Projektisalkku vie strategian käytäntöön
Organisaatioiden kehitys- ja muutoshankkeet toteutetaan usein projekteina, mutta niiden välinen yhteys strategiaan, resursseihin ja kokonaisvaikutuksiin saattaa jäädä epäselväksi. Projektisalkunhallinta auttaa tarkastelemaan projekteja kokonaisuutena sekä tekemään perusteltuja valintoja niiden välillä. Pk-yrityksessä toimivan mallin ei tarvitse olla raskas – tärkeämpää ovat yksinkertaiset toimintatavat, johdon sitoutuminen ja muutoksen johtaminen.
Mitä tapahtuu, kun yrityksessä on yhtä aikaa käynnissä kymmenen tärkeää kehitysprojektia, mutta samat henkilöt työskentelevät niistä useissa? Entä kuka päättää, mikä projekti on strategian kannalta tärkein ja mistä voidaan tarvittaessa luopua?
Nopeasti muuttuvassa maailmassa organisaatioiden on varmistettava, että käynnissä olevat ja suunnitellut kehitys- ja muutosprojektit vievät organisaatiota strategian mukaiseen suuntaan. Eri projektit hyödyntävät samoja resursseja ja ovat yhteydessä toisiinsa aikataulun suhteen. Silti useassa organisaatiossa ei katsota kokonaisuutta vaan jokaista kehitysprojektia johdetaan toisistaan irrallisina työsuorituksina. Tämä johtaa helposti siihen, että projektien luoma kokonaisuus ei ole paras mahdollinen suhteessa strategisiin tavoitteisiin. (Lehtonen ym., 2006, s. 9).
Yksinkertaisuus on valttia
Erilaiset projektit ja hankkeet ovat lähes kaikissa organisaatioissa muutoksen ja uudistamisen välineitä. Projektien avulla pyritään strategiseen muutoksen, kuromaan umpeen ero nykytilan ja tavoitetilan välillä. (Lehtonen ym., 2006). Projektisalkunhallinnan ei tarvitse tarkoittaa raskaita järjestelmiä tai monimutkaisia prosesseja. Pk-yrityksessä olennaisempaa on rakentaa toimintamalli, jota ihmiset todella käyttävät.
Pk-yritykselle kehitetyssä projektisalkunhallinnan mallissa pyrittiin siihen, että salkunhallintatyö ei vie aikaa itse projektityöltä. Kun raportointi ja seuranta on tarpeeksi kevyttä, työntekijät myös sitoutuvat niiden tekemiseen. Kokemus osoitti, että pk-yrityksessä toimintamallin pitää olla riittävän kevyt, jotta sitä käytetään aidosti arjessa. Liian monimutkainen järjestelmä jää helposti irralliseksi prosessiksi, jota pidetään ylimääräisenä hallinnollisena työnä.
Salkunhallinta kuntoon ketterällä kehityksellä
Opinnäytetyössä kehitettiin pk-yritykselle kevyt projektisalkunhallinnan malli. Kehitystyössä testattiin erilaisia projektien seuranta- ja raportointitapoja. Kokeilut osoittivat, että laajat raporttipohjat ja erilliset Forms-lomakkeet olivat käytännössä liian raskaita suhteessa organisaation tarpeisiin.
Toimivimmaksi ratkaisuksi osoittautui yksinkertainen yhteinen Excel-pohja, jossa kaikki kehitysprojektit ovat nähtävissä samassa kokonaisuudessa. Projektipäälliköt päivittävät siihen projektien tilanteen, resurssit, aikataulun sekä seuraavan jakson tärkeimmät tehtävät. Näin johto saa yhteisen tilannekuvan projektisalkusta ilman erillistä salkunhallintajärjestelmää.
Kehitystyötä tehtiin yhteistyössä projektipäälliköiden kanssa, ja toimintamallia muokattiin saadun palautteen perusteella. Käyttöönottoa tuki se, että projektipäälliköt ymmärsivät muutoksen tavoitteet ja pystyivät vaikuttamaan toimintamallin kehittämiseen. Kokemus vahvisti havaintoa siitä, että toimivan salkunhallinnan ratkaiseva tekijä ei välttämättä ole käytettävä järjestelmä vaan organisaatiolle sopiva, yhteisesti hyväksytty toimintatapa.
Salkunhallinnasta työkaluja strategian jalkauttamiseen
Projektisalkunhallinnassa projekteja ei tarkastella toisistaan irrallisina hankkeina, vaan kokonaisuutena suhteessa organisaation strategiaan ja käytettävissä oleviin resursseihin. Sen tavoitteena on varmistaa, että organisaatio käyttää rajalliset resurssinsa niihin projekteihin, jotka parhaiten edistävät strategisia tavoitteita (Clegg ym. 2018).
Opinnäytetyössä havaittiin, että projektisalkunhallinnan tärkein hyöty ei ole yksittäisten projektien hallinta, vaan kokonaisuuden johtaminen. Kun kaikki kehitysprojektit tarkastellaan samassa kokonaisuudessa, voidaan paremmin arvioida:
- mitkä projektit tukevat strategiaa
- mihin resurssit kannattaa kohdentaa
- mitä projekteja kannattaa siirtää myöhemmäksi
- mitä projekteja ei kannata jatkaa lainkaan.
Erityisen tärkeäksi nousi se, että projektien arviointi perustuu yhteisesti sovittuihin kriteereihin eikä yksittäisiin mielipiteisiin tai kiireellisyydentunteeseen.
Muutosjohtaminen avainasemassa salkunhallinnan kehityksessä
Projektisalkunhallinnan toimintamallin rakentaminen ei vielä takaa, että sitä käytetään. Keskeiseksi kysymykseksi nousee se, saadaanko ihmiset toimimaan uuden mallin mukaisesti. Kevytkin raportointi voi tuntua ylimääräiseltä työltä, jos sen tarkoitusta ei ymmärretä tai johto ei itse sitoudu toimintatapaan.
Siksi projektisalkunhallinnan käyttöönotto on samalla muutosjohtamista. Johdon aktiivinen osallistuminen, selkeä viestintä ja henkilöstön osallistaminen tukevat uuden toimintatavan juurtumista organisaatioon (Spencer, 2018).
Pk-yrityksen ei siis tarvitse aloittaa projektisalkunhallintaa hankkimalla uutta järjestelmää. Tärkeämpää on sopia, mitä projekteiksi kutsutaan, millä perusteilla niitä valitaan, miten niiden etenemistä seurataan ja kuka tekee päätökset niiden jatkamisesta. Kun nämä käytännöt ovat yhteisiä ja riittävän yksinkertaisia, projektisalkusta voi muodostua konkreettinen silta strategian ja organisaation päivittäisen tekemisen välille.
Lähteet
Clegg, S., Killen, C. P., Biesenthal, C., & Sankaran, S. (2018). Practices, projects and portfolios: Current research trends and new directions. International journal of project management, 36(5), 762-772.
Lehtonen, P., Lindblom, L., Korpinen, S. & Simonen, J. (2006). Projektisalkunhallinta – kehitystoiminnan strateginen johtaminen. Edita.
Spencer, F. 2018. Portfolio management for strategic change. Teoksessa Lock, D. & Wagner, R. (toim.) The Handbook of Project Portfolio Management. (99-107). Taylor & Francis Group.
Tukiainen, K. (2026). Projektisalkunhallinta strategian toimeenpanon välineenä pk-yrityksessä – Thesaus. Turun ammattikorkeakoulun opinnäytetyö.
Kuva ©Image Wear Oy