• aikatauluhallinnan kehittäminen
• aikatauluhallinta

Projektien aikatauluhallinta on laaja käsite, jolla tarkoitetaan kokonaisvaltaista projektien edistymisen hallintaa sekä aikataulullista seurantaa. Projektien aikataulutukseen perustuvat niin resurssien- kuin kustannusten ohjaus ja sen avulla mahdollistetaan realistinen aikatauluissa pysyminen sekä projektin aikatavoitteiden saavuttaminen. Jos aikatauluhallinta ei toimi, voi siitä seurata esimerkiksi viivästyksiä, projektin hallittavuuden heikkenemistä sekä lisäkustannuksia. Tässä artikkelissa on tarkoitus pureutua asiantuntijamaisella otteella aikatauluhallintaan sekä vinkata käytännön keinoja, joiden avulla aikatauluhallintaa voidaan kehittää entistä toimivammaksi ja kestävämmäksi.

Jotta projektien aikatauluhallintaa voidaan kehittää, täytyy ensin ymmärtää muutamia perusasioita, kuten: Mitä halutaan kehittää? Mitä merkitystä aikataulunhallinnalla on ja mitä se pitää sisällään? Mitkä ovat perinteiset pullonkaulat, joihin projektien aikatauluhallinnassa voidaan törmätä?

Aikatauluhallinta pitää sisällään ulottuvuuksia, joita ovat muun muassa

• Tehtäväluettelon laatiminen
• Projektien vaiheistus ja ositus
• Työmäärän arviointi
• Riippuvuuksien määrittäminen
• Käytetyt työkalut ja tekniikat
• Henkilöstön osaaminen, motivaatio ja sitoutuminen
• Aikataulujen laadinta ja seuranta
• Laadittujen aikataulujen sisältö

Aikataulujen laadinta lähtee tehtäväluettelon määrittämisestä, jossa kartoitetaan tehtävät projektin alusta projektin loppuun saakka. Tehtäväluetteloon on hyvä ottaa mukaan myös kriittiset toimitukset. Seuraavassa vaiheessa tarkastellaan yleensä tehtävien työmäärää, jolla voidaan tarkoittaa tehtävän kestoa, kokoa, kustannuksia tai resurssitarpeita. Työmäärien arviointi voi tarkentua projektin edetessä. Seuraava askel on määrittää tehtävien väliset riippuvuudet. Tehtäväluettelon laadinnan yhteydessä tehdään yleensä myös projektin vaiheistus ja ositus, joilla parannetaan projektin hallittavuutta. Ositusta tehdessä projekti jaetaan pienempiin osiin joita useasti kutsutaan nimellä ”työpaketit”. Osituksen tavoitteena on jakaa projekti selkeisiin vastuukokonaisuuksiin. Projektin vaiheistuksella taas tarkoitetaan koko projektin jakamista eroteltuihin osaprojekteihin, jotka taas pitävät sisällään edellä mainittuja työpaketteja. Projektin vaiheet toimivat samalla projektin etenemisen runkona ja usein projektin suuntaa ja tulevaisuuden näkymiä tarkastellaan vaiheittain.

Jo 1900-luvun alkupuolelta saakka projektien aikatauluhallinnan perustyökaluna on toiminut Gantt-kaavio, jonka luomisen taustatekijänä on monimutkaisten projektien koordinoinnin helpottaminen. Gantt-kaavio koostuu pystyakselin tehtäväluettelosta sekä niitä edustavista palkeista, jotka yhdistyvät vaaka-akselin aikajanan kanssa. Ensimmäiset Gantt-kaaviot luotiin käsin, jonka jälkeen tekniikan kehittyessä niitä alettiin saattamaan myös digitaaliseen muotoon. Nykyisin Gantt-kaaviota voidaan hyödyntää monissa eri aikatauluhallintaohjelmistoissa, joita ovat muun muassa Microsoft Project, Microsoft Excel sekä Asana (maksullinen versio).

Aikataulujen seuranta on myös luonnollinen osa aikatauluhallintaa, sillä jatkuva seuranta mahdollistaa poikkeamiin reagoinnin. Projektien aikataulullinen seuranta tapahtuu eri osa-alueiden vastuuhenkilöiden toimesta projektipäällikölle informoiden sekä yhteisesti projektipalavereissa. Myös henkilöstön osaaminen ja motivaatio näyttelevät tärkeää roolia aikatauluhallinnassa, jotta seurantaa todella tapahtuu sekä informaatio toimii.

