaisuudeksi
Tutkimusten mukaan hoitoalan työntekijöille perehdytysmateriaali sekä sen sisältö ja saatavuus merkitsevät paljon (Lindfors ym. 2017, 259; Aittovaara 2022, 23, 25). Turun ammattikorkeakoulun kehittämisprojektina toteutettu Master School -opinnäytetyö pohjautui työterveyshuoltopalveluja tuottavassa organisaatiossa tunnistettuun tarpeeseen kehittää perehdytysmateriaalia.
Lähtötilanteen haasteena nähtiin se, että perehtyjälle olennaiset tiedot olivat hajallaan eri alustoilla ja osin puutteellisia. Epäselvät ohjeet, toimintatapojen tulkinnanvaraisuus sekä hiljaisten sääntöjen huomioiminen kuormittavat kognitiivisesti hoitotyössä (Kalakoski ym. 2018, 13).
Työterveyshuollossa perehdytyksen ja osaamisen painopisteitä ovat asiakaslähtöisyys, moniammatillinen yhteistyö työpaikkojen kanssa, laaja sidosryhmäyhteistyö, digitaalisten työkalujen hallinta sekä asiantuntijatyön laadun varmistaminen (Työterveyshuoltolaki 1383/2001, 1:3; VnA 708/2013, 2−3; Leveälahti ym. 2019, 72). Organisaation tarpeisiin vastaamaan kehitettiin sähköinen perehdytyksen tukimateriaali, jonka ydinajatuksena on koota yhteen perehtyjälle tärkeää materiaalia ja ohjata työntekijää tarvitsemansa tiedon pariin.
Käyttäjäkeskeisellä suunnittelulla uudenlainen tukimateriaali perehdytykseen
Opinnäytetyössä hyödynnettiin yhteiskehittämistä työpajatyöskentelyllä sekä käyttäjäkeskeistä suunnittelua perehdytysmateriaalin tuottamisessa. Kehittämistyön tuotoksena laadittiin Perehtyjän navigaattori – sähköinen perehdytysmateriaali, joka luotiin organisaation IMS-järjestelmään. Perehtyjän navigaattori sisältää olennaisia tietoja, ohjeita ja linkkejä jaoteltuna viiteen perehdytyksen osa-alueeseen.
Pilottiversion julkaisemisen jälkeen organisaation henkilöstöltä kyselyllä saatu palaute osoitti, että Perehtyjän navigaattori koettiin hyödylliseksi ja selkeäksi työkaluksi. Vastaajat kokivat sen helpottavan organisaation prosesseihin tutustumista ja pitivät sen sisältöä tarpeellisena. Palautteen perusteella tehtiin pieniä korjauksia ja lisäyksiä, ja tuotokselle laadittiin jalkauttamissuunnitelma.
Perehtyjän navigaattori ohjaa itsenäisempään ja tehokkaampaan työhön
Perehtyjän navigaattorin käyttöönoton odotetaan parantavan perehdytysprosessin sujuvuutta, systemaattisuutta ja laatua. Perehtyjän navigaattori tukee uuden työntekijän itseohjautuvuutta. Se tarjoaa monipuolista ja helposti saatavilla olevaa sähköistä materiaalia, johon työntekijä voi palata tarpeen mukaan. Materiaali sisältää tärkeitä yhteystietoja ja keskeisiä toimintaperiaatteita.
Tutkimusten mukaan tällaiset perehdytysmateriaalit parantavat perehdytyksen laatua, tukevat itsenäistä työskentelyä ja vastaavat paremmin yksilöllisiin tarpeisiin (Pasila ym. 2017, 25; Aittovaara 2022, 23; SmithMiller ym. 2023, 19−20.) Perehtyjän navigaattorin käyttö voi myös parantaa perehdytyksen kustannustehokkuutta, sillä se tukee uuden työntekijän nopeampaa ja itsenäisempää työssä onnistumista (Saalo 2023, 21, 27).
Lisäksi sen avulla saatetaan vahvistaa työntekijöiden osaamista ja sitoutumista, kun perehdytyksen suunnitelmallisuus ja laatu paranevat (De Vries ym. 2023, 16; Frögéli ym. 2023, 12; Häikiö 2023, 28, 40; Sihvo 2023, 29; Moyo & Grywalski 2024, 44−45.)
