Tiedolla johtaminen ja henkilöstöresurssien suunnittelu: Tehokkaampaa päätöksentekoa ja suunnittelua henkilöstöresurssitaulukon avulla
Muuttuvassa sosiaali- ja terveysalan toimintaympäristössä johtaminen on erityisen vaativaa, etenkin henkilöstön suunnittelun ja resurssien optimaalisen hallinnan näkökulmasta. Tämä heijastuu suoraan yksiköiden toimintaan. Tiedolla johtaminen tarjoaa tehokkaan keinon kehittää ja tehostaa organisaation, yksiköiden ja esihenkilöiden toimintaa ja on erityisen arvokasta kilpailtaessa osaavasta työvoimasta.
Nykypäivänä organisaatiot kilpailevat kovasti houkutellakseen parhaita työntekijöitä organisaatioon ja tieto on noussut keskeiseksi kilpailutekijäksi niiden keskuudessa (Omatayo 2015, 1; Sydänmaalakka 2007, 175). Monet organisaatiot kamppailevat nyt ja tulevaisuudessa työpaikkojen pito- ja vetovoimatekijöiden kanssa. Tutkimukset osoittavat, että tiedolla johtaminen tarjoaa tehokkaita keinoja kehittää ja tehostaa organisaation, yksiköiden ja esihenkilöiden toimintaa sekä optimoida henkilöstön suunnittelua. (Klemola ym. 2014, 13, Laihonen & Suoranta 2021, 8, 11–12, Valo 2022.)
Tiedolla johtamisen merkitys on kasvanut johtamiskäsitysten muuttuessa. Sen tavoitteena on tehdä päätöksenteosta laadukkaampaa hyödyntämällä järjestelmällisesti kerättyä ja analysoitua tietoa (Kosonen 2015; Kosonen 2019; Listenmaa 2023, 53, 57). McAfee ja Brynjolfsson (2012, 5) korostavat, että tietoon perustuvat päätökset ovat yleensä laadukkaampia kuin vaistonvaraiset, ja niillä saavutetaan parempia tuloksia. Tiedolla johtaminen parantaa johtajien päätöksentekokykyä ja organisaatioiden toimintaa (Salo 2024, 57; Sydänmaalakka 2007, 175, 182–183, 187).
SOTE-uudistuksen myötä henkilöstön saatavuus on keskeinen haaste. Hyvinvointialueiden toimintaa voidaan kehittää yhtenäisen tiedon avulla, mikä tukee niukkojen resurssien tehokasta käyttöä. Tietoon perustuva henkilöstösuunnittelu lisää päätöksenteon läpinäkyvyyttä, parantaa työn mielekkyyttä ja varmistaa riittävän ja osaavan henkilöstön (Tenhovuori 2021, 1; Valo 2022). Tiedolla johtaminen tarjoaa merkittäviä mahdollisuuksia tehostaa johtamista (Klemola ym. 2014, 13; Laihonen & Suoranta 2021, 8, 11–12).
Tausa (2023) on tehnyt tunnetuksi henkilöstöresurssitaulukon tiedolla johtamisen työkaluksi henkilöstön ja toiminnan suunnitteluun. Taulukon avulla varmistetaan riittävä henkilöstömäärä, mikä lisää työtyytyväisyyttä ja tuo kustannussäästöjä, vaikka säästöjen tavoittelu ei olisikaan ensisijainen päämäärä.
Turun ammattikorkeakoulun Master School –opinnäytetyössä selvitettiin miten esihenkilöt voivat käyttää tietoa päätöksenteossa ja hyödyntää resurssitaulukosta saatuja tietoja tiedolla johtamisessa. Opinnäytetyön tavoitteena oli vahvistaa esihenkilöiden kykyä hyödyntää tiedolla johtamista henkilöstön ja toiminnan suunnittelussa sekä selvittää, miten tieto voi tukea heidän päätöksentekoaan. Työssä tarkasteltiin myös henkilöstöresurssitaulukon käyttöä ja kehitystarpeita korostaen tiedolla johtamisen merkitystä esihenkilötyössä. Tulosten avulla pyrittiin osoittamaan HUSin johdolle taulukon hyöty henkilöstösuunnittelussa sekä toimintamallin tuomat kustannussäästöt
Opinnäytetyö toteutettiin haastattelemalla kahdeksaa HUSin esihenkilöä, jotka käyttävät henkilöstöresurssitaulukkoa. Haastattelut toteutettiin puolistrukturoidulla menetelmällä Teamsin välityksellä. Analyysimenetelmänä käytettiin sisällönanalyysiä.
Esihenkilöiden tiedolla johtamisen hyödyt ja haasteet henkilöstön ja toiminnan suunnittelussa
Opinnäytetyön tulokset osoittivat, että esihenkilöt perustavat päätöksensä tietoon, ja he pitivät tiedolla johtamista tärkeänä henkilöstön ja toiminnan suunnittelussa sekä päätöksenteossa. Tuloksissa ilmeni, että henkilöstöresurssitaulukko oli esihenkilöille tärkeä työkalu tiedolla johtamisessa ja päätöksenteossa. Kaikki haastatellut pitivät taulukkoa niin keskeisenä, että eivät olisi pärjänneet ilman sitä.