Moniulotteisena käsitteenä aikatauluhallinta pitää sisällään myös useita heikkouksia, joiden huomiotta jättäminen voi johtaa muutoksiin aikatauluissa tai epäonnistumiseen aikatauluhallinnassa. Ensimmäinen asia, joka monelle varmasti tulee mieleen puhuttaessa ongelmista projektien aikatauluhallinnassa on viivästyminen aikataulutavoitteissa. Tähän johtaneita syitä voi olla useita, kuten resurssiongelmat, pitkät toimitusajat, aikataulujen seurannan ja päivitysten puuttuminen sekä osapuolien sitoutumattomuus itse aikatauluihin. Muita heikkouksia, joita aikatauluhallinta voi pitää sisällään ovat esimerkiksi epäselvyydet tehtävissä ja niiden riippuvuuksissa sekä yhteistyön tai yhteisten toimintatapojen puuttuminen.

Projektien aikatauluhallintaa voidaan kuitenkin kehittää ja siinä voidaan onnistua. Mistä aloittaa?

Ensimmäinen askel on pohtia, mitä on tarpeellista kehittää. Tämä voi joskus vaatia perusteellistakin tutkimustyötä. Esimerkiksi, jos havaitaan, että projektien aikataulullinen seuranta koetaan organisaatiossa haasteelliseksi ja juurisyitä etsittäessä todetaan tämän johtuvan laiminlyönnistä aikataulujen säännöllisessä päivittämisessä, ei voida vain todeta, että projektityöntekijät laiskuuttaan jättävät ne tekemättä tai, että aikatauluhallintaan tarkoitettu työkalu on huono. Parempi lähestymistapa on mennä hieman pintaa syvemmälle, tutkia teoriapohjaa ja selvittää miksi tällainen aikatauluhallinnan perus juttu on jäänyt huomiotta. Teoriapohjaa tutkimalla tähänkin on löydettävissä erinäköisiä vaihtoehtoja. Esimerkiksi monet projekti- ja aikatauluhallintaohjelmat pitävät sisällään ominaisuuksia, joiden omaksuminen vaatii perusteellista koulutusta. Voikin olla hyvä idea kartoittaa, onko henkilöstön osaaminen sillä tasolla, että aikataulutyökalun sujuva käyttö ja sitä myötä aikataulujen päivittäminen on mahdollista. Toisaalta, jos aikataulutyökalujen käyttö koetaan vaikeaksi, voi se heijastua ja näyttäytyä myös resurssipulana, kun aikatauluja ei ehditä projektikiireiden lomassa päivittää käytön hitauden vuoksi.

Toinen kartoittamisen arvoinen seikka edellä mainitussa tilanteessa voisi olla yleisiin projektikäytäntöihin tutustuminen. Voi olla hyvä tarkastella, pidetäänkö kaikkien osapuolten kesken tarpeeksi projektipalavereita, joissa käydään läpi eri toimijoiden työt ja niiden edistyminen. Jotta aikataulujen päivittämisestä olisi hyötyä, on syytä tietää tarkasti, miten projekti etenee sekä tunnistaa myös riskit. Riskien tunnistuksen avulla mahdollisiin muutoksiin voidaan reagoida tarpeeksi ajoissa.

Kolmas asia, jota tilanteessa olisi syytää tarkastella on se, onko aikatauluhallinnan merkitystä ylipäätään korostettu riittävästi organisaatiossa. Teoriaankin nojaten on selvää, että johdon asenne aikatauluhallintaan valuu alaspäin. Jos toimintatapaa ei ole standardisoitu tai johto ei vaadi tilannekatsauksia liittyen aikatauluihin, voi myös organisaatiossa alempana ajatus muuttua niin, että aikataulujen päivittämistä ei pidetä tärkeänä.

Muita yleisiä pohtimisen arvoisia asioita aloittaessa kehitystyötä projektien aikatauluhallinnassa voisi olla:

• Onko projekteilla selkeät tavoitteet?
• Onko resurssien käyttö tehokasta?
• Millaisia työkaluja käytetään?
• Miten viestintä toimii?
• Onko aikataulusuunnittelu joustavaa?
• Onko eri toimijoiden töiden integraatio otettu huomioon aikataulussa?
• Tapahtuuko jatkuvaa parantamista?

