Hukan poistaminen infran suunnitteluhankkeessa
Mitä on hukka ja miksi sinua pitäisi kiinnostaa miten sitä poistetaan infran suunnitteluhankkeessa? Suurin osa infrahankkeista on julkisin varoin tuotettuja projekteja, eli jokainen veronmaksaja maksaa myös niiden suunnittelusta oman osansa. Jotta julkisten varojen hyödyllinen käyttö maksimoidaan, on syytä keskittyä myös suunnittelun hukan poistamiseen.
Liian suuri työkuorma ja resurssien puute ovat nykyisin ongelmana lähes jokaisessa konsulttitoimistossa. Perinteisessä resurssitehokkuuteen nojaavassa organisaatiossa tärkeintä on, että kaikki resurssit ovat käytössä täydellä teholla ja laskutusasteet ovat korkealla. Muuttamalla organisaation toimintaa virtaustehokkaammaksi tuottavuus kasvaa ja hukan määrä vähenee.
Hukkaa ei kuitenkaan voi poistaa, jos ei ymmärretä mitä se on. Työntekijät ovat niin tottuneita hukan tekemiseen, etteivät miellä sitä hukaksi. Ymmärtääksemme mitä hukka on, jaetaan suunnitteluprosessi työvaiheisiin:
- tiedon siirtyminen
- odottelu
- suunnittelu
- tarkastus
Työvaiheista ainoastaan suunnittelu tuottaa arvoa projektille, loput vaiheista ovat pelkkää hukkaa. Keskittymällä näiden kolmen muun vaiheen poistamiseen tai minimointiin prosessista on mahdollista vähentää hukkaa.
Virheet perinteisesti lisäävät 10–30 kertaiseksi sen ajan mitä työ parhaimmillaan vaatii. Virheetön työ vapauttaa nopeasti organisaation kapasiteettia ja samalla tuottavuus kehittyy. Hukan ja virheiden tuottamisen vuoksi keskeneräisen työn määrä kasvaa ja samaa asia joudutaan aloittamaan uudestaan ja uudestaan.
Millä päästä eroon hukasta?
Odottelusta ja virheistä eroon pääsemiseksi suunnitteluprosessi on pilkottava eri vaiheisiin. Lähimpänä asiakasta olevassa vaiheessa määritellään asiakkaan tarve:
- mitä on tilattu
- milloin pitää olla valmista
- miten paljon on tilattu
Tarve pilkotaan jokaisessa vaiheessa pienempiin osiin ja tieto kulkee koko prosessin vastavirtaan. Jokainen tuotantovaihe määrittelee mitä, milloin ja minkä verran he tarvitsevat, jolloin kaikki tietävät mitä pitää tehdä, milloin se on tehtävä ja miten paljon on tehtävä. Näin ollen suunnittelutyö virtaa eteenpäin ilman, että työ joutuisi odottamaan tekijäänsä tai tekijä odottamaan työtä. Eri työvaiheissa tarkistetaan edellisen vaiheen työn tulos, jolloin virheisiin reagoidaan nopeasti ja niiden vaikutus on vähäinen. Työn useasta sisäisestä tarkastuksesta johtuen, virheellistä työtä ei toimiteta koskaan asiakkaan pöydälle.
Suunnittelijan työpäivästä kuluu 1–2 tuntia joka päivä erinäisiin keskeytyksiin (puhelut, sähköpostit, pikaviestit yms.) eli viikossa pelkkiin keskeytyksiin työntekijällä kuluu lähes yksi kokonainen työpäivä. Sopimalla yhteisistä päivärytmistä organisaation sisällä, mahdollistetaan jokaiselle tilaisuus tehdä keskeytyksetöntä työtä ja uudelleen aloittaminen vähenee.
Jotta suunnittelija pystyy tuottamaan asiakkaalle mahdollisimman paljon arvoa, on hänellä oltava käytössä tehtävälista, jossa näkyy mitä tehtävää alkaa seuraavaksi tekemään. Listan tehtävien tärkeysjärjestyksen priorisointi kuuluu hänen esimiehensä tehtäviin. Toinen vaihtoehtoinen tapa on käyttää fifo -suoritusjärjestystä (First in-first-out). Fifossa työt tehdään siinä järjestyksessä kuin ne tulevat. Suoritusjärjestyksen vakiointi vähentää vaihtelua ja poistaa toissijaisen tarpeen priorisoida tehtäviä keskenään aina kun ne siirtyvät henkilöltä toiselle. Kun työjärjestys on sovittu, työntekijän ei tarvitse lukea työlistaansa aina uudelleen ja uudelleen valitakseen itselleen sopivaa työtä. Asiantuntijatyössä kaikkea työtä ei saada virtaaman ja osa työajasta on pidettävä jatkossakin suunnittelemattomalle työlle.
Leanin mukaan esimiehen tärkein tehtävä on kouluttaa ja valmentaa alaisia, sekä pitää yllä positiivista ja kunnioittavaa ilmapiiriä. Esimiehen tehtäviin ei pääasiassa kuulu arvon tuottaminen asiakkaalle, vaan se on suunnittelijan tehtävä.
Jokainen organisaatio pystyy Leanin avulla tehostamaan omaa projektitoimintaansa ja se on hedelmällinen lähtökohta tuottavuuden parantamiselle. Keskittymällä virtaus- ja resurssitehokkuuden parantamiseen, organisaation prosessien ennustettavuus ja virtaus paranevat, sekä työntekijöiden työkuorma muuttuu maltillisemmaksi. Pitää ymmärtää, että Lean ei tapahdu yhdessä yössä, eikä se ole koskaan valmis. Keskiössä on koulutetut ja motivoituneet työntekijät sekä toiminnan kehittäminen päivittäin. Pääosassa on kaikkia kuunteleva, kannustava ja kunnioittava työilmapiiri.