• hankintasopimus
• rakennusprojekti

Rakennusprojektin onnistuminen ei riipu vain aikataulusta, budjetista ja suunnitelmista. Yhtä tärkeää on se, miten hankintasopimukset laaditaan. Jos sopimukset ovat epäselviä tai vaihtelevat liikaa, työmaalla syntyy helposti tulkintaongelmia, lisätyötä ja turhia riskejä.

Rakennusalalla tehdään suuri määrä hankintoja jokaisessa projektissa. Jopa 80 % projektin kustannuksista voi syntyä hankinnoista. Aliurakat, materiaalitoimitukset ja erilaiset palvelut sovitaan hankintasopimuksilla, jotka ohjaavat käytännössä sitä, mitä tehdään, kuka vastaa mistä ja miten mahdolliset muutokset käsitellään. Vaikka sopimukset ovat keskeinen osa rakennushankkeen arkea, niiden yhtenäisyyteen ja käytännön toimivuuteen ei aina kiinnitetä riittävästi huomiota.

Opinnäytetyössäni tarkastelin rakennusvaiheen hankintasopimuskäytäntöjä rakennusalan yritysympäristössä. Tavoitteena oli selvittää, miten sopimuksia voitaisiin yhtenäistää niin, että ne tukisivat paremmin projektien johtamista, vähentäisivät epäselvyyksiä ja helpottaisivat arjen työtä eri urakkamuodoissa.

Sopimus ohjaa enemmän kuin helposti ajatellaan

Hankintasopimus voi näyttää paperilla hallinnolliselta asiakirjalta, mutta käytännössä se vaikuttaa suoraan työmaan toimintaan. Siinä määritellään esimerkiksi työn sisältö, aikataulu, maksuehdot, vastuut, urakkarajat ja menettelyt lisä- ja muutostöissä.

Jos nämä asiat jäävät epäselviksi, ongelmat näkyvät yleensä vasta toteutusvaiheessa. Silloin voidaan joutua selvittämään, kuuluiko jokin työ urakkaan, kuka vastaa puuttuvista tiedoista tai miten muuttuneista olosuhteista aiheutuneet kustannukset käsitellään. Tällaiset epäselvyydet vievät aikaa ja voivat aiheuttaa myös ylimääräisiä kustannuksia.

Hyvin laadittu sopimus ei siis ole vain juridinen turva. Se on myös käytännön työkalu, joka tukee projektin hallintaa.

Eri urakkamuodot vaativat erilaisia sopimuksia

Rakennushankkeita toteutetaan eri urakkamuodoilla, kuten kokonaisurakkana, kokonaisvastuu-urakkana tai projektinjohtourakkana. Näissä vastuut ja riskit jakautuvat eri tavoin. Siksi myös hankintasopimusten pitäisi painottaa eri asioita tilanteen mukaan.

Tutkimuksessani kävi ilmi, että käytännössä sopimuspohjia hyödynnetään usein melko samalla tavalla urakkamuodosta riippumatta. Tämä voi johtaa siihen, että sopimukset eivät kaikilta osin tue projektin toteutusmuotoa parhaalla mahdollisella tavalla.

Yhtenä ongelmana on myös se, että sopimusten sisältö voi vaihdella alueittain, projekteittain ja laatijakohtaisesti. Tällöin sopimusten vertailtavuus heikkenee ja samalla kasvaa riski, että jotkin tärkeät ehdot jäävät liian yleiselle tasolle tai puuttuvat kokonaan.

Yhtenäistäminen ei tarkoita jäykkää mallia

Sopimuskäytäntöjen yhtenäistäminen ei tarkoita sitä, että kaikki hankkeet hoidettaisiin täsmälleen samalla tavalla. Tavoitteena on ennemmin luoda yhteinen perusrakenne: mitä asioita sopimuksessa pitää vähintään käsitellä, missä järjestyksessä asiat esitetään ja miten mahdolliset poikkeamat tehdään näkyviksi.

Kun sopimuksilla on yhteinen runko, niitä on helpompi laatia, tarkistaa ja käyttää. Samalla hankekohtaiset erityispiirteet voidaan silti huomioida. Yhtenäinen pohja tuo siis rakennetta, mutta ei poista tarpeellista joustavuutta.

Selkeä yhteinen toimintatapa helpottaa myös perehdytystä, vähentää henkilöriippuvuutta ja tukee sitä, että hyvät käytännöt leviävät koko organisaatiossa.

Suurin hyöty näkyy työmaan arjessa

Tutkimuksen perusteella sopimuskäytäntöjen kehittäminen voisi tuoda useita konkreettisia hyötyjä.

Ensinnäkin sopimusten laatu paranisi, kun keskeiset asiat tulisivat kirjatuiksi johdonmukaisesti. Toiseksi epäselvät tilanteet vähenisivät, kun vastuut, rajaukset ja muutostöiden menettelyt olisi kuvattu nykyistä selkeämmin. Kolmanneksi sopimusten laatiminen nopeutuisi, kun käytössä olisi yhtenäinen rakenne, tarkistuslistoja ja selkeitä liitekäytäntöjä.

Yhtenäiset sopimukset tukisivat myös tiedolla johtamista. Kun sopimuksia laaditaan samalla logiikalla, voidaan paremmin tunnistaa toistuvia puutteita, poikkeamia ja riskikohtia. Tämä auttaa kehittämään toimintaa pitkäjänteisesti.

Kehittäminen voi alkaa pienistä askelista

Kaikkea ei tarvitse uudistaa kerralla. Sopimuskäytäntöjä voidaan kehittää myös vaiheittain. Hyvä alku on esimerkiksi yhteinen sopimusrakenne, pakollisten liitteiden määrittely, poikkeamien näkyvä kirjaaminen ja käytännölliset tarkistuslistat sopimusten laadintaan.

Tärkeää on myös työmaan ja hankinnan yhteistyö. Kun hankinnan sisältö, urakkarajat, aikataulu ja rajapinnat käydään huolellisesti läpi jo ennen sopimuksen tekemistä, ongelmia siirtyy vähemmän toteutusvaiheeseen.

Tulevaisuudessa myös tekoäly voi tukea sopimusten laadunvarmistusta. Se ei tee päätöksiä asiantuntijan puolesta, mutta se voi auttaa havaitsemaan esimerkiksi puuttuvia kohtia, ristiriitoja tai poikkeamia vakiorakenteesta.

Hyvä sopimus tukee koko projektin onnistumista

Opinnäytetyöni tärkein havainto oli, että hankintasopimukset eivät ole pelkkä muodollinen osa hankintaa. Ne vaikuttavat suoraan siihen, kuinka sujuvasti rakennusprojekti etenee käytännössä.

Kun sopimus on selkeä, myös vastuut, päätöksenteko ja muutosten hallinta ovat selkeämpiä. Silloin työmaalla voidaan käyttää vähemmän aikaa epäselvyyksien selvittämiseen ja enemmän itse rakentamiseen.

Hyvä hankintasopimus ei yksin ratkaise kaikkia projektin haasteita. Se voi kuitenkin ehkäistä monia ongelmia jo ennen kuin ne ehtivät syntyä.

Lähde

Alhroos, S. 2026. Hankintatoimen sopimuskäytäntöjen yhdistäminen ja sopimusmallien toimivuuden varmistaminen. Turun ammattikorkeakoulun opinnäytetyö.