Lähteet:
Aittovaara, A.; Kylm, J.; Rauta, S.; Meri, A.; Junttila, K.; Paavilainen, E. & Haapa, T. 2022. Uusien työntekijöiden kokemukset perehdytyksestä ja sen aikaisesta oppimisesta leikkausja tehoosastoilla laadullinen tutkimus. Tutkiva Hoitotyö. Vol. 20, No 1, 20–29. Viitattu 9.5.2024. https://turkuamkemagzfi.ezproxy.turkuamk.fi/reader/issue/10228/308121/1
De Vries, N; Lavreysen, O.; Boone, A.; Bouman, J.; Szemik, S.; Baranski K.; Godderis, L. & De Winter, P. 2023. Retaining healthcare workers: A Systematic review of strategies for sustaining power in the workplace. Healthcare (Basel). Vol. 11, No 13. Viitattu 26.8.2024. doi: 10.3390/healthcare11131887
Frögéli, E.; Jenner, B. & Gustavsson, P. 2023. Effectiveness of formal onboarding for facilitating organizational socialization: A systematic review. PLoS One. Vol. 18, No 2: e0281823. Viitattu 4.5.2024. https://doi.org/10.1371/journal.pone.0281823
Häikiö, A. 2023. Johtamisen merkitys terveydenhuollon vetoja pitovoimaan Integroiva kirjallisuuskatsaus. Pro gradu tutkielma. Yhteiskuntatieteiden tiedekunta. Terveystieteiden yksikkö. Hoitotiede. Tampere: Tampereen yliopisto. Viitattu 8.4.2024. https://trepo.tuni.fi/bitstream/10024/147195/2/HaikioAnette.pdf..pdf
Kalakoski, V.; Käpykangas, S.; Valtonen, T.; Selinheimo, S.; Koivisto, T.; Paajanen, T. & Louhimo, R. 2018. Kognitiivisen ergonomian parantaminen hoitotyössä. Satakunnan sairaanhoitopiirin kehittämishanke. Helsinki: Työterveyslaitos. Viitattu 18.8.2024. https://www.ttl.fi/filedownload/download/public/943
Leveälahti, S.; Nieminen, J.; Nyyssölä, K.; Suominen, V. & Kotipelto, S. (toim.) 2019. Osaamisrakenne 2035. Alakohtaiset tulevaisuuden osaamistarpeet ja koulutuksen kehittämishaasteet – Osaamisen ennakointifoorumin ennakointituloksia. Raportit ja selvitykset 2019:14. Helsinki: Opetushallitus. Viitattu 8.4.2023. https://www.oph.fi/fi/tilastotjajulkaisut/julkaisut/osaamisrakenne2035
Lindfors, K.; Meretoja, R.; Kaunonen, M. & Paavilainen, E. 2018. Preceptors’ perceptions of the elements of a successful and an unsuccessful orientation period for newly graduated nurses. Journal of Nursing Management. Vol. 26, No 3, 256262 Viitattu 5.5.2024. https://doi.org/10.1111/jonm.12541
Moyo, M. & Grywalski, M. 2024. Dynamic duo: The transformative impact of collaborative leadership on nurse turnover. Nursing Management. Vol. 55, No. 4, 40−46. Viitattu 11.5.2024. https://journals.lww.com/nursingmanagement/fulltext/2024/04000/dynamic_duo__the_transformative_impact_of.6.aspx
Pasila, K.; Elo, S. & Kääriäinen, M. 2017. Newly graduated nurses’ orientation experiences: A systematic review of qualitative studies. International Journal of Nursing Studies. Vol. 71, 17−27. Viitattu 4.5.2024. https://www.sciencedirect.com/science/article/abs/pii/S0020748917300573?via%3Dihub
Saalo, S. 2023. Perehdyttäminen ja työhön sitoutuminen. Perehdytyksen tavoitteellisuus ja perehtyjän asema perehdytysoppaiden kuvauksissa. Kandidaatintutkielma. Kasvatustieteiden ja kulttuurin tiedekunta. Tampere: Tampereen yliopisto. Viitattu 6.5.2024. https://urn.fi/URN:NBN:fi:tuni202308307878
Sihvo, A. 2023. Osastonhoitajien näkemyksiä perehdytyksestä ja perehdytyksen johtamisesta erikoissairaanhoidossa: laadullinen tutkimus. Pro gradu -tutkielma. Terveystieteiden tiedekunta, Hoitotieteen laitos. Kuopio: ItäSuomen yliopisto. Viitattu 23.7.2024. http://urn.fi/urn:nbn:fi:uef20231439
SmithMiller, C. A.; Jones, C. & Blakeney, T. 2023. Organizational socialization: Optimizing experienced nurses’ onboarding. Nursing management Vol. 54 No 12, 14−25. Viitattu 21.8.2024. https://journals.lww.com/nursingmanagement/fulltext/2023/12000/organizational_socialization__optimizing.3.aspx
Sosiaali- ja terveysministeriö 2024. Hyvän työn ohjelma – Vetoa ja pitoa sotealalle. Viitattu 8.4.2024. https://stm.fi/sotehenkilosto/ohjelma
Työterveyshuoltolaki 21.12.2001/1383
Työturvallisuuslaki 23.8.2002/738
Työterveyslaitos 2024. Kunnollinen perehdytys kannattaa aina. Viitattu 10.8.2024. https://www.ttl.fi/teemat/tyohyvinvointijatyokyky/tyoura/kunnollinenperehdytyskannattaaaina
VnA 708/2013. Valtioneuvoston asetus hyvän työterveyshuoltokäytännön periaatteista, työterveyshuollon sisällöstä sekä ammattihenkilöiden ja asiantuntijoiden koulutuksesta.
Kuva: Pexels