Opinnäytetyössä selvisi myös, että henkilöstöresurssitaulukko auttoi esihenkilöitä hahmottamaan koko vuoden tilanteen ja loi selkeän näkymän toiminnan suunnitteluun tietoon perustuen. Henkilöstöresurssitaulukko toimi myös päivittäisjohtamisen välineenä, joka varmisti riittävien resurssien saatavuuden potilastyöhön. Lisäksi henkilöstöresurssitaulukko mahdollisti työntekijöiden työajan tehokkaan hyödyntämisen, ja esihenkilöt pystyivät seuraamaan vakanssipohjien täyttymistä, mikä tuotti monesti taloudellisia säästöjä organisaatiolle.
Opinnäytetyön tuloksien myötä nousi esiin myös keskeinen havainto esihenkilöiden tiedolla johtamisen alueelta: työntekijöiden työhyvinvointi oli parantunut, kun johtaminen perustui tietoon. Samalla ilmeni, että tiedolla johtaminen voi olla haasteellista, sillä saatavilla on valtavasti tietoa, jonka käsittely voi olla vaikeaa. Tämä tuo esiin tarpeen kehittää esihenkilöiden koulutusta, jotta he pystyisivät hyödyntämään tietoa tehokkaammin omassa työssään.
Henkilöstöresurssitaulukko kustannusten hallinnan ja resurssien optimoinnin tukena
Tulokset tukevat aiempia tutkimuksia ja Tausan (2023) näkemyksiä. Yksiköiden, jotka haluavat vähentää kustannuksia ja optimoida henkilöstöresurssejaan, tulisi perustaa johtamisensa tutkittuun tietoon ja faktoihin. Tutkimus tarjoaa organisaatioille ja esihenkilöille arvokasta tietoa henkilöstöresurssitaulukon käyttöönoton tueksi ja osoittaa, että sen käyttö päivittäisessä johtamisessa on hyödyllistä. Lisäksi tulokset paljastavat, millaista tietoa taulukkoon voidaan kerätä ja kuinka tiedon keskittäminen yhteen paikkaan voi helpottaa esihenkilöiden työtä sekä tuoda kustannussäästöjä organisaatiolle.
Tulokset ovat linjassa Kauhasen (2010, 62), Patrikaisen (2022, 53, 70) ja Peltolan (2023, 15) näkemysten kanssa, jotka painottavat tehokasta henkilöstön sijoittelua ja toiminnan kokonaisvaltaista hahmottamista kustannustehokkaasti. Lisäksi ne vahvistavat Tausan (2023) ajatusta siitä, että henkilöstöresurssitaulukko voi edistää optimaalista resurssien käyttöä ja tuoda säästöjä, vaikka säästöjen tavoittelu ei olisikaan ensisijainen päämäärä.
Haastateltavien mukaan henkilöstöresurssitaulukko koettiin pääasiassa toimivaksi, eikä siinä ilmennyt merkittäviä kehitystarpeita. Kehitettäväksi nousi toiveena taulukon integrointi HUS järjestelmiin ja sen automatisointi. Tulevaisuudessa olisi hyödyllistä tarjota henkilöstöresurssitaulukko suurelle IT- ja liiketoimintakonsultointiyritykselle, jotta he voisivat kehittää siitä kansainvälisen henkilöstön suunnitteluvälineen. Tämä henkilöstöresurssitaulukko soveltuu kaikille organisaatioille, joissa tarvitaan työvuorojen suunnittelua osana henkilöstön ja toiminnan hallintaa. Taulukkoon on myös mahdollista lisätä uusia ominaisuuksia. IT- ja liiketoimintakonsultointiyritys voisi parantaa taulukkoa integroimalla sen organisaation järjestelmiin, jolloin taulukosta saatava data voitaisiin tuottaa suoraan organisaation raportointityökalujen kautta. Organisaatiot, jotka pystyvät parhaiten johtamaan toimintaa tiedon avulla ovat varmasti tulevaisuudessa vetovoimaisia kuten Omotayo (2015,1) ja Sydänmaalaukka (2007, 175) ovat nostaneet tärkeiksi työntekijöiden kilpailu- ja houkuttelemistekijöiksi.
Tiedolla johtaminen on tehokas tapa parantaa organisaation, yksiköiden ja esihenkilöiden toimintaa. Tulokset antavat konkreettisia näkemyksiä siitä, miten esihenkilöt voivat tehokkaasti hyödyntää tiedolla johtamista henkilöstön ja toiminnan suunnittelussa. Organisaatiot, jotka tavoittelevat kustannussäästöjä ja henkilöstöresurssien tehokkaampaa käyttöä, voivat saavuttaa nämä tavoitteet rakentamalla johtamisensa tutkitun tiedon varaan.
Artikkeli pohjautuu Thsesuksessa julkaistuun opinnäytetyöhön: Mäkelä, Sari (2024): Tiedolla johtaminen henkilöstön ja toiminnan suunnittelussa: tarkastelussa henkilöresurssitaulukon hyödyntäminen.