Tutkimustyön jälkeen – miten kehitetään?

Kun on selvitetty, mitkä asiat ovat potentiaalisia kehityskohteita projektien aikatauluhallinnassa, on aika laittaa niin sanotusti hihat heilumaan. Kehitystyö voi aluksi vaikuttaa työläältä prosessilta, sillä jo aiempien kappaleiden perusteella voidaan todeta aikatauluhallinnan sisältävän monia tekijöitä, joilla on riippuvuuksia keskenään.

On tärkeää, että tutkimustyössä on selvitetty millaisilla toimenpiteillä aikatauluhallinnan uskotaan kehittyvän. Tähän on voitu hyödyntää teoriaa mutta myös esimerkiksi henkilöstölle kohdennettuja kyselyitä tai haastatteluja, joissa he ovat saaneet itse kertoa näkemyksistään. Kyselyt ovat merkityksellisiä tiedonkeruuta varten esimerkiksi tilanteissa, joissa kehityskohteena on henkilöstön osaamisen parantaminen (esimerkiksi aikatauluohjelmiston käytössä). Kuka tietäisikään paremmin optimaalisimman tapansa oppia asioita, kuin henkilöstön jäsenet itse? Joten, kun on kartoitettu mitä kehitetään, seuraava kysymys kuuluu miten kehitetään? Mikäli henkilöstö uskoo kaipaavansa koulutusta, luultavasti henkilöstö tarvitsee koulutusta. Mikäli henkilöstöllä on jonkun verran osaamista, mutta he kaipaavat muistin virkistystä, voi riittävä apu löytyä esimerkiksi käyttöohjeen laadinnasta tai käyttöönottoa helpottavasta valmiiksi laaditusta aikataulupohjasta.

Muita tapoja kehittää toimintaa voisi olla selkeiden välitavoitteiden määrittäminen, resurssipoolin käyttöön otto moniprojektiorganisaatioissa sekä aikatauluhallintaan liittyvistä resursseista sopiminen etukäteen, työkaluvaihtoehtojen uudelleen kartoitus, aikataulutekniikan vaihtoehtojen tarkastelu, integraation mahdollistavan työkalun käyttöönotto tai ylipäätään aikatauluhallinnan ja aikatauluajattelun tarkastelu tietyin väliajoin.

Seuraavaksi on syytä huolehtia, että kehitystyön tuotokset otetaan todella käyttöön ja niitä hyödynnetään tulevaisuuden projekteissa. Tässä vaiheessa johdon sitoutuminen ja esimerkkinä toimiminen on tärkeässä asemassa kehitystyön onnistumisessa, jotta yleinen aikatauluajattelu ja sen kehittämisen tärkeyden merkitys välittyy myös organisaation alemmille tasoille.

Aikatauluhallinnan kehittämisen ABCD

• Tutustu kokonaisvaltaisesti aikatauluhallinnan ulottuvuuksiin ja ymmärrä, mitkä tekijät vaikuttavat mihinkin.
• Tee tutkimustyötä, jolla kartoitat potentiaaliset projektien aikatauluhallinnan kehityskohteet.
• Kartoita tilanteeseen sopivat ratkaisut yhdistellen teoriaa sekä organisaation toiveita ja tarpeita.
• Vie ideasi rohkeasti eteenpäin, kannusta kehittymään ja esitä myös johdon sitoutumisen tärkeys.

Lähteet

Vehmassalo, R. 2024. Projektien aikatauluhallinnan kehittäminen – Theseus, Turun ammattikorkeakoulun opinnäytetyö.

Artto K. Martinsuo M. Kujala J. 2006. Projektiliiketoiminta. WSOY Helsinki. Saatavilla E-kirjana: https://www.aalto.fi/sites/g/files/flghsv161/files/2020-08/Projektiliiketoiminta.pdf

Mäntyneva, M. 2016. Hallittu projekti. Helsingin seudun kauppakamari.

Pelin, R. 2020. Projektihallinnan käsikirja. 8., uudistettu painos. Projektijohtaminen Oy Risto Pelin.

Kolokov A. 2023. Verkkolähde. Viitattu 4.9.2024. Saatavilla: https://medium.com/make-your-data-speak/the-evolution-of-the-gantt-chart-5ae914caaf78