Nykyajan markkinoilla on hektistä ja täyttä. Huomion herättäminen ja mieleenpainuvuus ovat haluttuja, mutta vaikeasti tavoitettavia ominaisuuksia nykyajan yrityksille. Kirjavilla ja äänekkäillä markkinoilla kuluttajat kaipaavat aitoa puhuttelua, joka herättää mielenkiinnon ja muodostaa luottamuksen. Tämä tavoitetaan parhaiten toteuttamalla melko tavanomaisia kommunikoinnin ja vuorovaikutuksen periaatteita hyödyntämällä ääntä, visuaalisuutta ja tunnetasoa promootiotilaisuuksissa.

Promootiotilaisuudet ovat olleet ihmisille tuttu konsepti aikojen alusta: ihmisryhmien kokoontuminen, kommunikointi ja tunteiden herättely tarinoimalla. Näitä asioita toteutetaan tänä päivänäkin esimerkiksi promootiotilaisuuksissa, kuten messuilla tai festivaaleilla. Yritykset ostavat osaston, esittävät hyödykkeitään sekä edistävät brändikuvaansa. Yritykset pyrkivät luomaan tilaisuudessa vierailijoille mielikuvia tarinoimalla ja esiintymällä. Vaihtoehtoja tarinoimiselle ja esiintymiselle löytyy lukuisia. Parhaimman vaihtoehdon itselleen löytääkin soveltamalla omia arvojaan, tavoitteitaan ja kohderyhmäänsä, jolloin lopulta löytää itselleen parhaiten sopivan muodon esillä oloon. Alkuun yksinkertaiselta kuulostava ajatus promootiotilaisuuteen osallistumisesta voikin lopuksi osoittautua monimutkaiseksi prosessiksi ja monipuolisten tulosten tuottajaksi. Maksimoidakseen promootiotilaisuuden tarjoamat hyödyt, koko prosessiin on panostettava kokonaisuudessaan alusta alkaen. Prosessin kokonaisuus koostuu valmistautumisesta ja ennakoivasta työstä ennen itse tilaisuutta sekä tilaisuudessa tapahtuvasta, ja myös sen jälkeen tapahtuvasta ja ylläpidettävästä jälkityöstä.

Osallistumisen voi muotoilla palvelemaan tavoitteitaan

Ennakoiva työ eli valmistautuminen alkaa, kun yritys valitsee tilaisuudet, johon osallistua ja tutustuu kyseisen tilaisuuden konseptiin sekä tyyliin. On huomioitava kohtaavatko yrityksen tavoitteet ja tilaisuuden tarjoamat mahdollisuudet sekä jaetaanko samoja arvoja. Ennakoiva työ ei kuitenkaan päädy siihen. Yrityksen kannattaa laatia budjetti osallistumiselle ja on suositeltavaa suunnitella työjako. On pohdittava ketkä lähtevät edustamaan yritystä ja edistämään brändikuvan muodostumista sekä millä tavalla tämä tehdään. Yrityksen on pohdittava minkälaista sanomaa ja mielikuvaa tilaisuuteen lähdetään edistämään. Tärkeää on suunnitella myös konsepti tilaisuuteen:

• miten osallistutaan: hyödynnetään haju- ja tuntoaistien luomia tunteita, lähdetään informoimaan vierailijoita visailemalla, yhdistetään edellisiin kohtiin tunteita herättävä tarinnankerronta.
• mikä on osallistumisen tarkoitus eli tavoite: pyritään luomaan mahdollisimman monta uutta asiakasta, pyritään lisäämään tietoisuutta tai lanseerataan kokonaan uusi tuotelinja.

