Nykymaailmassa tekoälyn vaikutusta elämään ei voi enää välttää. Jo nyt useiden laitteiden ja palveluiden ominaisuudet käyttävät arjessaan hyväkseen tekoälyä ja seuraavaksi se on ottamassa valtaansa myös työelämän. Tekoälyavusteinen työskentely tulee olemaan myös taloushallinnon alalla seuraava suuri kehitysaskel. Mitä hyötyä tekoäly voi tuoda kirjanpitäjän työtehtäviin?

Lähdin selvittämään asiaa toimeksiantajayritys Tilikunnan ajankohtaisesta tarpeesta tuoda tekoäly osaksi toimintaansa. Tilikunta on turkulainen vuonna 2019 perustettu noin 40 työntekijän muodostama palvelukeskus, joka tuottaa palkka- ja taloushallinnon palveluita omistajina oleville lähialueen kunnille. Tutustuin opinnäytetyössäni itsenäisen työskentelyn kautta Microsoftin tekoälyavustaja Copilotin tuomiin hyötyihin ja haasteisiin taulukkolaskentaohjelma Excelissä kirjanpitäjän työtehtävissä. Lisäksi selvitin, että mitä yrityksessä on tehty jo nyt ennen varsinaista käyttöönottoprojektin käynnistämistä. Opinnäytetyön tuloksena syntyi raportti, jonka avulla Tilikunta pystyy kartoittamaan Copilotin tuomia hyötyjä ja haasteita työskentelyyn.

Paperiton, sähköinen, digitaalinen ja tekoälyavusteinen kirjanpito

Taloushallinnon alalla on viimeisten vuosikymmenten aikana koettu valtavat muutosten aallot. Ensin paperinen kirjanpito ja arkistointi muutettiin sähköisten tietokoneohjelmien avulla uusiin taloushallinnon ohjelmiin tehtäväksi. Sen jälkeen digitalisaation aalto pyyhkäisi yli ja muutti vielä loputkin ensimmäisessä aallossa paperisiksi jääneet kirjanpidon aineistot digitaalisten ohjelmien, internetin ja sähköpostin välillä liikkuviksi. Nyt on jälleen uusi aalto pyyhkäisemässä alan yli, kun tekoälyn tuleminen muuttaa työskentelyä entistä tehokkaammaksi ja muuttaa työskentelyä uudenlaiseksi.

Tekoälyn toivotaan tehostavan työskentelyä ja vapauttavan kirjanpitäjän aikaa enemmän asiakaspalvelun ja aineiston analyysin pariin. Muutoksen toivotaan tuovan alalla lisää rutiinitehtävien automatisointia, jossa kirjanpitäjän rooliin jäisi enää tietojen oikeellisuuden tarkistaminen ja niistä raportointi. Opinnäytetyön tulosten perusteella näin tuleekin ainakin jossakin määrin myös tapahtumaan. Työssä tarvittavan tiedonhaku ja Excel-ohjelman käyttö tehostui huomattavasti, kun ohjelmaan integroidun tekoälyavustajan avulla pystyi lisäämään käyttäjän tietoa ja tapoja halutun asian saavuttamiseksi.

Microsoft Copilot osoittautui hyväksi tavaksi ottaa ensimmäinen askel tekoälyn parissa. Tilikunnalla oli jo valmiiksi käytössä Microsoftin perusohjelmisto, joten siihen integroituvana Copilot tuntui kokeilun aikana turvalliselta, helpolta ja ennen kaikkea toimivalta tekoälyä hyödyntävältä sovellukselta avustamaan työntekoa. Opinnäytetyön aikana kuitenkin havaitsin, että käyttöönoton tulee olla tarkasti ohjattua ja hallittua, jotta suurin mahdollinen hyöty saavutetaan. Tarpeeksi pienissä erissä ja hyvällä koulutuksella saavutettu tieto tulee olemaan avainasemassa käyttöönottoprojektin onnistumisessa.

Tekoälyavustaja työkaverina

Microsoft Copilot ei aio tehdä kaikkea työtä kirjanpitäjän puolesta. Se tarjosi kokeilun aikana luvatusti apua ja vinkkejä, joiden avulla ei enää tarvinnut itse muistaa kaikkea ohjelmien ominaisuuksia ja niiden käyttötapoja. Copilotin antaessa analyyseja ja luodessa graafisia esityksiä annetusta tiedosta, pystyin tuottamaan parempaa tietoa yritysten päätösten tukemiseksi. Väsymättömänä työkaverina tekoäly ei myöskään tehnyt inhimillisiä virheitä, tai hämmentynyt suurienkaan tietomäärien edessä.

Opinnäytetyön tuloksena löydettiin monia hyödyllisiä ominaisuuksia, joita käyttää kirjanpitäjän työssä. Kehotteiden avulla Copilot pystyi ehdottamaan satojen kaavojen joukosta sopivia, tekemään esityksiä aineistosta, automatisoimaan manuaalisesti tehtäviä työtehtäviä ja tehdä ennusteita aineiston lukujen perusteella. Vaivaton tietojen saaminen monista lähteistä lisäsi tapoja tuottaa aineistoja asiakkaiden käyttöön merkittävästi. Ja ennen kaikkea se nopeutti kaikkea työskentelyä. Toistaiseksi tekoäly ei kuitenkaan vielä korvannut ihmistä eri prosesseissa kokonaan. Tekoälyn tuomia hyötyjä ja haasteita tulee yrityksissä seurata jatkuvasti. Toiminnassa tekoälyn kanssa tulee pitää jatkuvasti mukana tiedostaminen siitä, että saatujen hyötyjen varjopuolena on myös aina riskejä. Tietojen oikeanlainen ja turvallinen käyttö sekä virheiden löytäminen tulee tärkeään rooliin arvioitaessa tekoälyn käyttömahdollisuuksia yrityksissä. Tekoälyä yritetään hyödyntää jo nyt myös rikollisiin toimenpiteisiin, ja erilaiset huijaukset ovatkin monilla aloilla arkipäivää. Kriittinen suhtautuminen tekoälyn käyttöön ja järjenkäyttö sen parissa toimiessa pelastaa tulevaisuudessakin käyttäjät suuremmilta vahingoilta.