Lähteet:
Kauhanen, J. 2010. Henkilöstövoimavarojen johtaminen. Helsinki: WSOYpro Oy.
Klemola, K.; Uusi-Illikainen, J. & Askola, T. 2014. Sosiaali- ja terveyspalveluiden tietojohtamisen käsikirja. Helsinki: Sitra. Viitattu 14.1.2024. https://www.sitra.fi/julkaisut/sosiaali-ja-terveyspalveluiden-tietojohtamisen-kasikirja/
Kosonen, M. 2015. Tietojohtaminen ja tiedolla johtaminen. WWW-dokumentti. KT Kuntatyö. Viitattu 12.1.2024. https://www.slideshare.net/miiak/tietojohtaminen-ja-tiedolla-johtaminen
Kosonen, M. 2019. Tiedolla johtamisen käsikirja. Mikkeli: Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulu. Viitattu 12.1.2024. https://www.theseus.fi/bitstream/handle/10024/227003/URNISBN9789523441835.pdf?sequence=2&isAllowed=y
Laihonen, H. & Saranto, K. 2021. Tiedä ensin, johda sitten Sote-tietojohtamisen osaamistarpeet sekä kansallisen koulutuksen ja tutkimuksen nykytila. Sosiaali- ja terveysministeriön raportteja ja muistioita 2021, 33. Helsinki: Sosiaali- ja terveysministeriö. Viitattu 5.2.2024. https://julkaisut.valtioneuvosto.fi/bitstream/handle/10024/163618/STM_2021_33_rap.pdf?sequence=1&isAllowed=y
Listenmaa, J. 2023. Laita tieto töihin. Tiedolla johtamisen käsikirja. E-kirja Alma Talent Bisneskirjastossa. Helsinki: Alma Talent Oy. Vaatii kirjautumisen palveluun. Viitattu 10.1.2024. https://bisneskirjasto-almatalent-fi.ezproxy.turkuamk.fi/teos/DAFBIXETEB#/kohta:3((20)Digitalisaatio((20)tiedolla((20)johtamisen((20)muutosajurina/piste:tap
McAfee, A. & Brynjolffsson, E. 2012. Big Data: The management revolution. Harvard Business review vol. 10. Viitattu 15.1.2024. https://tarjomefa.com/wp-content/uploads/2017/04/6539-English-TarjomeFa-1.pdf
Omotayo, F-O. 2015. Knowledge Management as an Important Tool in Organisational Management: A Review of Literature. Library philosophy and practice. University of Nebraska-Lincoln. Viitattu 18.8.2024. https://www.researchgate.net/publication/280889362_Knowledge_Management_as_an_important_tool_in_Organisational_Management_A_Review_of_Literature#fullTextFileContent
Patrikainen, M. 2022. Tiedolla johtaminen sosiaali- ja terveysalalla henkilöstöhallinnon näkökulmasta. Pro Gradu. Jyväskylä: Jyväskylän yliopisto. Informaatioteknologian tiedekunta. Viitattu 13.1.2024. https://jyx.jyu.fi/bitstream/handle/123456789/81799/URN%3aNBN%3afi%3ajyu-202206163408.pdf?sequence=1&isAllowed=y
Peltola, M. 2023. Tiedolla johtaminen esihenkilötyön arjessa. Kandidaattitutkielma. Tampere: Tampereen yliopisto. Johtamisen ja talouden tiedekunta. Viitattu 4.1.2024. https://trepo.tuni.fi/bitstream/handle/10024/145389/PeltolaMirjami.pdf?sequence=2
Salo, E. 2024. Tiedolla johtaminen osana operatiivista johtamista. Pro Gradu. Lappeenranta: Teknillinen yliopisto. Viitattu 2.5.2024. https://lutpub.lut.fi/bitstream/handle/10024/166943/Progradu_Salo_Eve.pdf?sequence=1&isAllowed=y
Sydänmaanlakka, P. 2007. Älykäs organisaatio. Helsinki: Talentum media Oy.
Tausa, E. 2023. Toimintalähtöinen henkilöstöresurssointi. Ylihoitajan luento 28.4.2023 YH-OH-AOH kehittämispäivät Helsingissä.
Tenhovuori, S. 2021. Henkilöstövoimavarojen tiedolla johtamisen nykytila Pirkanmaalla. Nykytilaa kartoittavan henkilöstökyselyn raportti 2021. Pirkanmaa. Viitattu 6.2.2024. https://innokyla.fi/sites/default/files/2021-09/Henkil%C3%B6st%C3%B6voimavarojen%20tiedolla%20johtamisen%20nykytila%20Pirkanmaalla_raportti.pdf
Valo, J. 2022. Hyvinvointialueiden uusi aika alkaa tiedolla johtaen. Sosiaali- ja terveysministeri. 8.2.2024. https://stm.fi/-//16650278/hyvinvointialueiden-uusi-aika-alkaa-tiedolla-johtaen
Artikkelikuva: Pexels
Julkaisun pysyväisosoite: https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2024111928819