Jokaisen yrityksen valmistautumisprosessi vaihtelee riippuen yrityksen toimialasta, koosta, toimintatavoista ja tavoitteista. Joillakin budjetti laaditaan mahdollisimman tarkkaan, siinä huomioidaan sekä luokitellaan kaikki tilaisuuteen kohdistuvat resurssit: tilaisuudesta luodaan kokonaan oma projekti teknologisella jäljellä. Toisilla yrityksillä budjetointiprosessi voi olla rennompi. Voidaan suunnitella joustavampi budjetti, johon tehdään helpommin muutoksia, vaikka tilaisuudessa paikan päällä. Myös vaikuttamisen keinot vaihtelevat yrityskohtaisesti, jopa tilaisuuskohtaisesti. Tilaisuuteen osallistumiselle asetetut tavoitteet ovat mukana, kun näitä vaikuttamisen keinoja valitaan. Suunnitellessaan koko osallistumisprosessia, kaikki tekijät ovat kytköksissä toisiinsa ja näin ollen ne myös vaikuttavat toisiinsa. Tämä mahdollistaa sen, että kun osallistumisesta eli sen suunnittelusta sekä toteutuksesta ollaan itse vastuussa, voidaan muotoilla osallistuminen palvelemaan haettuja tavoitteita.

Aseman ja brändimielikuvan vahvistus promootiotilaisuuksissa

Miksi yritys sitten edes vaivautuisi osallistumaan promootiotilaisuuksiin, jos kyseessä on laaja projekti? Kuten aikaisemmin mainittiin, tilaisuudet tuovat yhteen erilaisia tekijöitä ja tässä tapauksessa yritys tuodaan nimenomaan vierailijan tasolle. Siellä pyritään olemaan esillä mahdollisimman helposti lähestyttävänä ja luomaan uusia kontakteja. Vierailijoille ei aseteta paineita sitoutua, vaan annetaan mahdollisuus tutustua yritykseen ja sen brändiin. Tilaisuuksissa ollaan esillä ja pyritään luomaan vierailijoille muistijälki brändistään, joka parhaimmassa tapauksessa ohjaa vierailijan käyttäytymistä jatkossa. Tilaisuudet ovat paras paikka osoittamaan toimintansa läpinäkyvyyttä, aitoutta ja rehellisyyttä. Promootiotilaisuus toimii alustana vahvistaa, edistää ja kehittää brändimielikuvaansa. Yrityksillä on kuitenkin myös mahdollisuus verkostoitua ja inspiroitua siellä toisistaan. Ollessaan kilpailijoiden keskuudessa, voi se myös edesauttaa motivaation kasvua ja uusien ideoiden syntymistä.

Vaikkakin promootiotilaisuudet ovat lisätoimi normaalin liiketoiminnan päälle, voivat ne olla liiketoiminnalle kannattavia ja tuloksellisia tapahtumia. Valmistautumalla ja suunnittelemalla osallistumisensa tilaisuuksiin, huomataan, että tilaisuudet mahdollistavat yritykselle monia erilaisia ratkaisuja: kuinka osallistua tilaisuuteen ja miksi harkita osallistumista eli mitä tavoitella osallistumisellaan. Kun yritys huomioi promootiotilaisuuksista syntyvän jälkityön ja sen merkityksen, sekä soveltaa jälkityöhön erilaisia ratkaisuja toteuttaa sitä, voidaan tilaisuuksissa luotu hyöty maksimoida entisestään. Prosessi promootiotilaisuuksiin osallistumiseen kattaakin asiakasuhteen kokonaisvaltaisesti: herätetään huomio ja mielenkiinto, levitetään tietoisuutta, luodaan asiakassuhde ja ylläpidetään sitä. Suunnittelemalla valmistautumisensa tehokkaasti ja toteuttamalla suunnittelemansa intohimolla, yritys voi maksimoida tilaisuuden tarjoamat hyödyt ja rakentaa sen ansiosta asemaansa toimialansa markkinoilla.

Lähde:

Soosaar, A. 2023. Promootiotilaisuuksien vaikuttavuus brändiin ja yritykseen – Theseus, Turun ammattikorkeakoulun opinnäytetyö.