Sähköiset turvallisuusalustat – toteutuksen ja vastuun ristiriita?
Viime vuosina sähköiset turvallisuusalustat ovat yleistyneet organisaatioiden turvallisuuden hallinnassa. Ne tarjoavat vaivattomia tapoja hallita pelastussuunnitelmia, kirjata poikkeamahavaintoja ja järjestää turvallisuuskävelyitä. Mutta jääkö näiden työkalujen potentiaali hyödyntämättä? Estääkö vanhanaikainen ajattelutapa niiden täysimääräisen hyödyn? Tätä tarkasteltiin Turun ammattikorkeakoululle tehdyssä opinnäytetyössä (Tuominen 2025).
Kiihtyvän digitalisaation aikakaudella organisaatiot arvostavat turvallisuusalustojen helppokäyttöisyyttä ja mobiiliversioiden mahdollistamaa joustavuutta. Silti monissa yrityksissä nämä pelastussuunnitelmat eivät ole aidosti täysipainoisessa käytössä arjen toiminnoissa ja turvallisuuden hallinnassa. Usein kylmä totuus on, että tämä lakisääteinen kokonaisuus, joka on suunniteltu turvallisuuden parantamiseksi ja onnettomuuksien ehkäisemiseksi, saattaa edelleen löytyä ainoastaan paperiversioina kahvihuoneen pöydältä tai kansioissa toimiston kaapista.
Tällaisissa tapauksissa ongelma saattaa olla syvällä turvallisuuskulttuurissa: pelastussuunnitelmaa ei välttämättä nähdä mahdollisena resurssina, vaan ”pakollisena dokumenttina”, joka tehdään ainoastaan ulkoisten tarkastusten varalta. Tämä on resurssien haaskausta, mutta myös vastuukysymys. Pelastussuunnitelman vaatimukset tulevat suoraan pelastuslaista ja yksi näistä kriteereistä on tehdä johtopäätelmiä vaarojen ja riskien arvioinnista. Kun riski on tunnistettu, siihen voidaan varautua. Varautumalla havaittuihin riskeihin luodaan turvallisuutta.
Digitaaliset ratkaisut turvallisuuden hallinnassa
Modernit turvallisuustyökalut, kuten sähköiset turvallisuusalustat, tarjoavat uudenlaisia turvallisuusratkaisuja. Niissä yhdistyvät pelastussuunnitelman lisäksi esimerkiksi turvallisuuskävelyt ja poikkeamahavaintojen raportointi. Digitaalisten turvallisuusratkaisujen avulla turvallisuustietojen saavutettavuus paranee, koska
- Tiedonkulku reaaliaikaistuu: Digitaalisten alustojen etuna on mahdollisuus päivittää pelastussuunnitelmia reaaliaikaisesti. Tämä varmistaa, että henkilöstö voi aina käyttää ajantasaisia tietoja ja toimintaohjeita.
- Käyttäjäystävällisyys ja saavutettavuus paranevat: Turvallisuusalustan toiminta mobiilisti mahdollistaa tiedon jakamisen ilman viivettä. Pelastussuunnitelmien tarkistaminen ja käyttö suoraan älypuhelimella tekee turvallisuudesta joustavampaa ja tehokkaampaa. Lisäksi omien turvallisuusdokumenttien lisäämisen mahdollisuus parantaa sähköisten turvallisuusalustan hyödyntämismahdollisuuksia entistäkin enemmän.
- Toimintaympäristön turvallisuus parantuu: Turvallisuushuomioita tekemällä jokainen yhteisön tai työpaikan jäsen voi olla omalta osaltaan parantamassa kaikkien turvallisuutta. Kiinteistön tai muun toimintaympäristön turvallisuuteen liittyvät poikkeamat voi helposti ilmoittaa eteenpäin asiasta vastaaville, ja samalla jokainen sidosryhmän jäsen saa myös ilmoituksen turvallisuuspoikkeamasta. Näin jokainen on välittömästi tietoinen kyseistä asiasta, ja tämä voidaan korjata välittömästi.
Sähköinen järjestelmä ei takaa turvallisuutta
Teknologian kehittyminen ei sinällään tee mistään organisaatiosta automaattisesti turvallista. Jos sähköisen turvallisuusalustan käyttöönottoon ei panosteta kunnolla, järjestelmän arvo kuihtuu. Kyse on valinnasta – ja tehdyn päätöksen takana seisomisesta. Kun päätös uudenlaisen turvallisuusalustan käytöstä on tehty, muutosta on johdettava aktiivisesti. Siihen on perehdyttävä ja perehdytettävä. Muuten sen ominaisuuksien hyödyntäminen saattaa jäädä ainoastaan kauniiksi puheiksi.
OECD:n (2015) mukaan digitaaliset ympäristöt ovat erittäin tärkeitä kasvun, vaurauden, hyvinvoinnin ja osallisuuden kannalta. Digitaaliset ympäristöt antavat mahdollisuuksia tehokkaaseen ja joustavaan toimintaan. Digitaalinen ympäristö mahdollistaa turvallisuuteen kohdistuvien riskien hallintaa, mikä on taloudellisen ja yhteiskunnallisen hyvinvoinnin kannalta merkittävää. Ja mikä tärkeintä – sähköisten turvallisuusalustojen käyttökokemukset ovat pääosin positiivisia (Tuominen 2025).
Turvallisuus ei ole kompromissi
Kaikkien organisaatioiden tulisi kysyä itseltään, onko niiden turvallisuusjärjestelmien käyttö linjassa todellisten tavoitteiden kanssa. Teknologia on vain työkalu. Teknologia mahdollistaa ja nopeuttaa, mutta ilman yritysjohdon ja henkilöstön sitoutumista sen mahdollistamat edut jäävät saavuttamatta.
Teknologia mahdollistaa ja nopeuttaa, mutta ilman yritysjohdon ja henkilöstön sitoutumista sen mahdollistamat edut jäävät saavuttamatta.
On aika muuttaa suhtautumista pelastussuunnitelmiin: turvallisuus ei ole rajoitus sen enempää, kuin pelastussuunnitelma on pelkästään lakisääteinen taakka. Se on menolippu turvallisempaan, tehokkaampaan, tuottavampaan ja vastuullisempaan toimintaympäristöön. Turvallisuusjärjestelmä on paljon muutakin kuin pakollinen investointi – se on keino suojella työntekijöitä, parantaa liiketoiminnan jatkuvuutta ja jopa vahvistaa kilpailuetua.
Lähteet
OECD. 2015. Digital Security Risk Management for Economic and Social Prosperity – OECD Recommendation and companion document. Saatavilla: http://dx.doi.org/10.1787/9789264245471-en
Tuominen, T. 2025. Organisaatioiden turvallisuusvastaavien kokemuksia sähköisen turvallisuusalustan käytöstä ja käyttöönotosta – Theseus. Opinnäytetyö. Turun ammattikorkeakoulu.